淺談企業檔案管理與創新

魏敏（新疆維泰開發建設（集團）股份有限3司　烏魯木齊　830026）

淺談企業檔案管理與創新

魏敏
（新疆維泰開發建設（集團）股份有限3司烏魯木齊830026）

本文闡述了當代企業檔案管理工作的基本內容，對企業檔案在運用過程當中的問題和企業檔案管理工作當中的發展與創新等方面進行了探討。當代科學技術不斷的創新與發展，信息作為當代社會的重要財富，成為了企業發展的重中之重，管理好信息就像管理好企業內部的資產一樣的重要，所以，我們要做好企業檔案的管理，在管理的同時，不斷的摸索和創新，最后為企業檔案管理，摸索出一條真正適用于自己企業的道路。

企業檔案管理創新信息化

當今，企業所掌握的重要信息已經成為多數企業發展的命脈，信息關乎企業的正常發展與走向，如果一個企業沒有合理的檔案管理機制，則這個企業必定不能做到持續、持久的正常經營。所以，企業不僅要重視信息帶來的思維，同時，更是要做好信息的管理工作。當代，很多的企業并不能足夠的認知企業檔案的管理工作的性質，不知道如何利用企業檔案，把企業檔案的資源白白的浪費掉，對企業造成沒必要的資源流失和浪費。所以，本文具體的分析了當代企業檔案的管理工作與創新方法的一些見解。希望可以為我國企業檔案管理工作的實踐者帶來一些新的思路。

1　認知檔案管理工作

1.1如何使用檔案信息

檔案信息的使用條件是檔案信息的一個關鍵點，是檔案可以被安全利用的一個重要保障。在檔案管理的部門運作的伊始，就必須對檔案管理的工作人員進行不斷的培訓與考核。一個合格的檔案管理人員才能對企業檔案信息做到專業的、用心的、合理的使用。同時，檔案信息的管理者要不斷的對檔案的使用環境進行熟悉和認知。做到庖丁解牛的熟練度，哪部分檔案何時、何人進行的信息儲存。同時，還要與時俱進的利用現代的科學技術，進行信息化、專業化的檔案管理。信息管理者要盡職盡責，合理的保存和謹慎的利用是檔案管理者工作的主要部分。

1.2清晰、規范檔案使用的權限

檔案的權限、級別也要根據不同的設備，不同的檔案室進行合理有效的分配。對于一些重要的信息，要更加的重視。根據檔案的重要程度，劃分檔案的使用權限。不能因為工作的疏忽，或者電子信息的漏洞，對關鍵檔案造成不必要的遺失和泄露。如果發生這種情況，要對檔案管理的工作者進行問責，甚至是重新的培訓。當然，對于一些檔案，超過了保管日期，無需控制使用的檔案，也可以向企業或者社會進行開放，要合理的依法對檔案進行公開和利用活動。

1.3檔案使用當中的問題以及注意事項

為了檔案的使用者可以更加迅速、準確的使用檔案當中的信息。要在檔案儲藏室設置方便閱讀的閱覽室。在檔案的使用過程當中，對因大量閱讀，容易造成檔案損壞的文件，要及時的做好檔案的備份。或者，復制檔案當中的內容，對檔案原件進行保護。至于一些重要文件，禁止帶出檔案儲藏室，對儲藏室的內部要安裝一些監視設備以便管理，對那些私自把檔案帶出的人員進行制止，對于一些因私自把檔案帶出且對企業造成損失的人員進行企業內部的處理和問責，嚴重的還要有請當地的公安人員進行介入。使檔案的使用規范化、合理化，做到對檔案行之有效的管理。

2　企業檔案在運用過程當中的問題

2.1檔案管理工作人員工作態度問題

在企業檔案的運用當中，檔案管理當中有一些嚴重且突出的問題。比如，檔案管理的工作人員不專業，不能對檔案進行合理的管理，在工作當中會破壞或者遺失部分檔案信息，人員素質相對較低，不能做到認真負責的管理。或者是一些有能力的人被分配到檔案管理的部門，內心生氣，覺得自己的才華沒有用到所謂的“刀刃”上。覺得檔案管理工作只是個閑差，對這份工作的熱情不夠，做事寥寥草草，認為檔案管理工作可有可無，在這份工作上就是得不到企業重用的表現。所以，企業必須讓檔案管理的工作人員意識到，檔案管理工作是企業發展的重中之重，自己管理著檔案信息，就是管理著企業的現在和未來。檔案管理工作絕對不是閑職，不是可有可無的。要把重視企業檔案管理工作的傳統延續下去，對于剛進入部門的新人，資歷比較老的檔案管理者要細心耐心的傳授其豐富的工作經驗，為企業培養一批盡職盡責的檔案管理者，為企業檔案管理的工作進行長期的負責。

2.2企業檔案的利用率問題

如果企業檔案的利用率低下，就說明檔案編制、檔案研究的成果沒有得到合理的利用，這是對企業內部資源的一種浪費，當然，企業檔案是企業信息比較重要的一個環節，不可能過多的進行公開，檔案的保密性決定了一部分檔案的利用率低下，而更多的可以開放的檔案也會不被利用，導致了企業檔案利用率低下的問題。部分檔案也可能在管理的過程中，保存不善，被管理者遺失或者是損壞，都是造成利用率較低的原因。

2.3企業檔案管理工作在企業內部的地位不高

很多企業對自己內部的檔案管理工作的重視程度不夠高，把絕大多數的資源投入到生產當中，對檔案部門的投入極少，缺少資金的投入，無法讓企業檔案的管理者利用先進的檔案管理設備對檔案進行合理的、科學的保存。很多企業內部的檔案管理工作十分的落后。就是因為長期沒有對檔案管理部門進行資金的投入，使得自己的企業檔案部門比其他企業的檔案管理部門落后，檔案遺失、不合理等狀況頻發。這些情況的發生，就是企業檔案管理工作得不到重視的結果。

3　企業檔案管理工作當中的發展與創新

3.1引進科技化

企業檔案科技化是企業信息管理的必經之路。檔案信息是非常重要的信息資源，當今互聯網發展迅速，企業檔案也要跟上時代的步伐，把企業檔案科技化，傳統的企業檔案一般都是用紙張，書裝成冊，然后再把檔案分類的儲藏在檔案柜里。這樣的儲存方法會出現很多的問題，比如耗費紙張比較多，占地空間大，往往為了檔案就要準備幾個屋子的地方存放，尋找起來更是麻煩，要翻閱大量的無效檔案，才可以尋找到自己所需要的檔案，如果把企業檔案信息化，這樣一來，幾臺電腦就可以解決企業檔案的儲藏問題，企業可以把信息放到安全的網絡云上去，再利用局域網管理企業信息檔案，這樣，不僅占地小，更是方便查找，需要用檔案的使用者，在電腦上輸入所需檔案的時間就可以輕而易舉的尋找到自己所需的檔案，不僅方便，而且對檔案管理人員更是方便了管理。

3.2加強企業檔案管理內部人員的創新

企業要逐步加快檔案管理工作人員隊伍的建設。通過一些宣傳教育，讓企業內部的員工對自己的工作，自己的團隊感到滿意，對工作充滿著熱情。同時，企業要與時俱進，對檔案管理者要不斷的用先進的知識武裝頭腦，更是要讓企業檔案的管理者對工作得心應手，會用比較先進的方法處理問題。與此同時，要不斷的對企業檔案服務方式進行創新，對于企業員工有用的檔案，要印刷，宣傳，讓企業內部的員工了解自己所需要的東西，把員工對檔案的需求由被動轉為主動，由被迫轉為自愿學習。加強實踐，不能紙上談兵，實踐是發展的基礎，實踐是檢驗真理的唯一標準，要想做到企業真正的發展，就要通過實踐，不斷的創新，創新的過程可以不是企業檔案管理人員，可以通過其他部門的同事，相互學習，相互交流，從而推動企業檔案管理的發展。

3.3提高企業檔案的利用率

企業檔案信息要在新時代的背景下適度的開放，這里所說的適度并不是大幅度的開放，更不是閉塞自封。要把檔案信息合理的、合法的讓企業內部的員工學習了解。應該堅持企業至上的原則，堅持以人為本的方針。加大企業內部的利用效率。堅持維護檔案的完整性與真實性。努力的實現檔案的利用價值，為企業發展謀福利。

4　結語

企業檔案管理部門是企業重要的部門，是企業通向未來的重要支撐。管理好企業檔案是檔案管理者不可推卸的責任與義務。沒有好的企業檔案的管理，就像河水會斷流，就像樹木沒有了根基。文章里所講述的是當今企業檔案管理當中的部分問題，以及個人對如何管理好企業檔案的見解。希望對廣大的檔案管理者提供新思路、新見解。為企業檔案管理獻計獻策，從而推動企業檔案管理的發展。

［1］陳曉莉.如何做好企業檔案管理工作［J］.辦公室業務，2013，01：68-69.

［2］何燕寧.淺談企業檔案信息化管理［J］.經濟與社會發展，2010，11：131-133+138.

［3］劉紅遠.如何在創新中完善企業檔案管理工作［J］.價值工程，2011，11：125-126.

收稿：2016-05-30

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.05.035