深耕細作精準提升—論房地產企業工程竣工檔案管理思路

文/徐一菱 華潤置地成都公司 四川成都 610000

深耕細作精準提升—論房地產企業工程竣工檔案管理思路

文/徐一菱 華潤置地成都公司 四川成都 610000

作為房地產公司地區總部的檔案主管，筆者深知竣工檔案對于房地產行業的意義所在，不僅對公司日常經營工作起查考作用、在政府主管部門監管與檢查、與廣大業主的客戶關系維護中也起到重要的憑證作用。管理好此類檔案對于房地產行業的意義不言而喻，我將在文中將本人在房地產行業十余年從事竣工檔案管理的思路一一剖析。

房地產；企業；檔案管理

一、分析與其他行業的差異，聚焦關鍵問題所在

筆者曾在電力行業從事過近六年科技檔案的管理，也為省級政府機關部門做過檔案外包服務，深知房地產行業相對其他行業關于竣工檔案管理的差異所在。其主要差異表現如下：

1.竣工檔案數量眾多，超過其他行業。其他行業竣工檔案往往僅為竣工圖和少量竣工資料，這部分竣工資料加建、設、水、電等各項專業圖紙不過幾十冊，而房地產行業竣工檔案的數量往往是幾百冊之眾。

2.竣工檔案時間跨度長，其他行業竣工檔案多為竣工期間所產生，前后時間跨度一般不超過半年；而房地產行業的竣工檔案往往分為項目可研階段、項目施工階段、項目竣工階段、項目驗收階段進行收集，也就是說竣工檔案的時間跨度為一個項目的始末，少則一兩年；若項目地塊面積較大，為分多期開發的項目，時間跨度更是長則十余年。

3.竣工檔案保管期限長于其他行業，多為永久保存。基于房地產企業的社會責任，政府主管部門對其經營監管較全面、業主維權意識也日益提高，這也是房地產行業需要將竣工檔案長期或永久保管的主要原因所在。

基于以上差異，房地產行業的竣工檔案管理工作中普遍存在以下幾方面問題：

（1）全員缺乏檔案意識。

（2）歸檔范圍混沌不清。

（3）竣工檔案收集難。

（4）竣工檔案整理標準不統一。

總結以上房地產企業竣工檔案與其他行業的差異所在，結合本企業竣工檔案管理現狀，我認為房地產行業的竣工檔案管理必須區別于其他行業，打組合拳。

二、基礎管理步步為營，管理水準穩步攀升

2009年，在筆者在進入房地產行業四年后，逐漸形成一套適用于本公司的竣工檔案管理思路。

1.全員培訓，樹立檔案管理意識。

通過公司檔案管理專員對各項目助理進行內訓，并外聘本地規劃局技術管理人員培訓各項目經理，讓竣工檔案培訓在公司內部全面開展，從而樹立相關業務部門的檔案管理意識。

2.建章立志，爭取資源。

俗話說，“沒有規柜，不成方圓”，此理同樣適用于現代企業的檔案管理工作。筆者組織所在公司各項目部、工程管理部主要責任人共同梳理檔案管理制度與竣工檔案管理的工作指引，通過此方式明確竣工檔案歸檔范圍、裝訂要求、移交時限、相關經辦人責任范圍等具體工作內容，從制度上保障了竣工檔案按時、保質、按量移交；并且各相關部門共同梳理出來的工作制度，更容易取得參與人員的認同感，也為后期制度的落地爭取了極大的人脈資源。

例如：在竣工檔案移交工作制度中，明確規定了文字資料的尺寸須為A4大小,圖紙資料須以仿手風琴折疊法折疊為A4尺寸;同時規定每一冊竣工檔案(文字資料、圖紙資料均適合用此標準)的厚度不能超過2.5CM;規定施工單位、監理單位、建設單位相關責任人需在移交清單上簽字;規定竣工檔案的移交時限為竣工驗收備案后的20個工作日內，也就是說，以竣工驗收備案表的時間為準，后推20個工作日，必須完成竣工資料的移交。

3.制度落地，責無旁貸。

竣工檔案作為一個全新的工作制度，因制度中明確規定需要施工單位進行整理并移交，無疑增加了施工單位的工作量，必然引發與施工單位的激烈矛盾，因此，本人會同公司人力資源部門、工程管理部門采取了以下措施，確保竣工資料的按時移交：

（1）將竣工檔案的收集與項目助理績效掛鉤，確保項目部對接人員的責任；對于工作積極，表現優異的項目助理進行表彰和獎勵；對于工作滯后的項目助理提出整改意見。

（2）項目竣工驗收前對施工單位資料員培訓，告之竣工檔案收集范圍、整理標準。

項目竣工檔案收集整理完成后，申請竣工檔案預驗收。

由公司檔案管理專員對竣工檔案預驗收，如符合我司竣工檔案工作標準，通過驗收，接收檔案；如不符合我司竣工檔案整理標準，不予通過，對施工單位提出書面整改意見，限期整改，直到下次驗收通過。

（3）將竣工檔案是否移交與工程結算掛鉤。

（4）竣工檔案動態化管理。

在項目初期向工程管理部收取“項目關鍵節點計劃”，在各關鍵節點臨近到達時，提醒相關責任人進行相關竣工檔案的管理工作。

（5）實例分析：

我司“成都.凱旋天地”項目于2014年3月動工，竣工時間為2015年9月，竣工備案時間為2016年1月初。在項目建設初期，公司檔案管理專員就對項目助理進行了竣工檔案整理的專項培訓，2015年8月在項目竣工驗收前，召集施工單位相關人員進行竣工檔案整理的培訓;2015年1月，在竣工驗收備案后10個工作日之內，對竣工檔案進行預驗收，并針對不合格的方面提出整改意見，最后在竣工備案后20個工作日內完成竣工檔案的移交。

通過以上與制度配套的工作措施的持續執行，本人所供職的公司在竣工檔案管理方面漸漸走上正軌。

三、與時俱時，推行工作標準

2012年伊始，筆者所供職的公司內部推行大區管控，本人所在的公司晉級為大區中心城市公司。換言之，作為大區級檔案管理人員，我不僅要負責本公司的檔案管理，也要對城市公司的檔案管理工作進行督導。據了解，所有城市公司均無收集竣工檔案的前例。如何帶領城市公司無經驗的檔案管理專員做好檔案管理，并輔導各城市公司掌握本行業檔案管理的難點竣工檔案呢？筆者結合前期工作經驗，提出了“檔案管理幫、傳、帶工作”的工作理念，具體執行方式如下：

1.“幫”—“幫助各城市公司建立自己的工作標準”本人所在大區有下屬城市公司5家，并跨四省市，各省市對于竣工檔案的要求均不一致。針對這一情況，筆者采取“求同存異”的管理思路，“同”—統一整理標準，“異”---允許各公司根據本地實際情況調整歸檔范圍。具體操作如下：

大區主城市公司制定竣工檔案管理工作標準，明確竣工檔案收集范圍與整理標準。

各城市公司以大區竣工檔案收集范圍為范本，組織本公司工程技術人員梳理歸檔范圍，并將本公司確認后的歸檔范圍報大區備案。

大區檔案管理人員到各城市公司進行現場培訓，要求施工單位按大區統一整理標準進行竣工檔案的整理和移交。

2.“傳”—“傳授竣工檔案管理知識與工作技巧”

通過檔案制度培訓、現場工作指導、檔案軟件操作培訓，現場參觀大區總部檔案庫房等多種形式的培訓和工作督導，搭建城市公司檔案管理專員的相關知識架構，將竣工檔案管理在城市公司落地做實。

3.“帶”—“樹立內部標桿，先進帶動后進”

在大區檔案管控的初期，筆者所在公司的下屬五家城市公司竣工檔案管理水準差異較大，水準差次不齊。針對這一情況，本人采用“組織內部竣工檔案管理經驗分享會”、“樹立內部標桿，組織管理水準較差的公司參觀標桿公司”的方式，較為有效地提升了標標公司檔案管理專員及項目助理的工作積極性，帶動管理水準較差的公司積極學習，從而提升了本大區的整體竣工檔案管理水準。

[1]盧連芳.建筑工程中的資料管理[J].中國房地產業.2015.9

[2]尚麗君.試論現代企業檔案管理的現代化[J].中國房地產業.2015.8