全生命周期文檔管理在核電項目的應用

文/趙越 中國中原對外工程有限公司 北京 100191

全生命周期文檔管理在核電項目的應用

文/趙越 中國中原對外工程有限公司 北京 100191

在傳統核電項目管理模式下，項目參與者之間關系通常為縱向的指令關系或合同關系，各方在合同范圍內彼此孤立，造成項目文檔信息不流通。由于核電項目前期、建造、調試、運營不同階段的管理者不同，導致了管理活動的非連續性、相互獨立性和項目的內在聯系被割裂，從而造成項目文檔無法按照其全生命周期的正常規律進行管理。如何采取適當的管理模式來改善核電文檔管理問題，以適應EPC模式下核電各方管理角色的變化，從而最大限度地提高項目文檔管理效益，已經成為核電項目各參與方共同關注的課題。

全生命周期；文檔管理；核電項目；應用

1、核電項目文檔管理系統功能實現

1.1 通過多個功能及模塊實現項目文檔管理

1.1.1 多項目協同管理

支持多種文件類型管理，不同文件類型具有不同的關鍵屬性并支持不同的工作流程；支持樹形目錄結構，遵循固定規則創建多層文件夾，系統既能在相同功能實現對多項目文件管理的并行不悖，又能通過對文件權限的管理區分不同項目的不同文件。

1.1.2 文檔排序

支持根據文檔的編號、標題、創建日期、修改日期、創建者、修改者、生命周期、修改權限等屬性排序；支持顯示屬性的設置，按不同次序顯示需要的屬性類型。

1.1.3 文件版本管理

歷史版本，即文件的修訂版本；系統版本，即通過審核流程等工作流程生成的不同文件版本。系統接收到新版本文件時可自動與舊版本建立關聯，系統默認顯示文件最新版本，用戶可通過操作查看文件的各個歷史版本及系統版本。移動文件時連同系統版本、歷史版本一并移動，當上傳或接收同編號同版本文件時，系統會自動進行提醒。

1.1.4 文件的關聯關系

核電文件的往來關系較復雜，因此，核電文檔管理系統應支持多種關聯關系，如版本關系、回文關系、參考文件關系、發文傳遞關系等等。通過對多種文件關聯關系的支持，系統實現往來文件、同一文件的不同版本及相關文件的相互關聯，進一步提升系統的功能性和實用性。

1.1.5 文件搜索功能

具備全文搜索及高級搜索引擎，可以快速、準確找到所需文件；高級搜索支持通過多種邏輯關系的搜索條件的限制，快速查找出對應文件。

1.2 工作流程管理及無紙化辦公

文檔管理系統可與Office集成融合，使用戶通過熟悉的界面進行操作，便于文件的生成和流轉，同時降低培訓成本，提高工作效率。系統與電子郵件集成，在用戶收到任務時向其郵箱發送郵件提醒。根據任務處理流程分為：待辦、辦理中、已辦、待閱、已閱等狀態。系統中發生事件后可自動向相關用戶發送通知郵件，同時應支持在系統中收發郵件，實現郵箱與文檔管理系統的融合。系統可以與掃描儀及打印機集成，同時配合嚴格的權限管理，既方便文件的輸入、輸出，又保證文件的安全性。支持在系統中創建信函、文件，系統可按事先錄入的編碼規則自動為文件取號，并在系統中走文件編制、審核、批準及發布流程，管理員預先在系統上傳用戶的簽名，為用戶在文件中加入電子簽章做好準備；系統可自動將批準后的文件轉化為PDF格式。支持設計變更、糾正措施、各類技術文件按不同流程進行流轉和審核，并支持各類文件在系統上的分發，系統可以按多種方式對用戶分組，方便文件的自動分發和流轉。流程應具備可追溯性，即用戶可通過流程報告查看流程的歷史路徑和進度，且系統會自動向每一個節點的責任人發送郵件通知。文檔借閱功能：用戶可在系統中辦理借閱手續，借閱一定使用權限和借閱期限內的文件，系統可自動對借閱過程進行跟蹤管理。

1.3 文件的保密管理

文檔管理系統應具備權限控制機制，為不同用戶、角色、部門開放瀏覽、修改、刪除等不同的權限，實現對每份文檔的區別化管理，既方便利用又便于保密管理。也可通過為特定用戶安裝密鑰等方式對瀏覽用戶進行控制，從而實現文檔的安全共享。通過對文件和用戶的權限控制，可實現控制目標文件在本地保存和打印，從而實現文件加密存儲，實現文件在保密情況下的有限共享。

1.4 文件交換管理

根據文獻資料統計：建設工程項目實施過程中存在的三分之二的問題與信息交流有關；10%-33%的費用增加與信息交流存在的問題有關，信息交流問題導致工程變更和工程實施的錯誤約占工程總成本的3%-5%。由此可見信息和文件及時、準確傳遞的重要性。文檔管理系統應包含文件交換的模塊，實現通過系統進行文件、信函的收發，系統文件和交換區文件可以相互轉化，文件根據事先設定的規則及文件編號可以自動存入對應文件夾，用戶可以通過交換區與外部進行交流，實現系統的外部集成。

2、用戶在系統功能實現過程中的考慮

以上總結了方便用戶使用的核電項目文檔管理系統的功能，為實現這些功能用戶應有何考慮呢？由于系統開發商缺乏工程建設經驗，即使有系統開發經驗，也不能保證開發完成的系統能夠實現用戶所需求的全部功能。正式的書面需求文檔和及時有效的溝通可以統一用戶和系統開發商的認知，減少開發過程中的溝通障礙，避免長周期的返工。用戶應提供完善的文檔管理系統要求，為系統開發者提供更加明確的開發方向，及時有效的溝通可以避免由于認知和經驗不同造成的理解偏差。用戶可以派專人對開發商整個功能實現過程進行跟蹤，并定期對需求的實現情況進行梳理，最終完成各功能模塊的有效開發。優秀的文檔管理系統會使項目的文檔管理變得輕松愉快，在提升工作效率、簡化工作流程、無紙化辦公的基礎上更加保證文件的安全性和文檔管理的智能性。在系統投入使用后，用戶也應根據不同角色，理解自己業務范圍內的系統流程，使系統充分發揮作用，使各功能模塊物盡其用，不但方便文檔管理，更方便項目流程管理，為項目建設提供更高端的支持

結論：

隨著現代信息技術的發展，戰略合作理念的出現和核電項目系統性、模塊化的發展趨勢，傳統的各方目標割裂、相對對抗式的文檔管理模式顯然不符合項目文檔發展的需要，新的項目文檔管理模式將會應運而生。

[1]王柏釗,鄒鵬.基于文件生命周期淺談核電工程項目文檔一體化管理[J].辦公室業務,2014,17:107.

[2]韓一犁.核電建設項目前期管理關鍵成功因素研究[D].華北電力大學(北京),2014.