對房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理的探討

文/杜建明　烏魯木齊市房屋產(chǎn)權(quán)交易管理中心　新疆烏魯木齊　830063

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對房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理的探討

文/杜建明烏魯木齊市房屋產(chǎn)權(quán)交易管理中心新疆烏魯木齊830063

【摘要】房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理記載的不僅僅是時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史進(jìn)程，同時(shí)也是行業(yè)改革發(fā)展與提升的寶貴經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富。在房地產(chǎn)管理日漸增強(qiáng)的今天，信息化的現(xiàn)代檔案管理顯示出越來越重要的位置。而在計(jì)算機(jī)普及化、人們財(cái)產(chǎn)權(quán)屬意識不斷提升、房屋權(quán)屬登記數(shù)量不斷增加的情況下，對房屋權(quán)屬登記檔案信息化建設(shè)也逐漸提上日程。本文通過研究當(dāng)前房屋權(quán)屬登記檔案的現(xiàn)狀和不足，探討如何建立更為適應(yīng)當(dāng)前形勢的房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理方式方法。

【關(guān)鍵詞】房屋權(quán)屬；登記檔案；信息化管理

檔案管理隨著社會變革的大浪潮也在慢慢朝著信息化管理的方向發(fā)展，而房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理記載的不僅僅是時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展的歷史進(jìn)程，同時(shí)也是行業(yè)改革發(fā)展與提升的寶貴經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富。如今，房地產(chǎn)管理日漸增強(qiáng)、計(jì)算機(jī)普及化、人們財(cái)產(chǎn)權(quán)屬意識不斷提升、房屋權(quán)屬登記數(shù)量與日俱增等一系列環(huán)境變化，房屋權(quán)屬登記檔案管理的缺陷日漸顯露，對房屋權(quán)屬登記檔案信息化建設(shè)也被逐漸提上日程。那么當(dāng)前房屋權(quán)屬登記檔案的現(xiàn)狀究竟如何，又存在那些不足，我們應(yīng)該如何建立更為適應(yīng)當(dāng)前形勢的房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理系統(tǒng)呢？

1、房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理現(xiàn)狀

隨著城鎮(zhèn)化發(fā)展，國內(nèi)房地產(chǎn)權(quán)交易頻繁，因產(chǎn)權(quán)糾紛、司法協(xié)助以及住房制度改革[1]等問題查閱房地產(chǎn)權(quán)登記檔案的案例時(shí)有發(fā)生。面對這一系列的新問題，老一套的房屋權(quán)屬登記檔案管理模式耗時(shí)耗財(cái)耗人力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足不了查閱人群的需求，甚至還有一些老檔案因保存不善、或者被長久擠壓而難以發(fā)覺，產(chǎn)權(quán)糾紛需要的檔案證明或是司法協(xié)助需要查閱的檔案因?yàn)椴檎也槐恪⒑臅r(shí)耗力等情況早已成為眾人吐槽的焦點(diǎn)。雖然房屋權(quán)屬登記檔案管理隨著制度改革做了相應(yīng)的調(diào)整，但還是存在著不同程度的不足和問題。

2、房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理不足和問題

2.1部門對檔案信息化管理意識不強(qiáng)

由于主管部門主觀意識上的認(rèn)識不到位，在經(jīng)費(fèi)上未給予傾斜，于是成為了檔案信息化管理建設(shè)發(fā)展的最大制約因素。建立檔案管理的信息化系統(tǒng)缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)來運(yùn)行，檔案信息的管理、錄入、整理等等需要的經(jīng)費(fèi)得不到解決[2]，導(dǎo)致檔案信息化管理進(jìn)程緩慢，甚至長期處于停滯不前的局面。

2.2檔案管理方式混亂缺乏專業(yè)性

部分房地產(chǎn)管理部門對房屋權(quán)屬登記檔案管理沒有引起足夠的重視，一直沿用以前的檔案接管方法，僅僅是只保存移交到該部門的相關(guān)檔案，并未要求管理人員對接管后的檔案進(jìn)行整理、編目、立卷、入庫和調(diào)檔查閱等一系列的專業(yè)管理[3]，使得檔案管理出現(xiàn)混亂、難以查找等問題。同時(shí)，隨著社會的發(fā)展，不斷有新的檔案被移交進(jìn)來，使得檔案查閱工作量增加。

2.3檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

由于人員的流動性很大，不斷交流的檔案管理人員在不同的崗位上輪崗，其受到的檔案管理專業(yè)培訓(xùn)不足，在實(shí)際的檔案管理中很難真正做到專業(yè)化，再加上知識儲備的局限性，有些檔案管理人員甚至還不熟練計(jì)算機(jī)操作[4]。因此必須盡快培養(yǎng)一些專業(yè)技術(shù)過硬、管理才能夠好、政治覺悟夠高、工作責(zé)任感夠強(qiáng)的一批專業(yè)型的檔案管理人員。

3、房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理建設(shè)措施。

3.1不斷提高房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理意識

房屋權(quán)屬登記檔案信息化管理建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，可以大大滿足社會需求，讓檔案信息的社會服務(wù)效益最大化。因此相關(guān)部門必須提高認(rèn)識，對檔案信息化管理予以重視，在經(jīng)費(fèi)以及人才隊(duì)伍建設(shè)等方面給予支持，讓房產(chǎn)權(quán)屬登記檔案信息化管理建設(shè)需要的計(jì)算機(jī)、掃描儀、微縮機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)得到完善與提高，[5]不斷推進(jìn)檔案信息化技術(shù)的提升。同時(shí)，出臺相應(yīng)的建設(shè)方案，做好規(guī)劃，為檔案信息化建設(shè)提供指導(dǎo)方向。

3.2不斷完善檔案管理方式方法

建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，對房屋權(quán)屬登記檔案的相關(guān)文字和圖像信息都必須進(jìn)行歸集并一一錄入專業(yè)的檢索系統(tǒng)中。而為了確保檔案信息的準(zhǔn)確性，必須要嚴(yán)格核對，確保電子信息準(zhǔn)確無誤。值得注意的是，由于房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變動頻繁，查閱房屋權(quán)屬檔案的原因也是多種多樣，因此在設(shè)計(jì)檢索系統(tǒng)的時(shí)候，應(yīng)該確保檔案信息能夠?qū)崟r(shí)更新，并考慮設(shè)置檢索關(guān)鍵詞、檢索方式多角度檢索以便查閱。另外，檔案信息涉及個(gè)人隱私，房屋權(quán)屬登記檔案涉及的問題方方面面，所以必須要嚴(yán)格檔案信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，確保信息安全。

3.3不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

海量的檔案存儲量會讓信息化建設(shè)難度增大，同時(shí)房屋權(quán)屬登記檔案管理相關(guān)制度的調(diào)整和變革更讓信息化進(jìn)程更加困難。在此過程中便需要工作人員擁有豐富的知識儲備、過硬的專業(yè)技術(shù)以及靈活的應(yīng)用能力。因此，需要對檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，增強(qiáng)他們的理論知識，為檔案管理、收集、開發(fā)等打好基礎(chǔ)。除了專業(yè)素質(zhì)能力外，工作人員的服務(wù)意識和創(chuàng)新思維也需要進(jìn)一步提升，如可以建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，開展服務(wù)大比拼、每月評比微笑之星等活動，既提高了員工的工作、創(chuàng)新的積極性，也讓檔案工作服務(wù)更加人性化。

結(jié)語：

時(shí)代在進(jìn)步，房屋權(quán)屬登記檔案信息化建設(shè)是必然趨勢。房地產(chǎn)行業(yè)檔案管理記載的不僅僅是時(shí)代經(jīng)濟(jì)行業(yè)的歷史進(jìn)程，同時(shí)也是行業(yè)改革發(fā)展與提升的寶貴經(jīng)驗(yàn)和財(cái)富，建設(shè)信息化房屋登記檔案管理系統(tǒng)，除了在硬件基礎(chǔ)設(shè)施上做好充分準(zhǔn)備、不斷改進(jìn)檔案信息管理技術(shù)之外，專業(yè)的檔案信息化管理人員也是必備的軟條件。同時(shí)，構(gòu)建信息化的房屋權(quán)屬登記檔案管理系統(tǒng)還需要各個(gè)部門的通力合作，才能夠真正將事情落實(shí)到位，實(shí)現(xiàn)社會服務(wù)效益，造福百姓。

參考文獻(xiàn)：

[1]王麗英,我國房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理信息系統(tǒng)存在的問題及建議[J],中國集體經(jīng)濟(jì),2011，(4):61-62.

[2]劉巧蘭,房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理面臨的問題與規(guī)范化管理措施[J],現(xiàn)代商業(yè),2012，(17):59-61.

[3]黃曉健,淺談房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案管理職工隊(duì)伍的建設(shè)[J],現(xiàn)代商業(yè),2012，(35):25-26.

[4]黃啟雄,房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理研究[J],才智,2012，(22):15-17.

[5]邊廷珍,論房產(chǎn)檔案的科學(xué)化管理[J],城市建筑,2013，(10):9-11.

作者簡介：

杜建明（1978.06-），男，漢族，新疆烏魯木齊人，本科，中級經(jīng)濟(jì)師。