提高高校接待工作水平的思考

陳　琳

(泉州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，福建 泉州 362011)

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提高高校接待工作水平的思考

陳琳

(泉州醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，福建 泉州 362011)

隨著我國高等教育不斷發(fā)展，高校與國內(nèi)兄弟院校、國外高校以及相關(guān)教育機(jī)構(gòu)的交流與合作日益增多，因此高校需要及時(shí)更新觀念，加強(qiáng)行政管理，根據(jù)接待的不同內(nèi)容和特點(diǎn)，按照接待的要求，有針對性地開展接待工作，提高接待工作水平，使接待工作更好地服務(wù)于學(xué)校的改革和發(fā)展大局。

高校；管理；接待工作

0　引言

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展，高校之間在教育改革、擴(kuò)大招生、人才培養(yǎng)水平評估、示范性院校建設(shè)、專業(yè)提升等方面進(jìn)行的交流與合作日益增多，與國外高校、相關(guān)教育機(jī)構(gòu)的交流與合作也不斷加強(qiáng)。面對日益增加的交流合作，高校需要及時(shí)更新觀念，重新審視、重視、狠抓接待工作，使高校的接待水平不斷提高，讓高校的接待工作更好地服務(wù)于學(xué)校的改革和發(fā)展大局，通過接待服務(wù)這個(gè)“窗口”和“平臺”，展現(xiàn)學(xué)校的形象和內(nèi)涵，提升學(xué)校知名度和聲譽(yù)，增加高校的社會影響力。

1　高校接待的主要內(nèi)容

學(xué)校公務(wù)接待主要包括上級部門、兄弟院?；蛴嘘P(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)來校考察、參加會議、調(diào)研、檢查指導(dǎo)、學(xué)習(xí)交流、合作商洽等公務(wù)活動(dòng)。

2　高校接待工作的基本要求

2.1嚴(yán)守紀(jì)律，按章辦事

2013年12月8日，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》，對公務(wù)接待的相關(guān)內(nèi)容做了詳細(xì)、明確的規(guī)定。這一規(guī)定的出臺，有利于規(guī)范黨政機(jī)關(guān)國內(nèi)公務(wù)接待管理。高校應(yīng)根據(jù)這一規(guī)定，結(jié)合學(xué)校自身實(shí)際情況，制定相關(guān)的具體措施和辦法，嚴(yán)格審批控制公務(wù)接待工作，對能夠合并的接待工作進(jìn)行統(tǒng)籌安排，住宿、用餐標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定。

2.2厲行節(jié)約，反對浪費(fèi)

高校應(yīng)該嚴(yán)格按照2013年11月25日中共中央、國務(wù)院印發(fā)的《黨政機(jī)關(guān)厲行節(jié)約反對浪費(fèi)條例》的各項(xiàng)規(guī)定，嚴(yán)格控制接待范圍和標(biāo)準(zhǔn)，擅自提高標(biāo)準(zhǔn)、超標(biāo)準(zhǔn)接待一律不予核銷。要提升學(xué)校食堂的接待能力，原則上在學(xué)校食堂定點(diǎn)接待。要簡化公務(wù)接待禮儀，堅(jiān)持輕車簡從，精簡陪同人員。召開座談會或匯報(bào)會，會場布置簡約，一般會議不準(zhǔn)擺放水果、香煙和鮮花等。嚴(yán)禁單位之間、單位內(nèi)部相互吃請，或以檢查、評比等名義進(jìn)行公款消費(fèi)，從嚴(yán)控制工作餐標(biāo)準(zhǔn)。

2.3熱情友好，儀表莊重

接待工作者的禮儀不僅反映個(gè)人的氣質(zhì)風(fēng)度、精神風(fēng)貌，更代表了高校的形象。高校工作人員在接待過程中，要注重接待禮儀，衣著莊重，舉止大方，言談熱情有分寸。在接待外賓時(shí)，應(yīng)注意充分尊重外賓的特殊風(fēng)俗習(xí)慣。

2.4把握交流尺度，堅(jiān)守保密原則

高校在接待工作中，應(yīng)嚴(yán)格把握交流尺度，堅(jiān)守保密原則。應(yīng)設(shè)立專門的會客室或接待室，也可以臨時(shí)使用會議室，用于接待進(jìn)入學(xué)校辦公場所的外來人員，一般情況下不允許外來人員直接進(jìn)入辦公室辦事，特別是在開展對外交流與合作的過程中，做到“可交流”的交流，“該保密”的保密。

3　提高高校接待工作質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

3.1更新接待工作理念

首先，要正確認(rèn)識高校接待工作的重要性。高校的接待工作并不僅僅是簡單的迎來送往、安排住食，而是通過接待工作向外界展示學(xué)校的校園基礎(chǔ)建設(shè)、校園文化氛圍、專業(yè)建設(shè)、實(shí)訓(xùn)基地建設(shè)等情況，并與其他單位就如何進(jìn)一步推動(dòng)學(xué)校的各項(xiàng)建設(shè)進(jìn)行探討與交流。其次，高校接待工作應(yīng)始終圍繞學(xué)校發(fā)展中心工作思考并統(tǒng)籌規(guī)劃。通過一次次的接待與兄弟院校建立聯(lián)系，最大程度地進(jìn)行科研、人才培養(yǎng)、教學(xué)改革等方面的信息交流，汲取先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，探討相關(guān)領(lǐng)域的合作，為學(xué)校贏得良好聲譽(yù)，獲得社會公眾的信任，為推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展建設(shè)不斷搭橋鋪路。特別是在高校不斷加強(qiáng)對外交流與合作的背景下，高校接待工作者更應(yīng)確立“公務(wù)接待就是政治工作”的理念，配合學(xué)校外事工作部門做好相關(guān)接待工作，為學(xué)校開展對外交流與合作服務(wù)。

3.2不斷提高接待工作精細(xì)化管理水平

高校在接待工作中一定要從抓好每一件不起眼的小事做起，不斷提高接待工作精細(xì)化管理水平。接待工作應(yīng)做好前期準(zhǔn)備工作，制定接待周詳?shù)挠?jì)劃并落實(shí)每一個(gè)具體細(xì)節(jié)，包括安排車輛、預(yù)訂賓館、用餐預(yù)定、會議室準(zhǔn)備、準(zhǔn)備紀(jì)念品、通知參加人員和出席領(lǐng)導(dǎo)等。接待中要注意迎賓禮儀、會議室座位安排、參觀禮儀、拍照角度和取景、宴請禮儀、送別禮儀等。接待工作結(jié)束后應(yīng)撰寫新聞稿，并對接待工作作出反思和總結(jié)，將相關(guān)材料整理歸檔。

3.3在接待工作中彰顯學(xué)校鮮明的辦學(xué)特色

每一所高校在長期的辦學(xué)實(shí)踐中，都會形成自身獨(dú)特的個(gè)性風(fēng)貌和風(fēng)格，即辦學(xué)特色。這種特色既體現(xiàn)在教材、課程設(shè)置、教學(xué)方法方面，又體現(xiàn)在管理模式、管理風(fēng)格、校園文化等方面。鮮明的辦學(xué)特色是高校生存和發(fā)展的原動(dòng)力，所以高校應(yīng)在接待工作中，盡力彰顯學(xué)校鮮明的辦學(xué)特色，展現(xiàn)學(xué)校的文化底蘊(yùn)。例如學(xué)校接待的會議室、餐廳等接待場所，應(yīng)在布置時(shí)體現(xiàn)辦學(xué)理念等特色元素，將學(xué)校的特色文化直觀傳遞給來賓；安排參觀校園時(shí)，應(yīng)安排能夠體現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、管理、校園文化的參觀路線和展點(diǎn)，例如學(xué)校的校史館、實(shí)訓(xùn)基地、重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室、科研基地等；互贈禮物時(shí)可選用具有學(xué)校特色或體現(xiàn)學(xué)校成果的產(chǎn)品作為紀(jì)念禮品，既能體現(xiàn)禮尚往來，又能彰顯學(xué)校特色，給來賓留下深刻印象。

3.4各部門團(tuán)結(jié)協(xié)作，合力做好接待工作

高校接待工作是“立體式”工作，所以應(yīng)該制定接待工作制度和日常接待工作方案，建立由接待工作部門牽頭，各職能部門、各學(xué)院(系)共同協(xié)作的接待工作機(jī)制。對于重要的公務(wù)接待工作，要及時(shí)成立領(lǐng)導(dǎo)小組，由校領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)、辦公室牽頭協(xié)調(diào)，制定專門的接待工作方案，逐一落實(shí)聯(lián)絡(luò)組、會務(wù)組、后勤保障組、安全保衛(wèi)組、宣傳組的職責(zé)，由各部門協(xié)調(diào)聯(lián)動(dòng)共同完成接待任務(wù)。

3.5構(gòu)建一支高素質(zhì)的接待工作隊(duì)伍

隨著高校接待工作的精細(xì)化管理水平進(jìn)一步提高，高校必須努力提高接待部門人員各方面能力素質(zhì)，提高接待業(yè)務(wù)能力，建立一支政治過硬、反應(yīng)迅速、靈活果斷、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、熱情周到的接待工作隊(duì)伍。

3.5.1政治素質(zhì)

高校要認(rèn)真加強(qiáng)思想政治工作，與時(shí)俱進(jìn)，更新政治教育內(nèi)容，提高接待工作者的政治敏銳性和洞察力，在政治上時(shí)刻與黨中央保持高度一致。尤其是外事接待工作具有濃厚的政治色彩，在外事接待、對外交流的過程中須時(shí)刻保持頭腦清醒，政治立場堅(jiān)定，掌握必要的接待策略。

3.5.2業(yè)務(wù)素質(zhì)

從現(xiàn)階段高校的實(shí)際情況來看，高校的接待工作沒有得到足夠的重視，接待工作隊(duì)伍不穩(wěn)定，接待工作者普遍綜合素質(zhì)不高。高校應(yīng)通過組織接待工作者到兄弟院?？疾靺⒂^，開展禮儀文化、習(xí)俗等有針對性的培訓(xùn)來提高接待工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)，鼓勵(lì)接待工作者利用業(yè)余時(shí)間學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識。

3.5.3禮儀素養(yǎng)

高校接待工作者在接待工作中的一言一行無不代表著學(xué)校的形象。所以高校接待工作者應(yīng)注重個(gè)人禮儀，在接待工作中應(yīng)儀容整潔，始終主動(dòng)服務(wù)、微笑服務(wù)，對待賓客熱情友好，舉止得體。同時(shí)也要留意并尊重賓客的風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。

3.5.4心理素質(zhì)

接待工作細(xì)致復(fù)雜，具有較強(qiáng)的時(shí)效性和針對性，在具體的工作中難免會出現(xiàn)突發(fā)情況，這就要求接待人員具備良好的心理素質(zhì)，在細(xì)致做好事前的準(zhǔn)備工作基礎(chǔ)上，沉著冷靜、靈活處理接待中出現(xiàn)的各種情況，及時(shí)調(diào)整接待安排，避免各種疏漏。

4　結(jié)語

接待工作作為高校行政管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，在新的歷史時(shí)期被賦予了更深層的內(nèi)涵和要求。高校應(yīng)從自身實(shí)際出發(fā)，不斷開拓思路，創(chuàng)新接待工作方法，提升接待工作者素質(zhì)，切實(shí)將接待工作做精、做細(xì)、做得滿意，真正發(fā)揮接待工作的重要作用。

[1]楊春惠.關(guān)于構(gòu)建高校辦公室接待工作新機(jī)制的思考[J].泉州師范學(xué)院學(xué)報(bào),2011,1.

[2]丁坤.新形勢下高校對外接待工作優(yōu)化的思考[J].文教資料,2010,11,

[3]周漢清,李海晶.高等學(xué)校接待工作的創(chuàng)新與發(fā)展研究[J].南昌高專學(xué)報(bào),2011,6.

[4]戴育濱.新時(shí)期高校接待工作初探[J].長沙鐵道學(xué)院學(xué)報(bào),2010,6.

[5]孫茜.論高校外事接待[J].科教導(dǎo)刊,2013,5.

(編輯馬海超)

Reflection of Raising the Level of the Reception Work in Universities

CHEN Lin

(Quanzhou Medical College, Quanzhou 362011， China)

With the rapid development of higher education in our country, the exchange and cooperation between universities and internal institutions, foreign universities, or relative educational institutions are increasing.Therefore, colleges and universities need to update ideas timely, and strengthen administrative management.According to different contents and characteristics of reception, and the requirements of reception, carry out targeted reception work, and improve the reception level, so that the reception work can better serve the reform and overall development of a university.

university; management; reception work

2016-03-26

陳琳(1986，7)，女。學(xué)士學(xué)位，研究實(shí)習(xí)員。研究方向：高校行政管理。

G647

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1672-0601(2016)07-0029-03