淺析辦公軟件excel在財務管理中的應用

郭靜 人民日報社計財部

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淺析辦公軟件excel在財務管理中的應用

郭靜 人民日報社計財部

摘 要：隨著計算機應用的不斷普及與深入會計人員在面對大量數據和信息時，不應局限于電算化軟件，可掌握使用excel辦公軟件，提高財務管理水平。

關鍵詞：excel 財務 管理 軟件

在經濟高速發展的信息化的時代，人們講究的是高效率、高精準、高速度，隨著計算機技術的發展與普及和財務工作的日益繁雜，財務管理與計算機的結合成為必然，兩者結合也就形成了當今的財務管理信息化。

一、財務軟件的優點

與傳統手工記賬相比，財務軟件管理有以下多方面的優點：

1.核算準確，電腦的自動統計避免了人為地計算錯誤。

2.效率高，無論查詢單據、統計匯總，還是記賬、生成財務報表，都可以在很短的時間內完成，大大節約了時間成本。

3.數據齊全，有利于企業的管理者和投資人全面掌控企業的經營和資金流動情況。

二、財務軟件的局限性

財務軟件在高效、準確的同時，也存在一定的局限性。第一，由于企業的業務種類繁多，有時會出現電算化軟件解決不了的問題。第二，由于電算化軟件的功能有限，也使其不能滿足企業管理的需要。電算化軟件作為一種通用軟件，很難滿足不同企業具體的和特殊的要求。因此，如何在現有會計軟件的基礎上對各種會計數據進行處理分析就成為財務人員的一種考慮和選擇。

三、excel軟件在財務管理中的應用

Excel軟件具有強大的數據處理和數據分析功能，因此，Excel在財務、會計和審計工作中被越來越廣泛地應用，成為財務、會計和審計人員工作中不可缺少的工具。

（一）巧用excel計算個人所得稅

Excel強大的表格處理功能，使我們在工作中往往有得心應手之感。下面，就是利用excel計算工資薪金個人所得稅的制表過程。

1.命名文件。打開excel，另存book1，更名為“個人所得稅計算表”；雙擊sheet1，待sheet1反相時，更名sheet1為“1月份”；然后，將sheet2等工作簿定義為工作組全部刪去。

2.制作表格。按照個人所得稅納稅規定，制作具體表式。在表格中，“非應稅項目”是指：依照稅法規定不征繳個人所得稅，但又隨工資獎金等一起發放的款項。如：在國家規定范圍內職員向保險公司支付的養老保險金、向房改中心支付的住房公積金、獨子費、差旅費等。由于該項目所含內容比較繁雜，可以就該項目的歸集先制作EXCEL計算表，再將計算結果與上面所列示的“個人所得稅計算表”相鏈接。

3.設置公式。在制作該表時，關鍵是要搞清工資薪金計算個人所得稅的稅法規定，并設置相應的計算公式。(應納稅)薪金所得=工資＋獎金－非應稅項目；應納稅所得額=(應納稅薪金)所得－減除費用；對于中國居民而言，個人所得稅的月減除費用為3500元。

下面，就要設置所得稅稅率欄的計算公式。一般，企事業單位職工的工資薪金所得，往往與單位整體效益及職工平均工資水平相一致。利用EXCEL邏輯判斷公式，就可以設置關系式。有了稅率，就要計算應納所得稅額。計算應納所提稅額，運用的依然是EXCEL的邏輯判斷公式，不同的是：上面公式返回的值是稅率，而這里公式返回的值將是應納所得稅額。應納所得稅額=應納稅所得額×稅率－扣除額。由于計算過程中，數字間有乘的關系，所以，在單元格鍵入公式時，加ROUND予以取整。

4.復制循環作業。由于已經設置了第二行的公式，運用EXCEL的拖曳復制功能，我們可以將各行次的公式設置好；到2月份，我們運用EXCEL拖曳復制工作簿的功能，用鼠標左鍵＋CTRL將工作簿“1月份”復制1份，再將復制后的工作簿名稱“1月份(1)”改為“2月份”，然后進行編輯。如此循環作業，相信計算個人所得稅的工作將不會再使你撓頭了。

（二）用excel制作工資計算表

如用EXCEL 97中的IF函數來設計工資發放通知單可大大提高工作效率。

首先建立一個EXCEL基本情況表，如工號、姓名、工資、獎金、補貼等（可使用財務部門數據），然后在姓名后插入任意列（如病假、事假、遲到等）。在表的最后幾列標示相應的扣工資、扣獎金、扣補貼與標記等，如文中附表所示。

現在我們利用IF函數來設計工資計算表。

假設條件：工資：當月病假天數小于6天，不扣工資；大于5天扣全月20%工資。當月事假天數小于6天，不扣工資；大于5天扣全月30%工資。獎金：當月病、事假合計超過10天，停發當月獎金。合計小于10天病假，每天扣獎金10元，事假每天扣獎金20元；遲到每次扣獎金5元。補貼：當月病假小于16天，每天扣補貼1/23，大于15天停發。當月事假小于11天，每天扣補貼1/23，大于10天停發。

制表過程：1.單擊I2，打開粘貼函數（fx），選邏輯類的IF，單擊確定。Logical_test位置填C2<6；Value_if_true位置填0；Value_ if_false位置填F2*20%，回車。2.把光標停在公式欄右邊，打開粘貼函數（fx），選邏輯類的IF，只不過分別填入D2<6，0，F2* 30%，回車。3.單擊J2，重復第1步，分別填入C2＋D2>10，G2，C2*10＋D2*20，回車。4.重復第2步，分別填入E2>0，E2*5，0，回車。5.單擊K2，重復第1步，分別填入C2<16，C2*H2*1/23，H2。6.重復第2步，分別填入D2<11，D2*H2*1/23，H2，回車。7.單擊L2，重復第1步，分別填入I2＋J2＋K2>0，1，0。最后使用自動填充柄在I、J、K、L列按需要填充，以后每月只要在C、D、E列輸入考勤記錄，然后在L列使用自動篩選，選1 。

隨著計算機應用的不斷普及與深入和會計人員素質的不斷提高，讓會計人員了解更多的處理會計數據的工具，在面對大量數據和信息時，不僅僅局限于電算化軟件。只有這樣在工作中遇到問題時，思路才會廣，解決的辦法才會多，工作效率才會高，才能更加提高財務管理的水平，為企業的管理者和投資人提供更加準確翔實的數據，促進企業的發展。