知識(shí)管理視角構(gòu)建檔案管理模式探析

胡博（山東電力工程咨詢院有限公司 山東濟(jì)南 250013）

知識(shí)管理視角構(gòu)建檔案管理模式探析

胡博（山東電力工程咨詢院有限公司 山東濟(jì)南 250013）

本文通過分析知識(shí)管理和檔案管理的聯(lián)系和區(qū)別，提出了從知識(shí)管理的角度，結(jié)合信息化的手段，構(gòu)建檔案管理模式的思路。

知識(shí)管理；檔案管理；管理模式

【DOI】10．19312/j．cnki．61-1499/c．2016．09．038

一、概述

在企業(yè)的正常運(yùn)行過程中，實(shí)施知識(shí)管理，集中集體智慧，促進(jìn)顯性知識(shí)與隱性知識(shí)的有效共享，進(jìn)而提升企業(yè)創(chuàng)新能力及應(yīng)變能力。通常而言，知識(shí)管理包括知識(shí)庫的設(shè)置、員工之間的知識(shí)交流、內(nèi)部知識(shí)環(huán)境的建立以及知識(shí)資產(chǎn)管理等方面。

二、檔案管理和知識(shí)管理的區(qū)別

1.管理的對象不同

檔案管理的對象是文檔和實(shí)物，管理的文檔屬于顯性知識(shí)的范疇；知識(shí)管理的對象是知識(shí)，包括顯性知識(shí)和隱性知識(shí)。隱性知識(shí)和顯性知識(shí)在企業(yè)中的分布是相對平衡的，所以兩種知識(shí)都必須得到相同的重視。

2.使用的工具不同

檔案管理主要是按照類別歸檔和提供利用；知識(shí)管理除了目錄查閱，還包括多維度屬性搜索、知識(shí)地圖的應(yīng)用，以及隱性知識(shí)的管理工具。

3.IT應(yīng)用的側(cè)重不同

檔案管理更強(qiáng)調(diào)歸檔存儲(chǔ)和管理的便利性；知識(shí)管理更強(qiáng)調(diào)使用，是信息化的升華。

4.管理的手段不同

檔案管理主要是對文件和實(shí)物的存儲(chǔ)管理；知識(shí)管理是一個(gè)體系，要確定企業(yè)的目標(biāo)，還需要組織、流程、績效的支撐。

5.管理的特點(diǎn)不同

檔案管理更強(qiáng)調(diào)對文件、檔案進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范化、制度化、程序化管理；知識(shí)管理則鼓勵(lì)一種較為寬松、便于創(chuàng)新的管理體。

三、知識(shí)管理視角構(gòu)建檔案管理模式

1.數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化

新產(chǎn)生的文件，主要指組織在生產(chǎn)和經(jīng)營管理、市場開發(fā)、科研、商務(wù)、投資等活動(dòng)中形成的各類過程文件、結(jié)果文件、來往文件等，全部即時(shí)的存入統(tǒng)一文檔控制平臺(tái)信息系統(tǒng)中，改變個(gè)人在工作中形成的各類文件私存不歸檔與不存入文控系統(tǒng)的習(xí)慣，實(shí)現(xiàn)新產(chǎn)生文件的全面數(shù)字化。存量文件，對不能進(jìn)行內(nèi)容檢索的各類非數(shù)字化文件（紙質(zhì)或TIF格式等文件），通過掃描及OCR識(shí)別技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)化，實(shí)現(xiàn)所有存量文件的數(shù)字化。

對以上數(shù)字化文件統(tǒng)一編碼規(guī)則，錄入關(guān)鍵屬性信息，全部納入統(tǒng)一文控系統(tǒng)中，確保文件管理的信息化和標(biāo)準(zhǔn)化。

2.建立搜索引擎，實(shí)現(xiàn)智能搜索

通過建立組織內(nèi)部的搜索引擎，實(shí)現(xiàn)“企業(yè)百度”功能，實(shí)現(xiàn)用戶對檔案或知識(shí)的“秒搜”，可對組織多年積累下來的各類數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索，尤其是對掃描文件，甚至是圖紙資料等非結(jié)構(gòu)化文件的內(nèi)容穿透檢索，滿足經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)復(fù)用的目的。

3.構(gòu)建知識(shí)庫

（1）明晰核心知識(shí)，確定管理領(lǐng)域及管理類型

一般在組織中有各種各樣的知識(shí)，按知識(shí)內(nèi)涵可分為：核心類知識(shí)和一般類知識(shí)；按知識(shí)類型可分為：文書類知識(shí)、專門類知識(shí)和特種類知識(shí)；按知識(shí)形態(tài)可分為：顯性知識(shí)和隱性知識(shí)；按企業(yè)層次可分為：個(gè)人知識(shí)、團(tuán)隊(duì)知識(shí)、部門知識(shí)、組織知識(shí)、組織間知識(shí)。而在知識(shí)管理的實(shí)踐中，并非每類類型知識(shí)都需要去管理。所以在知識(shí)庫建設(shè)的初期必須明確要管理的知識(shí)類型及價(jià)值在何處，區(qū)分核心知識(shí)和外圍知識(shí)，抓住重點(diǎn)。

（2）控制知識(shí)產(chǎn)出，確定產(chǎn)出內(nèi)容結(jié)構(gòu)

如果不能結(jié)合組織內(nèi)的每個(gè)崗位、流程去分析，那么就很難要求知識(shí)共享，在這種情況下即便產(chǎn)出了“知識(shí)”，知識(shí)的價(jià)值也不能保證。

（3）科學(xué)組織知識(shí)，建立分類詞表、多維度展示知識(shí)

在工作中產(chǎn)生出來的知識(shí)，包括文檔，我們經(jīng)常稱作“知識(shí)碎片”，大都是不系統(tǒng)、零散的，在知識(shí)的組織階段也需要做“知識(shí)碎片”的系統(tǒng)化工作。在知識(shí)庫構(gòu)建時(shí)，對于各類“知識(shí)碎片”需要先進(jìn)行初步的分類和整理，然后再經(jīng)過知識(shí)的入庫流程，結(jié)合審核、標(biāo)準(zhǔn)化的工作才能加入知識(shí)庫。

（4）促進(jìn)知識(shí)的有效利用，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的合理評估

對于知識(shí)自身屬性而言，并沒有使用價(jià)值，將知識(shí)充分利用起來，才能促進(jìn)其使用價(jià)值的充分發(fā)揮。通常許多知識(shí)庫的設(shè)立，其自身價(jià)值并未得到體現(xiàn)。一個(gè)重要的原因是這些知識(shí)跟具體的業(yè)務(wù)是無關(guān)的、分離的，我們站在知識(shí)使用者的立場對其真實(shí)需求進(jìn)行全面分析，例如為實(shí)現(xiàn)某一目標(biāo)，需要掌握哪些知識(shí)，同時(shí)需要考慮這些知識(shí)的表達(dá)途徑。

（5）鼓勵(lì)知識(shí)創(chuàng)新，鼓勵(lì)知識(shí)整合、提煉和創(chuàng)新，持續(xù)提升知識(shí)質(zhì)量

要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)員工整合知識(shí)，提煉知識(shí)，最重要的是解決員工為什么要共享知識(shí)的問題。在完善的機(jī)制基礎(chǔ)上運(yùn)行一段時(shí)期，逐漸形成知識(shí)共享的文化和意識(shí)，使組織的知識(shí)管理成為常態(tài)。

通過以上流程，構(gòu)建并配備支持員工各類工作相對應(yīng)的分類知識(shí)庫，利用制度體系和信息化手段，實(shí)現(xiàn)員工知識(shí)的共享和對各類知識(shí)的獲取。

四、知識(shí)管理對檔案管理的提升

1.知識(shí)管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理過分強(qiáng)調(diào)成品檔案與過程文件和資料的區(qū)別，將過程文件和資料等排除在管理職責(zé)之外，從而極大地縮小了管理涵蓋范圍。知識(shí)管理是對多種類型信息資料的管理，包括成品、過程文件等，對其進(jìn)行有效整合與合理重構(gòu)，建立起完整系統(tǒng)的科學(xué)體系。同時(shí)，知識(shí)管理對所有環(huán)節(jié)的各項(xiàng)工作均有明確要求，同時(shí)對知識(shí)進(jìn)行有效提煉、共享與應(yīng)用，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)對企業(yè)價(jià)值活動(dòng)的服務(wù)。

2.知識(shí)管理可以充分發(fā)揮檔案管理的作用

在傳統(tǒng)的管理理念中，對檔案資料的保管非常重視，而在檔案的利用上則產(chǎn)生嚴(yán)重忽視。只是利用傳統(tǒng)管理手段（例如查閱、復(fù)印等）為企業(yè)提供最淺基本的檔案管理服務(wù)，難以有效達(dá)到用戶對知識(shí)的要求。然而，在信息技術(shù)的支持下，運(yùn)用信息化技術(shù)手段，為用戶提供更深層次的支持和服務(wù)，將檔案管理的工作向前一個(gè)環(huán)節(jié)延伸，把檔案管理人員由“后臺(tái)”推倒“前臺(tái)”。知識(shí)管理工作中，樹立強(qiáng)烈的服務(wù)意識(shí)，為用戶提供滿意的主營業(yè)務(wù)支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效開發(fā)，充分體現(xiàn)檔案管理工作價(jià)值，最終促進(jìn)企業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

[1]武立．論知識(shí)管理與檔案管理[J]．西安文理學(xué)院學(xué)報(bào)，2010(03)．

[2]王興會(huì)．淺議檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)[J]．廣西檔案，201l(04)．