國際貨運代理企業處理客戶業務的操作方法

■李德正 廣西師范學院師園學院

國際貨運代理企業處理客戶業務的操作方法

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隨著國際貿易的迅速發展，各大中小貨運代理企業也越來越多，貨代行業的競爭已達白熱化程度。但任何一家國際貨運代理企業，要想在激烈的競爭中取勝，取決于貨代企業能在代理工作中以靈活的經營體制在處理突發情況策略上突顯所具備的專業服務能力。本文將以深圳市某國際貨運代理有限公司（文中簡稱深圳市XXX國際貨運代理有限公司或公司）在一些主要環節中的具體做法為例，探析國際貨運代理企業在業務操作各步驟中所出現的意外情況及處理方法。

一、處理客戶不接受報價情況的策略

任何一家外貿出口企業在選擇貨代企業時都希望該貨代企業“代理費低、能提供一條龍的優質服務”，由此，他們在選定某一貨代企業來代理他們的進出口貨物前，都會對眾多的貨代企業報來的價格進行貨比三家，最后選定代理企業后也還要進行一番的討價還價。為了能把舉棋不定的貨主（外貿出口企業）變現為公司的客戶，各貨代企業都在使出渾身數解與這些潛在貨主周旋。

對于出口貨物，深圳市XXX國際貨運代理有限公司在報價上能爭取到貨主委托的具體策略是這樣的：其一、詳細了解客戶的運輸情況，即接到潛在客戶的詢價時，公司的業務員必須查清楚：（1）該客戶與公司是否曾經有過業務關系；（2）此次所代理貨物的裝運時間、貨柜數量（柜或貨柜是集裝箱的俗稱）、貨物種類、貨物產地、通過何種方式運到碼頭、報關方式、對提單有何要求、付款方式及時間、信用證有無特殊條款、同時詢問該外貿公司每個月的出柜量、主要銷往哪些國家和地區等。其二、根據客戶對以上資料的反饋信息做出相關報價，報價包括海運費、文件費、拖車費、報關費、卸貨費、裝箱費、倉儲費、電放費等，另外注意是否還要支付給船公司的ORC（裝運港雜費）、BAF（燃油附加費）、PSS（貨運旺季附加費）、DDC（目的港雜費）等費用。其三、當客戶對公司的報價有意向時，公司就要給客戶作一定的價格讓步，對于新客戶還要詳細介紹公司的服務優勢、使客戶接受報價、可以先與客戶口頭議定價格，電話后要盡快發傳真與客戶確認所談的代理費用。

二、處理客戶不按時提供貨物托運信息的策略

客戶接受貨代公司的代理后一般都要按照約定的時間把貨物的裝運信息發給貨代公司，但如果出現所代理的客戶在約定時間并沒有提供相關的貨物運輸資料、不給出確定貨物裝柜的時間、貨物也沒有商檢、也不確定所需要的提單類型，或者聯系人已出差等情況，深圳市XXX國際貨運代理有限公司是這樣處理的：

首先，業務員跟進收集資料，貨代公司主管將安排業務員把貨代公司的空白托運單傳真給客戶，并提示客戶按要求填寫以下資料：托運人、收貨人及其聯系方式，以及柜型柜量、目的港、貨名、包裝物、重量、體積、提單類型等；在托運單上注明自托、自報。若需貨代公司安排拖柜和報關，則要在托運單上提供以下資料：裝柜時間、地址、裝貨聯系人及其聯系電話；若需貨代公司代理報關，則一定要在貨代公司要求的時間內將報關資料報給貨代公司。業務員收到客戶回傳的托運單，必須認真填寫業務報告，報告內容要有貨主公司名稱、聯系人及其電話，還有船公司名稱、聯系人及聯系電話、船期、定艙價及給客戶的報價。

其次，操作員跟進定艙和配艙，操作員要先與客戶真正落實貨物裝柜的時間、商檢及出提單類型，并把這些信息及時反饋給業務員，在有序跟進貨物配艙工作中要做到：（1）以貨代公司為托運人填寫船公司定艙單，根據客戶提供的資料填寫，內容要包括目的港、柜型、柜量、貨名、重量、體積；（2）將填寫好的定艙紙傳真給船公司，再打電話與船公司確認核實有無艙位和空柜，跟進并盡早獲得定艙號；（3）得到船公司訂艙單（S/O），應仔細核對訂艙號，結關日，目的港，柜型、柜量、貨名、重量、體積等資料是否正確，若有誤則需立即向船公司提出改正；（4）如對訂艙資料有所更改（改柜型、貨名、拖車行等）時，應先電話通知船公司，如船公司要求書面更改，則傳真確認一定要保證準時無誤提到柜型號；（5）如要取消定艙，應在船公司定艙單上注明“取消”，回傳給船公司，或注明“改走下水船”，獲得新的定艙單。

三、處理客戶對裝柜不同要求情況的策略

（一）客戶自拖貨柜到碼頭

在這種情況下，貨代公司的工作量較少，只需要派公司操作員完成兩項工作：一是將船公司定艙單傳真給客戶，在定艙單上要涂去相關的船公司信息如船公司電話、地址、聯系人，并提醒客戶保證充足的報關時間。二是客戶把貨物裝柜后，及時提醒客戶自己封柜，并把裝柜號、裝箱資料（箱數、規格、重量），傳真給貨代公司。

（二）貨代公司拖柜至碼頭

客戶要求貨代公司代拖柜具體做法又細分為兩種情況：其一，由貨代公司直接派拖車去工廠（倉庫）裝貨，這種情況下公司操作員要完成幾項工作：（1）發傳真給客戶確認裝柜時間、地址、特殊事項，并電話確認傳真無誤；（2）填寫拖車聯系單，告知拖柜時間、地址、聯系人及聯系方法，將聯系單和船公司定艙單一起傳給拖車行，如因為拖車沒準時到達而產生的費用，需與拖車行書面確認；（3）還柜后，要求拖車行傳真柜號和還柜時間，并及時將重柜紙和司機本交給指定的報關行。其二，客戶先自行用汽車把貨物運至貨代公司指定的倉庫，在這種情況下，操作員要做到：（1）傳真倉庫的地址、聯系方式給客戶，要求客戶把發貨時間、送貨的車牌、貨名、數量、司機聯系方法，可能的到貨時間等發傳真給公司；（2）傳真通知倉庫何時接貨、貨名、數量等資料；（3）貨到倉庫后與倉庫核實貨物是否到齊，有無破損，如貨物少到或破損，應及時通知客戶協商解決辦法；（4）將船公司的定艙單傳真給倉庫，安排倉庫直接拖柜裝箱；（5）裝箱后，向倉庫索取裝箱單（定艙號，柜號，箱數），貨物如有剩余，也應該通知客戶，尋求解決辦法。

（三）對特殊狀況的處理策略

上面提到的兩種拖柜方式有時也會出現一些特殊情況，這都需要貨代公司視不同情況靈活處理：（1）當客人要求租訂兩個小柜裝貨（小柜即指20英尺集裝箱）時，貨代公司可考慮接受，但條件是兩個小柜的重量加在一起大約不超過20噸，費用卻是一個小柜的1.5倍。（2）當報關方式為一般貿易時，貨代公司派去的拖車無須帶司機本：如果報關方式為轉達關時，就必須交代拖車行派去的拖車一定要備有海關司機本。（3）船公司臨時通知說沒有空柜了，那公司必須先了解船公司何時會有空柜（因為這種情況下，一般都要等一批貨柜清關后，船公司可有柜供應），還要再看船公司能提供空柜后留給貨代公司對貨物裝柜后是否趕得上船，是否有人驗貨等。（4）貨物裝柜后，如接到貨主通知貨物錯裝，漏裝，就必須立即通知車行聯系司機，重新裝貨，若貨主堅決要求把堆在碼頭的貨柜拖回工廠，那么貨代公司首先要通知報關行并辦理退場手續，并要求客戶書面傳真同意支付因回拖貨柜可能產生的費用，包括（拖下費，吊柜費.倉租，柜租，退場報關費）；（5）如果因為貨主的原因（如貨未備齊、或貨不合格、臨時取消等）造成貨柜壓車（即已裝貨的貨柜一直放在拖車上）的費用（一般為RMB800/晚，或按小時計算），貨代公司一定要書面確認產生這些費用將由貨主支付。

四、代客戶報關的策略

如果代理貨主報關，貨代公司在接受報關操作之前要問清楚貨物的報關方式是一般貿易或是轉關，然后跟客戶溝通確定報關口岸并準備相應的報關資料如：核銷單、報關委托書、合同、發票、裝箱單、增值稅發票正本。一般貿易報關，公司要嚴格按照這幾個步驟：（1）將報關資料交給報關行，檢查資料是否齊全、正確，貨物是否需要商檢、衛檢、質檢、動植檢、熏蒸；（2）貨物裝柜后，要向報關行提供相關船資料，包括定艙號、結關日、船名、裝箱數量、出口公司名稱、核銷單號碼、拖車行；（3）報關員報關所需要任何資料如貨物的品牌、材料、規格、報關金額，都要通知客戶及時傳真確認，如遇到查貨的情況，公司必須書面通知客戶，如因查貨趕不上船的，必須馬上通知船公司改走下水船，而由于查貨產生的一切費用由客戶承擔；（4）報關員取得貨物報關通知放行單后，要及時告訴客戶報關完畢；（5）如貨物改由其它船舶運輸，公司要把新的船名通知報關行；（6）如果海關查貨時發現貨物存在問題（品牌錯誤、錯報、漏報等非違法行為），公司要督促報關員盡早想辦法解決；（7）船貨一定要進行有效的銜接，避免因誤了船期所產生更多不必要的麻煩和費用。2、轉關操作步驟：貨柜一般先在工廠當地報關，然后由拖車司機把貨柜拖到碼頭后，把司機本交給報關行由當地海關發放蓋驗訖章的截關清單及重柜紙。

五、出具提單的策略

（一）客戶要求出具貨代提單

如果托運人同意接受貨代提單，公司做的工作要注意幾下幾點：（l）要求托運人提供提單資料，由公司操作員把SI（提單資料即貨物裝運信息）錄入公司貨運操作系統，然后先打印出提單副本傳給托運人核對，信息核對無誤后，將公司的提單副本和客戶的補料一起發給到船公司并告知此票出貨代公司的提單正本，等貨物裝上船后打印提單正本給客戶。（2）直接把SI補料給船公司，并通知船公司說貨代公司己經出具正本提單，請船公司貨到目的港后憑貨代提單放貨。當然，并不是每家船公司都愿意接受貨代提單的，目前只有ZIM（以色列以星輪船公司）、MSC（丹麥地中海航運）、WANHAI（臺灣的萬海航運）和PIL（新加坡太平船務）接受。（3）要掌握到港時問，在到港前一個禮拜，提醒客戶付款，以免產生扣貨的情況。（4）如果散貨放貨的話，必須先問客戶是否可以放貨，如可以，提供公司的提單正本掃描件即可安排放貨。

（二）貨主要求出具船東提單

在貨主要求具體船東提單的條件下，貨運代理企業要做好以下工作：（1）將提單資料電郵或傳真給船公司，通知船公司出單方式和注意事項，一次補料；（2）將船公司提單copy發給客戶，客戶核對無誤后，通知船公司出正本，如客戶要求修改，將會產生費改單費，是否產生費用，先和上家咨詢清楚再告訴客戶；（3）收到客戶運費后，到船公司付款取單，寄船東單給客戶。船東一般不代寄提單正本的，需自行取單；（4）船東提單一般需船開三天后才會做單，如船期很短、應建議客戶不要出船東單，直接做電放或出貨代提單（貨代單報完關后即可出單）；（5）船東一般是開船后才會出費用單。

（三）處理修改正本提單的策略

如果托運人已拿到正本提單，后來托運人又提出修改正本提單，公司首先要同意托運人的要求，但必須根據不同的提單來處理：第一、要求托運人書面通知公司修改提單，并注明原提單內容，以及應修改的新內容，如有必要須同時傳真該公司蓋有公章的保函，保證該公司愿意支付由于修改提單可能產生的費用及責任。第二、如果托運人拿到的是公司出具的HOUSE BILL（貨代提單）要求換成船公司提單，貨代公司必須要向托運人核實他們是否己把提單補料發給船公司、如果沒有補料，則可要求托運人退還原提單，然后貨代公司再重新出具一份提單給托運人：如果托運人已傳補料給船公司，則貨代公司要事先書面通知船公司，詢問是否可以更改提單，一般情況下，船開出七天內更改提單是可以的，但七天后船公司若已把資料通知目的港代理，那么要等目的港代理同意修改后方能修改，并會有改單費產生。第三、如以前出具的是船公司提單，則要先通知船公司，船公司同意修改后才能把舊提單退回給船公司，并支付船公司重出單費，船公司才能夠重新出單。

（四）處理托運人對提單特殊要求的對策

出具提單后，托運人除了可能提出以上要求的修改正本提單之外，還有可能提出這些特殊的要求；一是要求倒簽提單，如果是貨代提單，那么貨代公司是可以同意倒簽給托運；但如果是船公司提單，則不可以接受提單倒簽的要求。二是船公司出具正本提單后，托運人不想憑船公司的正本提單放貨，想改為電放放貨，貨代公司一定先要求托運人退回船公司簽發的正本提單，提單上必須有托運人背書，然后把提單交還給船公司后，最后才同意填寫電放申請。

外貿工作無大小之分，國際貨運代理公司在代理業務中只有把代理工作做細做實才能留住老客戶、不斷發展新客戶，才能在眾多的貨代公司中處于不敗之地。▲

10.3969/j.issn.1003-5559.2016.01.015

本文系廣西教育廳2014年度廣西高等教育教學改革項目“廣西高職院校保稅物流人才培養的研究與實踐”（2014JGB299）和“高校《國際商務禮儀》課程雙語教學的研究與實踐”（2014JBC416）的研究成果之一。