如何加強合同管理

文/李濤 大連市宏遠建設監理咨詢有限公司 遼寧 大連 116300

工程管理 Engineering Management

如何加強合同管理

文/李濤 大連市宏遠建設監理咨詢有限公司 遼寧 大連 116300

合同管理的好壞直接反映一個企業的管理水平的好壞，給企業今后的生存與發展帶來重要影響。合同的簽訂，使所有的交易和活動都完美化，合法化，對社會的和諧起到了不可估量的作用，也促進了法制的社會發展。開發、施工、監理等企業面對現在的社會真實情況，合同管理和風險控制顯得愈來愈重要。同時做好合同管理和風險控制也是提升企業的管理水平及經濟效益，減少項目成本，獲取最大效益的最佳途徑。

合同管理風險

引言：

在市場經濟體制不斷完善和發展中，企業只有重視合同管理，才可以最大限度的降低工程風險，提高企業利潤，進行科學的風險預防，保護自身的合法權益。合同管理的好壞直接體現了一個企業的管理水平層次，對企業今后的生存與發展有著重要影響。

1.合同管理概述

合同管理全過程從洽談、草擬、簽訂、生效開始，直到合同失效結束。企業只有重視合同管理，才可以最大限度的降低工程風險，提高企業利潤，進行科學的風險預防，保護自身合法權益。不僅要在合同簽訂前重視管理，也要在簽訂后重視管理，在項目管理過程中，合同管理是一個新型的管理職能。將合同涉及的各項事務進行規范管理，充分利用法律制度在運營中的重要作用，利用法律制度的特點與功能，從法律、經濟及科技的視角出發，將合同管理進行有計劃的組織、領導和控制。要增強合同管理水平，一定要做到讓合同管理工作專門化及專業化，要設立專門的機構及人員進行合同管理的工作。合同管理的任務一定要通過組織機構及人員來完成。最近幾年，合同管理已經是項目管理的一個分支方向，更作為了研究的重點。

2. 加強合同管理工作的意義

提升合同管理意識。企業一定要從思想上徹底地認識到合同管理的重要性，企業主要是以合同形式進行經濟往來，所以，一定要特別重視合同及合同管理。企業能否經營成功與合同及合同管理有密切關系，要加強組織領導。合同的份數在逐年上漲，合同管理的要求是全過程的、系統性的、動態性的。必須在施工過程中，增加合同管理力度，提高全員的合同管理概念，才會很好地完成預期的要求。要想將合同作為保護企業利益的有利工具，就一定要簽訂一份成功的合同。首先，加強合同管理組織建設，要明確合同履行過程就是一個實現權利義務的過程，而不是單一的生產過程，是將各類工作真正歸結到合同管理范圍，切實按合同要求辦事，合同管理是自始至終的全過程的、全方位的管理。現代合同管理不只包含邀約、承諾、簽約幾項，更成為一種全方位、全過程、科學的管理。現代企業若是能進行科學的合同管理，一定能極大的促進企業管理水平提高，借此來增加經濟效益。也就是說，合同管理將直接關系到企業的成敗，合同管理工作是一種防范企業法律風險的基礎性工作，在國際工程承包中有著極為重大的影響。

3. 合同管理工作中需要注意的問題

3.1 提高合同風險預防意識

1.仔細研究合同條款，查找合同條款中是否存在潛在風險以及對自己不利的要求和約束性條件，其中變更、索賠條款公平與否等；2.重視項目實施過程中合同的交底；3.加強合同管理，設立以合同管理為中心的管理體制，總結各個方面的相互關聯，組建有機運行系統；4. 設立合同實施的保證體系，首先要建立合同管理的工作層次，其次還要建立文檔系統，最后還要建立報告和行文制度。

3.2 增強合同履約過程控制意識

3.2.1 抓好合同臺賬管理工作；提高履約檢查環節監管。做好甲供合同的管理，做好材料設備甲供合同管理的資質審核，唯有供貨商（生產）單位有關資質合格滿足要求，才可以開展各個供應合同的簽訂。

3.2.2 合同的事前與事后管理，包括事前的調查考察、談判、制定合同書，合同的執行等幾個層次。

首先重視分析合同文本，事前的調研、考察，要求確定明白要談判的目的，之后我們就對談判的對方展開調查研究，會談的主要內容即是合同的主要內容，會談是雙方達成合意的前提，包含合同的標的、質量、數量、報酬或價款、實行的期限、地點與方式、違約責任，解決爭議的方法。談判是經濟合同管理的關鍵環節，這里不僅包括技術性的問題，還有法律的問題，即使說合同自由，但是從許諾開始，就要信守約定、按要求行動。合同的風險率在這個階段通過會談得以控制，如果會談不充分可能導致風險提高。通過前面的工作，按照會談的內容，組織語言文字性的東西，穩定在特定的載體上，作為會談的大體結果，據以制定合同書。

合同簽訂后要注意的問題。這一階段出現的主要問題是針對合同相關的單證保存不夠完整，合同書不代表全部的合同。合同書資料的認定及保存，對于合同的實施、出現問題的處理、風險的預防有著非常重大的意義，所以必須要加強對合同資料的管理。此外還需要通過公司合同管理人員對項目負責人及項目合同管理人進行合同交底，重視項目實施過程中合同的交底。合同作為當事人保護自身合法利益、正確履行義務的標準，公司、項目部所有成員一定要首先了解合同的全部要求，全面闡述了合同背景、工作范圍、目標、合同執行要點及突發情況如何處理，才能在合同執行過程中做到嚴格管理與控制。

3.3 增強合同變更管理

在執行合同的過程中，項目的各個方面都有可能發生變化，相應的監理計劃也會有變化。合同管理工程師的工作為記錄、收集、整理有關系的所有文件。合同更改在工程施工中是極其常出現的，變更代表著索賠的機會，為此要求要有較高的綜合素質和操作經驗，要重視、了解、掌握合同款項及實施細節步驟，要學習掌握索賠時機。所以在工程實施中必須加強管理。總監理工程師組織對變更的審查，協調各方的關系，收集與變更有關資料。可通過檢查、評審或協調會的形式對變更進行審查。

3.4 重視合同管理人才的培養

企業中人才是最寶貴的財富，是企業管理工作的基礎，要提高工程項目管理效果、重視合同管理人才的培養、提高合同管理人員的培訓教育，就一定要培養一批相關的掌握合同管理技能的人。培養合同管理人員的良好品質，使管理工作的施行做到人本原則。合同管理工作是高智力型的、融合到全局的，同時還是要求高專業性技術性極其復雜的管理工作。假如工程合同管理沒有合同管理人員以及全員的參與、主動配合就不能實現，難以避免因對合同不了解或理解不一致帶來的工作上失誤。因此企業要強化合同管理，建立管理機制。將合同管理作為核心，調節各方聯系，建立有序運行體系。

挑選有著相關合同管理素質的管理人員進入領導層，在企業范圍內創造重視與尊重合同管理人才的氣氛，為企業多培養合同管理人才以滿足企業對于合同履行跟蹤及合同管理的需要，給合同管理人才充分的發展空間，為培養合同管理人才創造良好的環境。

結語：

一個企業的管理水平的高低直接體現為合同管理的好壞，影響著企業以后的生存與發展。合同管理的核心要求是為避免產生損失，實現企業效益的最大化，重在管理，人們從實踐中認識到，管理學是一門科學，是共性的概括和抽象，具有廣泛適用于各類組織的工具性特點。總之，將知識應用于實踐需要管理者的智慧、經驗和技能，合同管理就是保證合同簽訂質量，共同維護當事人雙方的合法權益。

[1］盧有杰，盧家儀.項目風險管理[M］.北京清華大學出版社

[2］《加強企業合同管理工作規避國際項目風險》2010年

[3］《中華人民共和國合同法》