多維組織結構圖巧制作

馬震安

我們平時所看到的組織機構圖一般是方框、線條加文字的形式，雖然看起來明了，但不夠形象。這樣的組織機構圖顯得單調、乏味，格式抄來仿去，顯得也沒有創意。如果能將組織機構圖制作成由立體實際人像組成的多維圖，當點擊結構圖中某個部門的熱區時，就會出現該部門負責人的圖片和信息（圖1），這樣的結構圖別出心裁，不但視覺上更加形象，而且還具有交互特性，就會更加引人注目。下面講述在PPT2016中制作此類組織機構圖的技法。

1. 制作空白圖底

運行PPT2016后，插入一張空白幻燈片，利用“插入”選項卡中的形狀，在幻燈片中繪制出所需要的組織結構圖，設置好形狀的樣式；將所有形狀進行組合，調整好角度、大小、位置等（圖2）。

2. 插入交互熱區

熱區的添加是為了當點擊相應熱區時，會在相應位置出現人物圖片及相關介紹。

首先在組織結構圖的每個橢圓中添加一個與結構圖部件形狀一樣的橢圓，調整好大小，設置無邊框，填充色和背景一致，輸入各部門相應文字。為方便管理、選擇和使用這些形狀，可點擊“開始”選項卡，點擊“編輯→選擇”下的“選擇窗格”，在右側“選擇”窗口，雙擊每個新添加的橢圓進行重命名，如“董事長熱區”、“總經理熱區”等（圖3）。

3. 插入圖片及說明

在這張組織結構圖中，需要用到人物的無背景圖片。對于圖片的背景處理，可以采用摳圖軟件或其他方法進行去除，這里不再贅述。插入所需要的圖片，設置圖片的陰影效果，再利用“形狀”中的直線及文本框插入人事說明，并設置好它們的格式。為了方便管理，同樣也需要對這些圖片、形狀進行重命名，如將“后勤主任1”的圖片、連線、文本框分別命名為“后勤主任1”、“后勤主任1連接線”、“后勤主任1文本框”。其他的設置也都類似（圖4）。

4. 設計動畫效果

基本的界面設計完成后，就該進行圖片、連線、說明等對象出現時的動畫效果設計了。這里以“董事長”的圖片、連線、文本為例來進行設置。選擇“董事長”的圖片，利用“動畫”選項卡添加動畫效果為“擦除”，效果選項設置為“自底部”，觸發設置為單擊“董事長熱區”；選擇“董事長連接線”，其動畫效果也設置為“擦除”，效果選項設置為“自底部”，開始處設置為“上一動畫之后”；選擇“董事長 文本框”，其動畫效果設置為“擦除”，效果選項設置為“自左側”，開始處設置為“上一動畫之后”。點擊“動畫窗格”按鈕，在出現的動畫窗格窗口，將連線和文本框的動畫效果都拖動到“董事長”這個圖片的動畫效果下面。其他圖片、連線、文本框出現時動畫效果的設置也與之類似（圖5）。

最后，在幻燈片上添加好標題，可以適當進行裝飾，如設置背景等。播放看看，是不是這樣的設計與眾不同？

小提示

如果覺得某個形狀角度、大小不合適，可以單獨選中它進行調整。

小提示

在操作的過程中，如果有些圖形、形狀影響對其他對象的操作，可在“選擇”窗口通過眼睛狀開關按鈕先將其隱藏。

小提示

如果動畫效果類似，可以先設置好一個后，用動畫刷來復制類似的動畫效果，最后再做一些小的更改。

擴展閱讀

為了使這個組織結構圖得到更加廣泛的應用，可將其轉換成Flash格式的文件。在電腦上安裝iSpring Suite 7軟件，用PPT打開這個組織結構圖，這時PPT的選項卡就多出了iSpring Suite 7選項卡，切換到該選項卡，點擊Publish按鈕進行發布，選擇Web，根據需要在窗口中進行設置，如輸入標題、選擇輸出文件夾等；根據需要在Player設置好播放器類型（如簡約型、帶播放控制按鈕的通用型）。一切都設置好后，點擊Publish按鈕，就能生成SWF類型的Flash文件了。

生成的SWF文件的播放效果和PPT中的播放效果是完全一樣的，它可以嵌套在公司的網站中對外展示，這比起傳統的組織結構圖會顯得更加新穎。