新公共管理理論下文檔工作革新的思考

◆程 晨

20世紀80年代以來，隨著西方新公共管理理論的發展以及我國對新公共管理理論研究的深入，新公共管理運動對傳統管理體制以及現代文檔工作都產生了深遠的影響。新公共管理運動要求對文檔工作進行改革，以更有效率的管理方法指導文檔工作的開展，發揮文檔工作的社會價值。分析這一新型的管理模式，有助于為文書檔案工作更好地開展指明方向。

一、新公共管理理論的特征

新公共管理理論是以公共選擇理論、新制度經濟學理論和私營企業的管理理論和方法為理論基礎建立起來的，具有以下特征：

(一)新公共管理理論汲取經濟學的相關理論成果。由于新公共管理理論更多地借鑒了經濟學的理論，其目標是追求3E，即Economy(經濟)、Efficiency(效率)、Effectiveness(效益)。此外，為了應對傳統公共行政強調的統一管理和監控對政府創造力的抑制，從而導致政府管理的形式化和僵化的問題，新公共管理理論引入了市場競爭機制，通過強調經濟價值的優越性，重新發掘市場與政府的關系，通過市場這只“看不見的手”，提升政府的創造性。

(二)新公共管理理論重新定位政府職能。新公共管理理論主張對政府職能進行重新定位，提倡建立精簡而有效的服務型政府。首先，新公共管理理論認為政府職能“應是掌舵而不是劃槳”，政府應通過政策的制定對全局進行總體掌握，而具體的實施則應由各自治機構承擔。其次，新公共管理理論主張適度的分權與授權，賦予管理者有效的管理權威，解除對其過多的控制，以便更好地提升政府的管理效率與效能。再次，新公共管理理論打破了原有層級制的金字塔體系結構，壓平組織結構的層級，創建扁平制組織結構。

(三)新公共管理理論強調用戶導向戰略。在傳統的政府管理模式中，公眾沒有選擇的權利，也沒有話語權。而新公共管理理論借鑒企業管理的經驗，提倡政府對待公眾應像企業對待顧客一樣，一切制度和決策的制定都以公眾的利益和價值取向為出發點。用戶導向戰略引導公眾參與政府職能活動，不僅提高了公眾的積極性，也是政府工作創新的出發點與動力。

(四)新公共管理理論追求效率和結果。精確、迅速、明確、統一、嚴格的服從是傳統官僚體制的優點，但隨著時代的變化，這些優點已不能適應現代社會的發展。新公共管理理論強調效率和結果，忽視過程，重視技術在提高管理效率中的作用，提倡多種方法與手段的并用。給予了現代管理更多的靈活性，營造了更為寬松的環境與氛圍，實現了管理行為的創新，從而提高了管理的效率。

二、新公共管理理論對文檔工作的新要求

新公共管理理論賦予現代管理以效率為中心、技術至上的特點，這決定了現代文檔工作必將面臨深刻的形式變革，主要體現在以下幾個方面：

(一)在以追求效率為目的的新公共管理理論下，文檔工作應以電子文件的管理為工作中心。在韋伯的官僚體制中，傳統文檔維系與連接組織各部門之間的運轉，體現出工具價值。而追求效率的新公共管理理論要求政府改變統治者的角色，提倡塑造服務型政府，由此為電子政府的出現提供了契機，可以說電子政府也是新公共管理理論的產物。電子政府通過網絡與公民互動提供服務信息，需要大量電子文件作為支撐。電子文件實現了文檔的無紙化、信息化、網絡化管理，大大節約了資源，同時也改變了過去管理過程復雜、消耗時間長、資源浪費的壁壘。

(二)在重視資源利用的新公共管理理論下，文檔工作應以文檔的開發利用為工作重點。政府信息資源是最重要的社會資源。李克強總理近日指出，目前我國信息數據資源80%以上掌握在各級政府部門手里，“深藏閨中”是極大的浪費。政府信息公開、建設服務型政府已經在全國深入推開，“政務”走向透明化，“服務”漸成常態化。今天公眾對政府信息的需求，正在實現從關注數量到注重質量，從欣賞姿態到追求實效的轉變。對政府文檔信息資源進行開發，最大限度發揮政府信息數據滿足需求、解決問題的效用，為社會各方面的運行提供支持，是新公共管理理論對文檔工作提出的新要求。

(三)在以用戶為導向的新公共管理理論下，文檔工作應以為公眾服務為工作理念。過去，檔案局、檔案館等各級文檔部門以服務自身機構為目的，秉持著保密、嚴格開放程序的工作原則。而在新公共管理理論下，文檔工作的服務對象不僅僅是自身的組織機構，而是廣大公民，這就要求文檔工作應實施用戶導向戰略。在宏觀層面，以服務為理念進行檔案部門的組織規劃、政策制定、標準的擬定，以服務為宗旨對文檔工作進行全局掌控。在微觀層面，要將服務理念貫穿于文檔工作的所有環節之中，將如何滿足公眾的利用需求作為工作的最終目標。

(四)在整合企業管理思維的新公共管理理論下，文檔工作應重視人力資源管理。目前，企業管理中普遍使用知識管理的方法，而在知識管理的三要素“人、信息資源、技術手段”中，人處于核心地位。而借鑒這一思想的新公共管理實踐也愈發重視人的作用，要求在文檔工作中重視人力資源管理，充分發揮人在知識管理中的作用。一方面，大力挖掘管理人員的隱性知識價值。管理人員掌握的知識和創新能力為文檔工作提供了源源不斷的動力。另一方面，通過績效評估的方法，提高管理人員的工作效率;通過獎懲制度來規范管理人員的行為，培養其工作責任感。

(五)在追求經濟效益的新公共管理理論下，文檔工作應充分挖掘文檔信息資源的經濟價值。新公共管理理論的經濟理念要求檔案部門應改變過去完全依賴政府撥款的局面，充分挖掘所保管的文檔信息資源的經濟價值，發展檔案產業。對文檔信息進行整合開發，生產信息產品，是文檔工作的新項目。例如現在的一些咨詢公司，就是通過挖掘分析信息，為用戶提供信息增值服務。檔案部門在開展經營業務時，除了對自身所掌握的文檔信息進行開發外，還應在信息技術的作用下，廣泛、全面地搜集網絡信息，采用市場營銷的理念，充分挖掘文檔信息的經濟效益，在為組織自身發展提供資金保障的同時，也為國家財政開源。

三、新公共管理理論下對文檔工作革新的思考

新公共管理理論尚處在并不成熟的階段，在運用新公共管理思想進行文檔工作革新時，應重點把握以下方面：

(一)重塑價值定位。新公共管理理論汲取經濟學理論，引入市場機制，追求效益的最大化，容易造成組織對利益的盲目追求，而導致社會價值的缺失。我們在對文檔工作進行改革時，應采用新公共管理理論的經濟理念，注重文檔資源的價值開發，構建營利性機構以實現對傳統經營模式的突破。值得注意的是，文檔工作必須始終堅持作為國家文化事業機構的公益性質，始終以為人民服務為工作理念，把握好經濟創收占整體工作的比重，避免文檔工作的價值定位產生偏頗。

(二)優化組織管理。新公共管理理論改變了傳統金字塔式的組織結構，主張扁平化與分散化，在權利的分化與下放給基層管理人員帶來能動性的同時，也容易引起上下層管理權失衡的問題，例如在管理中出現的“政府空心化”問題。因此，文檔管理部門應正確處理權力控制和權利下放的問題，優化組織結構、協調各部門間的溝通，為組織營造良好的管理環境。

(三)加強技術應用。信息經濟的發展要求文檔工作必須與時俱進，大力引用技術手段，電子文件的產生、電子政府的興起、辦公自動化的普及等都以技術手段作為保障。不可否認，技術手段在現代文檔工作中發揮著重要作用。但是，也要清醒地認識到，技術只是以工具的價值出現在文檔工作中，起到的是提高文檔工作效率的輔助作用。針對目前一些人所提出的技術至上主義，文檔工作必須正確處理技術手段在文檔工作中的應用，切不可本末倒置。