淺析事業單位的檔案管理工作

◆杜 紅

(吉林長白朝鮮族自治縣人才交流服務中心)

淺析事業單位的檔案管理工作

◆杜 紅

(吉林長白朝鮮族自治縣人才交流服務中心)

隨著經濟的迅速發展，我國事業單位的數量不斷增多，其中很多事業單位的業務范圍和業務量也逐漸增多，隨之而來，會有大量的文字資料、影像資料等需要歸檔保存，這些資料記載著事業單位的發展歷史，也有一些重要的發展數據和信息，這些信息的保存非常重要。因此，很多事業單位越來越重視檔案管理工作，對事業單位檔案管理工作進行了具體分析，希望對實踐工作有所幫助。

事業單位 檔案管理 現狀 對策

1事業單位檔案管理工作現狀

1.1重視程度不足

目前很多事業單位的檔案管理工作面臨的主要困難之一就是人們不重視，無論是單位領導還是職員都沒有重視起檔案管理工作，沒有人重視，工作開展就比較困難。很多人都認為檔案管理工作，就是保存資料、抄抄寫寫，不會產生直接的經濟效益，只要做好資料的保存工作，對付檢查，就萬事大吉。這樣，就造成很多單位領導不重視，致使檔案管理部門在整個事業單位處于比較低的地位，甚至造成從事檔案管理工作的人員都不再重視自己的工作，只是形式上歸歸檔，越來越不能發揮出自身的價值，檔案也逐漸失去了作用。

1.2信息化程度不高

隨著事業單位的不斷發展，事業單位業務量的擴大，檔案資料也逐漸增多，傳統的檔案管理模式已經不能適應新時代事業單位發展的需求，還用原來傳統的檔案管理方式已經遠遠不能夠對當今的檔案進行有效的分檔和保存。隨著科學技術的發展，信息技術手段已經逐漸應用到檔案管理工作中，檔案信息管理系統已經得到普遍應用，但是一些先進的技術手段還沒得到充分的發揮，計算機技術還沒有在檔案管理中廣泛應用，一些單位僅僅將檔案目錄錄入計算機，而資料檢索和調閱等還采用手工操作，并沒有實現無紙化閱檔，這樣就造成檔案管理工作的效率降低，質量也沒得到保障。

1.3檔案資源再利用率低

檔案管理工作的重要目的之一是對檔案的利用，然而，大部分事業單位的檔案管理工作就是對資料的保存，基本上保存起來的檔案資料再也沒有被利用起來，沒有利用價值的檔案資源當然不會被重視。然而，這些珍貴的檔案資源由于沒有被整理、被加工，當然成了封存的珍寶，無法發揮出它應有的作用，無法體現出它本身的價值。這與檔案管理工作的有效開展密不可分，沒有進行有效的整理和利用，是檔案管理工作的疏忽。

1.4檔案管理不規范

檔案在歸檔保存之前，要進行標準的制作，然而我國很多事業單位都沒有按照標準制作檔案，造成查閱不方便、很混亂的情況發生，甚至會出現檔案資料破損、褶皺、缺失等情況。這些基本的要求，是檔案管理工作有效開展的基礎。應該認真對待。

1.5檔案管理工作人員素質較低

很多事業單位檔案管理工作人員并不是專業人員，很多都是其他部門人員兼職，由于本身不是專業出身，業務素質普遍較低，同時由于兼職，責任感又不會太強，造成檔案管理工作質量的下降。

2解決對策

2.1提高重視程度

要想做好事業單位的檔案管理工作，首先要提高事業單位領導對檔案管理工作的重視程度，可以通過經常向領導匯報檔案工作相關情況等引起領導的重視，同時也要加強對檔案的整理與利用工作，將檔案資源的利用情況多匯報給領導，讓領導了解檔案管理工作的重要作用和意義，從而引起領導的重視；其次，也要提高事業單位所有職員的重視，可以通過大力宣傳檔案管理工作相關內容，提高大家對檔案工作的認識，例如，舉辦講座、分發傳單、板報宣傳等方式，將檔案管理工作的內容、重要性、作用等進行全面的宣傳，從而營造一個全單位都重視檔案管理工作的一個氛圍，只有這樣才能有效促進檔案管理工作的開展與發展。

2.2建立檔案管理制度

制度的建立是做好檔案管理工作的保障，使檔案管理工作能夠有制度可循，從而提高檔案管理工作的質量。一切工作都以制度為標準，從而避免檔案的丟失、遺漏等情況發生。一是可以用規章制度嚴格規范檔案管理的操作流程；二是可以用規章制度對檔案管理工作的進行過程嚴格審查。經過規章制度的嚴格規范，可以避免很多錯誤操作，也能夠提高管理質量，為檔案管理工作的發展提供制度保障。

2.3加強檔案管理信息化程度

隨著科學技術的發展，為了適應新時期事業單位檔案管理工作的發展，要加快檔案管理信息化建設進程，使檔案管理逐漸實現無紙化操作，這樣既能夠提高工作效率，也能夠保證工作質量。同時，也方便檔案資料的檢閱和利用。

2.4提高工作人員素質

工作人員素質的高低是決定事業單位檔案管理工作是否順利開展的關鍵因素。因為，工作人員是檔案管理工作的直接執行者，他們素質的高低直接影響工作質量。因此，提高工作人員的綜合素質，是重中之重。提高工作人員素質，可以通過定期培訓或者講座的方式，提高他們的業務素質及愛崗敬業的意識。同時為了激勵工作人員自我學習成長，可以通過考核的方式進行獎勵，對于工作比較突出、責任心強的員工給與獎勵，從而激勵員工自我學習，不斷提高自身綜合素質，以適應工作需要。另外，檔案管理部門應該多引進一些專業的人才，從而保證檔案工作的有效開展。

3事業單位檔案管理工作的重要意義

事業單位的檔案管理工作是隨著近些年事業單位的不斷發展而產生出現并發展的，很多相關人員還沒有深刻理解檔案管理工作的重要意義，以下通過檔案的3個重要作用，闡述事業單位檔案管理工作的重要意義。

首先，對于事業單位來講，檔案記錄著事業單位的成長過程，它能夠完整的記錄下單位的發展歷程，有最原始、最真實、最基礎的記錄。其次，檔案可以對事業單位的業績及管理水平進行科學合理的評價。檔案記錄著事業單位的每一階段業務發展情況和資金運轉情況，記錄著每一階段的成果和經驗。管理人員可以通過這些數據，進行總結和分析，從而制定出單位的發展規劃。再次，檔案可以提供方便的查詢服務。

4結語

檔案是珍貴的資源，是一種能產生巨大作用的資源，在我國事業單位發展的過程中，離不開檔案管理工作，檔案管理工作的有效開展，會促進事業單位的進一步發展。因此，一定要根據實際情況，有序開展檔案管理工作，建立一支強大的檔案管理隊伍，提高檔案管理的信息化水平，引進先進的管理技術和設備，促進檔案管理工作的全面發展，實現檔案管理工作的可持續發展。目前來看，雖然我國事業單位的檔案管理工作還有很多需要改進的地方，但是通過上下級的共同努力，檔案管理工作一定會走上正軌。

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