《不動產登記暫行條例》實施背景下的檔案整合與集約化管理

文/劉金格 荊州市不動產登記中心檔案館 湖北荊州 434000

《不動產登記暫行條例》實施背景下的檔案整合與集約化管理

文/劉金格 荊州市不動產登記中心檔案館 湖北荊州 434000

《不動產登記暫行條例》的實施對檔案管理工作提出的新的要求。本文對《條例》的內容及實施現狀進行了分析。并分析了此背景下檔案管理工作所面臨的問題，并提出了相應的改進策略。

不動產登記；檔案管理；集約化

1、條例分析

《不動產登記暫行條例》結合了我國的基本國情，對目前不動產登記的相關法律及規范性文件進行了借鑒及整合，最后形成了該條例。該條例由總則、不動產登記簿、登記程序、法律責任和附則等共計六章三十五條條款構成。該條例的立法目的由條例第一條體現，其目的是為了對不動產的登記職責進行整合，對登記行為進行規范，使得群眾申請登記更加便利，最終實現保護權利人的合法權益的根本目的。該條例內容共分為六章節。其中前三章為條例的基本框架，也是對《物權法》核心內容的具體落實。第一章為“總結”，共7條。闡明了該條例的立法目的、立法依據、明確了不動產登記的定義及不動產登記的范圍、機構及相關的原則。第二章為“不動產登記薄”，共6條，主要對登記薄的具體內容及相關保存和移交進行了規定。第三章為“登記程序”，共9條內容，對登記的原則、具體程序、相關審查形式做了規定。第四章共6條，為“信息共享和保護”，主要對不動產登記的相關信息平臺的建設及管理進行了介紹。第五章為“法律責任”共計4條，主要對登記的責任雙方未履行相應職責應承擔的法律責任及后果，及后期的相關理賠。第六章為“附則”共3條，對新舊條例的銜接進行了說明，以期達到平穩的過度?！恫粍赢a登記暫行條例》實現了登記機構、登記依據、登記薄冊、登記信息管理平臺的統一，在一定程度上實現了突破。

2、實施現狀

由于我國的歷史原因，“不動產”涉及的范圍較廣，包括土地的歸屬、性質、相關的用途及登記的程序等都難以有效的統一，我國的不動產登記一直處于較為分散且制度、技術均不能集中及不夠完善的現狀。2007年《物權法》提出了對不動產的登記進行統一，但具體的實施仍欠缺力度。2013 年 11月國務院常務會議決定將不動產登記職責及制度進行統一。由國土資源部監督指導全國等不動產包括土地、房屋、草原、林地、海域等進行統一登記，實現登記的機構、登記簿、登記依據和登記信息平臺的“四統一”[1]。2014 年 8 月，國務院發布我國首部《不動產登記暫行條例》，并公開征求意見。2015年3月1日，條例正式實施。全國的所有城鎮都必須將紙質的房產信息存入電子檔案處，并形成相應的住房信息系統，地級以上城市的住房信息與住建部相聯網，房屋建筑、集體土地等十項不動產被納入登記，并實現公安部門、國土資源部門、民政部門等9個機構信息共享。

3、問題分析

3.1 缺乏科學的管理機制

各級及各類不動產檔案管理機制仍未實現統一，相對較為分散，且沒有明確的隸屬及關聯關系，故不能形成合力，管理的標準不易統一，制約機制的欠缺嚴重影響到管理的力度，減慢了工作的落實進度。

3.2 制度建設參差不齊。

相應的規章制度普遍存在定義較為模糊、且制度制定的時間較早、內容與實際工作嚴重脫軌，故應對檔案管理標準進行統一、完善歸檔的具體流程。

3.3 缺少統籌規劃。

檔案資源分配不均，如館庫建設、館藏優化、信息建設、專業人員配備等存在重復建設、資源浪費等情況。

3.4 標準不統一。

由于各級及各類不動產登記工作規范不同，使得歷史數據整合工作較為困難；檔案信息系統較為落后，起點較低低，系統功能與現代的需求不能相適應，不能滿足當代檔案管理的工作需求。

3.5 查詢服務水平較低。

查檔案查詢工作自動化水平低，不能實現遠程查詢；異地查詢及自助查詢也不能全面實現，無法滿足廣大人民群眾的需求。

4、改進策略

檔案管理工作應從原始的手動管理過度到數字化自動化管理，同時也不應該再是簡單的入庫保存，應向信息資源服務方向轉變，實現檔案的集約化整合管理。

4.1 集中管理，實現資源的合理配置

檔案管理要實現高效化就必須進行科學的管理，建立合理的管理機制。應在市級建立相對獨立的檔案管理機構，對科室的工作職能進行強化，充實干部隊伍，專門負責復雜而龐大的檔案工作的管理。在具體的范圍內，實現集中管理，對人力和物力進行整合對各項資源進行優化配置，協調市、區兩級發展機制。對檔案管理工作進行定期的督導工作，做到以點帶面，加強薄弱環節的建設。同時，在工作中注意工作流程的梳理，簡化辦事程序，減少中間環節，大大提高中作效率。

4.2 對標準進行統一

對檔案的相關業務流程進行規范，同時對歸檔工作及信息平臺建設制定統一的標準，規范相關流程，制定質量標準，為檔案的交接及相關的信息整合提供便利，同時滿足不同的檔案在信息平臺上的相互兼容，應與業務系統互聯，為檔案工作提供一定的保障。

4.3 對檔案館藏進行優化

對現存的檔案進行理論研究，根據其保存設定一定的保管期限。并進行一定的鑒定銷毀工作，對館藏進行優化，緩解檔案的庫存壓力。并可以在近郊集中建立標準化的檔案管理庫房，對各區縣永久保存的檔案進行儲藏，此做法在緩解庫存壓力的同時，大大節約了閑置的土地資源。

4.4 實現檔案的數字化及共享

應引進檔案管理系統，對檔案的管理業務及相應的電子數據進行統一的管理。這種集中管理的方式規避了多系統共存的弊端，并對數據的標準進行了規范，同時實現登記相關部門之間的信息共享，為信息的查詢提供了強有力的保障。不動產數字化檔案的完成實現了檔案的遠程查詢工作，同時該系統功能的完善，大大提高了歸檔工作的效率及質量，檔案數據及相關業務數據的共享，為自助服務帶來了便利。

5、總結展望

隨著《條例》的具體實施，不動產登記的工作將全面展開，其所涉及到檔案的種類及數量將會大幅度的增加。據統計，以中小城市為例，檔案集中整合后，市區不動產的檔案將達到上百萬卷，且每年還會以10-20%的幅度遞增，且查詢量每年將突破10萬件以上。對這巨大數目的檔案進行管理，就必須在現有的數字檔案管理基礎上不斷開發利用物聯網、云計算等先進的新鮮技術，將檔案信息的建設推向新的階段。

[1]張猛，不動產登記檔案工作調研與思考[J].中國檔案，2015，（4）:25.