基于流程管理思想的高校職能部門管理優(yōu)化設(shè)想

眭莉

【摘 要】首先分析了流程管理的基本思想及當(dāng)前我國高校職能科層制管理體制存在的問題。其后設(shè)想以流程管理的基本思想優(yōu)化高校職能管理部門的管理工作，提出五個(gè)方面的流程優(yōu)化措施：服務(wù)觀念，以學(xué)生和二級(jí)學(xué)院教師為顧客；取消科室，建立流程管理“一站式”服務(wù)；大力發(fā)展管理服務(wù)信息化建設(shè)；剝離非教學(xué)、科研等非核心業(yè)務(wù)，將其社會(huì)化；簡政放權(quán)至專業(yè)院（系）。

【關(guān)鍵詞】流程管理；職能管理部門；流程優(yōu)化；“一站式”服務(wù)

Management optimization measures for the university function management sector based on process management philosophy

SUI li

（Changzhou Institute of Technology， Changzhou Jiangsu 213002， China）

【Abstract】First， it is analyzed of the basic ideas of process management and the current hierarchical management system problems of our high colleges. Then the paper aims to take advantage of process management idea to optimize of the university functions sector management work， and process optimization measures in five areas were presented： adopting the service customer attitude to college students and teachers； to cancel bureaucracy of management sector， and to establish“one-stop” services； to develop management services information； to divest and socialize of other non-core management process out of teaching and research work； to decentralize the relevant commission to professional school（department）.

【Key words】Process management； Function management sector； Process optimization； “One-stop” services

1 流程管理基本思想

業(yè)務(wù)流程再造（Business Process Reengineering，BPR）的概念最早由美國的管理學(xué)者哈墨（Michael Hammer）在1990年提出。BPR認(rèn)為企業(yè)是由流程而不是職能所構(gòu)成的，流程的最終目標(biāo)和結(jié)果是為顧客提供滿意的產(chǎn)品或服務(wù)。所謂業(yè)務(wù)流程是指一組在時(shí)間空間上相互聯(lián)系、相互銜接的活動(dòng)。通過這些活動(dòng)的相互作用創(chuàng)造出價(jià)值，形成價(jià)值流，最終滿足顧客的需求。流程管理是現(xiàn)在流行的概念，甚至不少專家斷言新流程技術(shù)將是21世紀(jì)企業(yè)獲得持續(xù)競爭優(yōu)勢的最主要因素。流程管理規(guī)則是執(zhí)行BPR應(yīng)該遵守的規(guī)范，也是BPR成功的保障。流程管理的基本原則有：①業(yè)務(wù)流程創(chuàng)造顧客需求價(jià)值。②流程導(dǎo)向改變組織結(jié)構(gòu)-流程型組織。③核心業(yè)務(wù)流程就是組織核心能力的體現(xiàn)。④建立扁平化組織。⑤使用信息化技術(shù)解決業(yè)務(wù)流程活動(dòng)的分散與集中的問題。

2 當(dāng)前高校職能科層制管理體制存在的問題

長期以來，我國高校目前以教育事業(yè)單位作為社會(huì)角色，不管是被動(dòng)還是主動(dòng)地推行了政府行政職能化的組織結(jié)構(gòu)的原則和形態(tài)，參照行政職能體制來建立和運(yùn)行大學(xué)，使大學(xué)組織結(jié)構(gòu)在運(yùn)行上類似于政府機(jī)構(gòu)行政職能運(yùn)行的制度，在工作運(yùn)行中主要表現(xiàn)為行政職能管理為主的體制。從高校內(nèi)部組織的縱向運(yùn)行關(guān)系可以看出，校、部門、院、系及至教研室不僅僅逐漸演化為行政等級(jí)機(jī)構(gòu)，而且變成了等級(jí)式的行政領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系；從橫向運(yùn)行關(guān)系來看，本該為教學(xué)和科研服務(wù)的職能部門或服務(wù)部門，由于這些職能部門一定程度上掌握著教學(xué)、科研資源的權(quán)力，致使教學(xué)、科研人員對(duì)于學(xué)術(shù)的忠誠改為不得不屈服于行政權(quán)力所帶來的控制，從而導(dǎo)致職能部門管理權(quán)力的行政泛化現(xiàn)象。

我國目前高校的運(yùn)行管理體制就有科層管理模式的許多特征：嚴(yán)格的分工、規(guī)定的明確職責(zé)權(quán)力等級(jí)、有規(guī)章條例約束、要求個(gè)人服從于中心工作（即非人格化）等。高校的這種科層制管理模式也與科層等級(jí)體制一樣有優(yōu)越的方面，也有其不合理的方面。

2.1 明確分工的部門與界限相對(duì)模糊的工作之間的矛盾

在高校工作中，各工作部門的劃分是較明確的，不過某一項(xiàng)工作所需的活動(dòng)劃分則相對(duì)模糊，很難有絕對(duì)的界限。這種相對(duì)模糊的工作劃分就要求各工作執(zhí)行部門既要有分工也要有合作。若各部門強(qiáng)調(diào)明確分工和本身的職責(zé)權(quán)限而沒有應(yīng)有的合作協(xié)調(diào)，則容易出現(xiàn)推諉和扯皮現(xiàn)象。

2.2 “官本位”思想盛行

科層體制中強(qiáng)調(diào)職權(quán)等級(jí)的行政權(quán)力。金字塔分布的等級(jí)層次，自上而下的行政權(quán)力等級(jí)體制是可以保障高校管理工作的平穩(wěn)運(yùn)行，但這種注重職級(jí)權(quán)威的體制，實(shí)則體現(xiàn)出了等級(jí)權(quán)威和行政權(quán)力衍生出的各種權(quán)力、經(jīng)濟(jì)利益，從而容易將組織人員的關(guān)注吸引到上級(jí)職級(jí)權(quán)力，從而就將對(duì)事負(fù)責(zé)、對(duì)工作負(fù)責(zé)的工作重心轉(zhuǎn)向?qū)ι霞?jí)負(fù)責(zé)、對(duì)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)上，以致“官本位”思想在高校的盛行。

2.3 規(guī)章制度和各崗位職責(zé)等機(jī)械式的管理，限制了工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性

當(dāng)前高校行政職能管理的主要方法，就是依靠詳細(xì)的規(guī)章和細(xì)化的職責(zé)來管理組織內(nèi)成員的工作行為，從而完成本職工作。機(jī)械式的管理從某種程度上可以加強(qiáng)工作秩序，促進(jìn)管理和工作效率，保障指令暢通和快速落實(shí)。但由于工作人員自覺不自覺的服從組織職級(jí)權(quán)力和已定規(guī)章制度，將在較大程度上限制了工作人員的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。這從長遠(yuǎn)上抑制了高校的組織效率和管理效率的提高。

3 基于流程管理的職能部門管理優(yōu)化設(shè)想

按照業(yè)務(wù)流程的功能及其在企業(yè)組織中的作用，可以將業(yè)務(wù)流程分為三類：戰(zhàn)略流程、經(jīng)營流程和管理流程。戰(zhàn)略流程（Strategic Process）是指規(guī)劃和開拓組織未來的流程。經(jīng)營流程（Operational Process）是指那些使用資源產(chǎn)生企業(yè)結(jié)果的流程。管理流程（Managerial Process）是指為戰(zhàn)略流程和經(jīng)營流程的順利實(shí)施提供保障的過程。

圖1 基于流程管理的企業(yè)業(yè)務(wù)流程和高校工作流程

圖2 基于流程管理的企高校工作流程詳圖

如果以流程來劃分高校管理工作（見圖1），可以將高校管理流程劃分成學(xué)校決策流程和具體職能管理服務(wù)流程，以及二級(jí)學(xué)院、專業(yè)系的教學(xué)、科研流程。其中學(xué)校決策流程由黨委書記、校長領(lǐng)導(dǎo)下的各決策委員會(huì)執(zhí)行，而具體職能管理服務(wù)流程，如教務(wù)、科研、人事、財(cái)務(wù)等服務(wù)職能則由各職能管理部門執(zhí)行，學(xué)生專業(yè)教學(xué)管理和專業(yè)科研及社會(huì)服務(wù)則由各二級(jí)學(xué)院執(zhí)行（見圖2）。本文研究對(duì)象為執(zhí)行具體職能管理服務(wù)的高校職能部門管理優(yōu)化。

3.1 服務(wù)觀念，以學(xué)生和二級(jí)學(xué)院教師為顧客

“官本位”思想與行政權(quán)威使目前我國高校管理“行政化”的思想盛行，消除高校的“官本位”迫在眉睫。倡導(dǎo)高校教師追求高深學(xué)識(shí)、探求科學(xué)知識(shí)，引導(dǎo)高校教師將其主要精力用于追求學(xué)術(shù)知識(shí)和學(xué)術(shù)權(quán)力上，而不是追求行政權(quán)力和權(quán)威，要使教師意識(shí)到行政權(quán)力是服務(wù)于學(xué)術(shù)權(quán)力的。要弱化高校行政管理體系，倡導(dǎo)服務(wù)意識(shí)與服務(wù)行為，使職能管理從為少數(shù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)閺V大教師和學(xué)生服務(wù)、為教學(xué)和科研服務(wù)。

需求意識(shí)和服務(wù)思想是現(xiàn)代企業(yè)市場競爭和企業(yè)發(fā)展的生命線，同樣也是現(xiàn)代高校持續(xù)發(fā)展的生命線。所以，樹立服務(wù)觀念是高校管理改革和流程優(yōu)化的核心內(nèi)容之一。

流程管理思想強(qiáng)調(diào)面向顧客，以顧客為中心，提供直達(dá)顧客的服務(wù)，學(xué)校的管理流程優(yōu)化也是如此。轉(zhuǎn)變到“服務(wù)導(dǎo)向”，為廣大師生服務(wù)，對(duì)廣大師生的需求給予及時(shí)而有效的服務(wù)回應(yīng)，創(chuàng)造必要的條件、給予充分的服務(wù)，職能部門的終極目標(biāo)和根本任務(wù)是為提高高校教師 素質(zhì)和高校學(xué)生的多方面、全方位教育發(fā)展。管理不是目的，是手段，其本質(zhì)是服務(wù)，其最終目的是為廣大師生創(chuàng)造一種好的教與學(xué)及科研的發(fā)展環(huán)境。管理是為了更好的服務(wù)，是現(xiàn)代高校管理的藝術(shù)體現(xiàn)。“服務(wù)觀念”的高校職能管理，要求行政職能管理者由原來的控制者，轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)者和支撐者。

3.2 取消科室，建立流程管理“一站式”服務(wù)

高校管理流程的改進(jìn)，需要有相應(yīng)科學(xué)合理的組織結(jié)構(gòu)體系。建立流程型組織是組織結(jié)構(gòu)扁平化的有效方法。流程型組織結(jié)構(gòu)是圍繞高校核心業(yè)務(wù)流程展開工作，以及進(jìn)行人員和組織建立的一種組織形式，以核心業(yè)務(wù)流程為導(dǎo)向和基礎(chǔ)，改變了職能等級(jí)分配式的工作安排模式，消除部門之間的界限，從而使資源流和信息流等在高校內(nèi)部順暢流動(dòng)。

高校現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)基本上是金字塔式的“科層體制”，管理層次多，反應(yīng)速度慢，辦事手續(xù)繁多，各部門間的摩擦和協(xié)調(diào)往往通過“文山會(huì)海”加以解決，工作效率低。要建立流程型扁平化的的組織結(jié)構(gòu)，使管理幅度變大，拉近學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與廣大師生之間的距離。

在各職能部門中建立以廣大教師和學(xué)生為顧客的“一站式服務(wù)”。作為改善服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)方式的重要舉措，目前已成為我國許多高校改善服務(wù)的重要措施。“一站式”服務(wù)，其出發(fā)點(diǎn)是盡力減少師生與管理部門的接觸面，使廣大師生避免“程序迷宮”，獲得迅捷而全面的服務(wù)，方便地達(dá)到目的。“一站式”服務(wù)，通過將本來地理空間分散的相關(guān)單位集中到一個(gè)“服務(wù)窗口”，將分散程序化辦公轉(zhuǎn)變成“聯(lián)合辦公”，減少了一些不必要的中間環(huán)節(jié)，簡化、集中處理相關(guān)事務(wù)，從而提高的工作效率和辦事效率。

針對(duì)目前我國高校中，特別是一些“合并”后的高校職能部門處室往往是一個(gè)處長加三、四個(gè)副處長再加四、五個(gè)科長一起領(lǐng)導(dǎo)五、六個(gè)辦事員的現(xiàn)象，必須在流程管理思想指導(dǎo)下簡化高校組織層次，在各職能服務(wù)部門只配備少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)（1至2名），以下達(dá)管理決策、處理突發(fā)事件和非常規(guī)事件，并挑選精干的人員，作為“一站式”服務(wù)的工作人員（見圖3），這類人員必須能夠處理本職能服務(wù)部門的所有管理服務(wù)業(yè)務(wù)以及必要的相關(guān)職能服務(wù)部門的業(yè)務(wù)。

圖3 職能管理部門“一站式”服務(wù)

3.3 大力發(fā)展管理服務(wù)信息化建設(shè)

建立基于現(xiàn)代技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化的信息管理系統(tǒng)平臺(tái)。信息化技術(shù)是高校實(shí)現(xiàn)管理流程優(yōu)化的關(guān)鍵基礎(chǔ)性工具。在當(dāng)前高校管理實(shí)踐中，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的使用還處于初級(jí)階段，人們的信息交換仍然主要依靠拷貝、郵件等初級(jí)傳遞技術(shù)，仍然存在“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”，難以實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)共享，業(yè)務(wù)有效整合，資源協(xié)同應(yīng)用，沒有充分實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的效能。這就需要建立一個(gè)能夠整合業(yè)務(wù)流程的信息管理平臺(tái)，基于這樣的信息管理平臺(tái)，各職能管理服務(wù)人員都可以及時(shí)有效地提供教學(xué)、科研、管理和生活服務(wù)，形成數(shù)字化的信息管理方式和溝通傳播方式，推動(dòng)學(xué)校實(shí)現(xiàn)教育信息化、決策科學(xué)化和管理規(guī)范化。

3.4 剝離非教學(xué)、科研等非核心業(yè)務(wù)，將其社會(huì)化

流程管理的一個(gè)基本觀點(diǎn)，就是企業(yè)組織應(yīng)以該組織的核心業(yè)務(wù)為中心來組織核心業(yè)務(wù)流程，而剔除非核心業(yè)務(wù)及其對(duì)應(yīng)的業(yè)務(wù)流程。以高校教學(xué)、科研的核心價(jià)值為導(dǎo)向，確定學(xué)校的核心流程。

當(dāng)前有些高校管理一定程度上存在教學(xué)、科研中心地位偏離，管理服務(wù)職能偏離，高校“辦社會(huì)”的問題。以流程管理思想優(yōu)化和改進(jìn)高校管理，需要準(zhǔn)確分析和明確高校核心價(jià)值和中心工作所在，從而關(guān)注核心業(yè)務(wù)管理流程。高校流程優(yōu)化首先就需要確定核心業(yè)務(wù)流程和非核心業(yè)務(wù)流程。對(duì)于核心流程，如教學(xué)管理流程、教師管理流程、學(xué)生管理流程、科研管理流程等必須得到充分的改進(jìn)和優(yōu)化，對(duì)于那些非核心流程，如后勤服務(wù)等，則應(yīng)堅(jiān)決地予以社會(huì)化、市場化地剝離，對(duì)于不該做的流程則加以消除，這樣可以將更多的人力、財(cái)力致力于高水平的師資隊(duì)伍建設(shè)和高素質(zhì)人才的培養(yǎng)。

3.5 簡政放權(quán)至專業(yè)院（系）

高校院（系）是相近專業(yè)的集合體，高校教學(xué)、科研工作主要是在院（系）進(jìn)行，處于教學(xué)、科研等高校中心工作的前線，院（系）對(duì)專業(yè)教師、學(xué)生的思想、教學(xué)、學(xué)習(xí)等比校級(jí)、職能部門更知情，對(duì)自身各方面實(shí)際情況掌握更好，擁有處理自身專業(yè)學(xué)科教學(xué)發(fā)展的強(qiáng)烈責(zé)任感和相應(yīng)的處理能力，由其處理自身的教學(xué)、科研一線工作，比學(xué)校或職能部門間接處理事務(wù)更有針對(duì)性，效果會(huì)更好。另外各專業(yè)院（系）教學(xué)、科研及學(xué)生管理工作中存在一定的差異，這就要求學(xué)校應(yīng)將有差異的決策權(quán)放權(quán)至院（系）。因此，學(xué)校應(yīng)簡政放權(quán)，院（系）一級(jí)是高等學(xué)校管理工作的基礎(chǔ)，將管理的重心放在院（系）一級(jí)，使院（系）有更大的活動(dòng)空間和工作自由度，特別是要把那些過多地集中在職能部門的權(quán)力移置院（系），而職能部門的職責(zé)要從代表學(xué)校某方面權(quán)力的執(zhí)行者，轉(zhuǎn)變到多做調(diào)查研究、提交分析建議為學(xué)校決策服務(wù)；上傳下達(dá)、創(chuàng)造條件為院（系）服務(wù)，在此之余，在一定范圍內(nèi)可對(duì)院（系）進(jìn)行監(jiān)督和促進(jìn)。

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[責(zé)任編輯：王楠]