玩轉Excel 2016的“快速填充”

王志軍

從2013版本開始，Excel提供了“快速填充”的功能，可以基于示例填充數據。這個功能并非“自動填充”的升級，它強大到足以讓用戶拋棄分列功能和文本函數。2016版本的Excel“快速填充”功能更為強大。下面就讓我們一同感受“快速填充”的高效和智能。

1. 提取數字和字符串

很多時候，我們需要提取字符串中的數字或字符串，但源數據往往缺乏規律，例如“規格：10號，長度24232米，數量1件”中的數據，我們需要分別提取規格、長度、數量等變化的數字，很顯然這里無法直接使用LEFT、RIGHT、MID、FIND等文本函數提取，需要使用一些比較復雜的公式，這對于初級用戶來說難度比較大。使用“快速填充”功能則相對簡單了很多。

如果按常規的方法，手工輸入“10”，然后選中需要填充的目標單元格，接下來在“編輯”功能組依次選擇“填充→快速填充”，將無法在后續單元格得到正確的提取結果，只會按照起始字符顯示相應結果。正確的方法是在前面兩個單元格連續手工提取2個數字，接下來再在第三個單元格手工輸入起始數字（圖1），此時會自動顯示填充建議，我們只要按下回車鍵就可以了。提取長度、數量的方法完全相同。

2. 提取合并一步實現

“快速填充”功能不僅可以實現批量提取的效果，而且在提取的同時還可以將兩列單元格的不同內容合并起來。例如B3單元格是“0001-劉一”，C3單元格是“副總經理”，現在希望得到“劉副總經理”的結果，同樣可以利用“快速填充”解決這一問題。

在D3單元格手工輸入“劉副總經理”，接下來在D4單元格手工輸入“陳”，此時就可以看到如圖所示的效果（圖2），直接按下回車鍵即可完成提取和合并的操作。

3. 調整字符串的順序

有些時候，我們需要調整字符串的前后順序，例如將“貨幣資金 Cash and cash equivalents”調整為“Cash and cash equivalents 貨幣資金”，這往往需要使用復雜的公式才能實現。借助“快速填充”功能可以快速調整字符串的順序。

在目標單元格手工輸入“Cash and cash equivalents 貨幣資金”，接下來繼續在下一單元格輸入，很快就可以看到如圖所示的填充建議效果（圖3），直接按下回車鍵即可完成填充。

4. 大小寫的轉換和重組

如果需要將姓名拼音的首字母轉換為大寫，例如將“羅惠民”和“luo huimin”轉換為“羅Luo 惠民Huimin”的效果，這里不僅涉及到大小寫轉換的問題，而且還涉及姓、名拆分與拼音的組合，手工轉換顯然是相當麻煩，而且也容易出錯。利用“快速填充”可以完成大小寫的轉換和重組。

在目標單元格手工輸入首字母大寫的數據，再在下一單元格繼續輸入，看到如圖所示的填充建議之后，直接按下回車鍵就可以了（圖4）。

5. 從身份證提取出生日期

我們知道，身份證信息包含了出生日期，在以往的Excel版本中需要使用函數或公式來提取。使用Excel 2016，利用“快速填充”可以直接提取這些信息。不過在填充之前請首先對目標列的格式進行設置。

打開“設置單元格格式”對話框，切換到“數字”選項卡，選擇“自定義”分類，在右側的“類型”選擇“yyyy/mm/dd”，確認之后關閉對話框。

在目標單元格手工輸入身份證號中的出生日期，選定需要快速填充的單元格區域，按下“Ctrl+E”組合鍵就可以看到如圖所示的效果（圖5）。

6. 自動添加字符串分隔符

還有的時候，我們需要用間隔號來分隔一些字符串。例如需要將“603665”修改為“60-36-65”的效果，這里不僅涉及到數據的提取，還需要添加分隔符“-”，以往我們都是通過公式和“&”實現數據的連接。現在，我們同樣可以利用“快速填充”輕松實現。

手工輸入“60-36-65”，隨后再連接三次輸入類似的數據，很快就可以看到如圖所示的填充建議（圖6），直接按下回車鍵就可以了。需要提醒的是，這里需要至少輸入三個示例，才可以得到快速填充的正確結果。

小提示

以上僅僅列舉了幾個最常見的快速填充案例。實際上，在表格填寫實踐中，可以用到快速填充的地方遠遠不止這些。只要能給出前3個案例的共同填充規律，軟件便會智能地“猜出”后續的填充結果。注意靈活應用，丟掉老方法，工作效率會更高。