移動(dòng)辦公軟件在科研協(xié)作中應(yīng)用的可行性分析

郭璇

（河南省社會(huì)科學(xué)院，河南鄭州 450000）

移動(dòng)辦公軟件在科研協(xié)作中應(yīng)用的可行性分析

郭璇

（河南省社會(huì)科學(xué)院，河南鄭州 450000）

互聯(lián)網(wǎng)、PC終端、移動(dòng)終端等科技的應(yīng)用已經(jīng)與工作和生活高度融合、密不可分。科研人員在開(kāi)展學(xué)術(shù)研究或者課題工作時(shí)，有一款類(lèi)似ERP企業(yè)關(guān)系系統(tǒng)的軟件，能夠?yàn)榭蒲泄ぷ髡咛峁└鼮榭茖W(xué)的、流暢的、有效的新型科研協(xié)作方式。基于此，對(duì)現(xiàn)有的（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件進(jìn)行分析，并探尋其功能應(yīng)用于科研工作的可能性，為科研方式的創(chuàng)新提供新的思路。

科研協(xié)作；辦公軟件；協(xié)作創(chuàng)新

在科技迅猛發(fā)展的今天，互聯(lián)網(wǎng)、PC終端、移動(dòng)終端等科技的應(yīng)用，已經(jīng)與工作和生活高度融合、密不可分。在現(xiàn)今的企業(yè)中，幾乎每家都有自己的ERP企業(yè)管理系統(tǒng)，這些軟件的應(yīng)用極其廣泛，并且已經(jīng)有了較為成熟的流程。隨著智能終端設(shè)備的普及，ERP企業(yè)管理系統(tǒng)也已經(jīng)逐漸向移動(dòng)終端發(fā)展，成為一種企業(yè)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件，能夠?yàn)槠髽I(yè)和員工提供更為方便、快捷、高效的辦公協(xié)作方式，為其節(jié)約人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等成本，并為企業(yè)帶來(lái)更高的效益。那么，在進(jìn)行學(xué)術(shù)研究工作時(shí)，尤其是需要團(tuán)隊(duì)合作進(jìn)行的大型課題研究時(shí)，可以借鑒此類(lèi)企業(yè)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件的優(yōu)勢(shì)，將其轉(zhuǎn)化并應(yīng)用于科研工作，讓其各模塊實(shí)現(xiàn)適用于科研的功能，為科研工作提供更為科學(xué)的、流暢的、有效的新型科研方式。鑒于此，本文了解目前發(fā)展的如火如荼的企業(yè)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件究竟能夠?qū)崿F(xiàn)哪些功能，以及是如何運(yùn)作并為企業(yè)帶來(lái)效益的，并嘗試探討其應(yīng)用于科研工作的可行性。

1 企業(yè)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件

在一個(gè)團(tuán)隊(duì)中，傳統(tǒng)的協(xié)作是通過(guò)語(yǔ)言溝通和書(shū)面文件來(lái)實(shí)現(xiàn)的，隨著科技日新月異的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，協(xié)作方式也在不斷轉(zhuǎn)變。眾所周知，使用計(jì)算機(jī)為載體的ERP辦公軟件早已普及。這種ERP辦公系統(tǒng)逐漸替代書(shū)面文件，實(shí)現(xiàn)更為便于流通、更為利于存儲(chǔ)、更為易于查找、更為環(huán)保的辦公及協(xié)作方式。而隨著智能移動(dòng)終端的科技進(jìn)步和普及，單純以PC終端為載體的辦公及協(xié)作軟件開(kāi)始越來(lái)越無(wú)法滿(mǎn)足企業(yè)的實(shí)際需求，因此，可以同時(shí)在PC終端和移動(dòng)終端操作和運(yùn)行的辦公及協(xié)作軟件應(yīng)運(yùn)而生。

1.1 企業(yè)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件的發(fā)展趨勢(shì)

隨著互聯(lián)網(wǎng)及移動(dòng)終端的迅猛發(fā)展，ERP辦公軟件也已從電腦終端延伸到了移動(dòng)終端。這種基于移動(dòng)終端的移動(dòng)辦公軟件幫助人們把時(shí)間和空間延長(zhǎng)，不再局限于具體的辦公地點(diǎn)，讓工作變得更為輕松、高效、便捷。

縱觀全球科技行業(yè)的發(fā)展大趨勢(shì)，無(wú)論是美國(guó)的戴爾、IBM公司，中國(guó)的聯(lián)想，還是深耕互聯(lián)網(wǎng)領(lǐng)域多年的谷歌、亞馬遜等，都在從消費(fèi)級(jí)市場(chǎng)轉(zhuǎn)向企業(yè)級(jí)市場(chǎng)。根據(jù)我國(guó)軟件行業(yè)權(quán)威數(shù)據(jù)研究機(jī)構(gòu)“海比研究”在2016年3月給出的報(bào)告顯示，預(yù)計(jì)2016年中國(guó)移動(dòng)辦公市場(chǎng)（主要由協(xié)作辦公應(yīng)用、企業(yè)級(jí)即時(shí)通信、電話(huà)會(huì)議三部分組成）的規(guī)模將達(dá)到327.4億元，復(fù)合增長(zhǎng)率為驚人的42%［1］。

由此可見(jiàn)，移動(dòng)辦公已成為全球的發(fā)展趨勢(shì)。在我國(guó)，這種辦公及協(xié)作的方式也已實(shí)現(xiàn)，但此類(lèi)軟件種類(lèi)繁多，功能上也各有千秋，仍處于逐步發(fā)展和完善的階段。

1.2 企業(yè)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件的運(yùn)作

企業(yè)所使用的辦公軟件，是針對(duì)不同企業(yè)、不同業(yè)務(wù)、不同部門(mén)的實(shí)際需求，實(shí)現(xiàn)其所需功能，從而解決各種實(shí)際問(wèn)題。企業(yè)注重的是工作效率和利益實(shí)現(xiàn)，因此，其辦公軟件更為傾向流程的控制和時(shí)效的管理，以幫助企業(yè)達(dá)到高效、更準(zhǔn)確、更有針對(duì)性的處理工作任務(wù)的目的。

企業(yè)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件的運(yùn)作基本是以工作流的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。以（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件在大型集團(tuán)企業(yè)中的實(shí)際應(yīng)用為例，在實(shí)現(xiàn)一個(gè)采購(gòu)流程時(shí)，需要使用部門(mén)在系統(tǒng)中發(fā)起“采購(gòu)申請(qǐng)”流程，然后此流程的工作流會(huì)按照既定的流程設(shè)定，經(jīng)過(guò)各個(gè)部門(mén)的相關(guān)負(fù)責(zé)人——此時(shí)流程在系統(tǒng)中可以細(xì)分到抵達(dá)同一部門(mén)的不同負(fù)責(zé)人處，經(jīng)過(guò)逐級(jí)的情況說(shuō)明及審核，最終至企業(yè)負(fù)責(zé)人處審批。此時(shí)，這個(gè)采購(gòu)流程仍未完成，經(jīng)過(guò)企業(yè)負(fù)責(zé)人的審批之后，流程還需要到達(dá)采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行一系列采購(gòu)流程，再轉(zhuǎn)入財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)入相應(yīng)的流程，當(dāng)然仍需各級(jí)負(fù)責(zé)人及企業(yè)負(fù)責(zé)人審批。

從發(fā)起申請(qǐng)到逐級(jí)審批，從采購(gòu)到發(fā)放至使用人，從合同的簽訂到貨款的結(jié)付，要涉及到使用部門(mén)、采購(gòu)部門(mén)、行政部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和企業(yè)負(fù)責(zé)人等相關(guān)部門(mén)及各個(gè)負(fù)責(zé)人。如果沒(méi)有（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件，企業(yè)將浪費(fèi)無(wú)數(shù)人力和時(shí)間，這對(duì)于企業(yè)而言是巨大的損失。

1.3 （移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件如何為企業(yè)節(jié)省成本

在企業(yè)中，類(lèi)似上文提到的采購(gòu)流程的“工作流”，貫穿在整個(gè)集團(tuán)的業(yè)務(wù)當(dāng)中，各種工作流程的完成不僅耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)，而且經(jīng)過(guò)的人數(shù)眾多，其中任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題都將會(huì)影響整個(gè)團(tuán)隊(duì)的效率。類(lèi)似這種大型集團(tuán)企業(yè)中繁復(fù)的辦公流程問(wèn)題，如果僅僅用人力來(lái)解決，費(fèi)時(shí)費(fèi)事，且效率低下。因此，如何提高效率，節(jié)省時(shí)間、人力及物力，就成為了企業(yè)追求的目標(biāo)。

1.3.1 時(shí)間成本。對(duì)于企業(yè)而言，時(shí)間就是金錢(qián)，工作效率永遠(yuǎn)是企業(yè)所追求的，一個(gè)工作流程需要經(jīng)過(guò)如此多的審批人和部門(mén)，那么一個(gè)企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中每天都有無(wú)數(shù)這樣的申請(qǐng)和流程需要解決，而（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件為企業(yè)很好地解決了諸如負(fù)責(zé)人出差等無(wú)法見(jiàn)到本人的情況流程就要停滯、卡殼的問(wèn)題。流程在系統(tǒng)中從發(fā)起人開(kāi)始，經(jīng)過(guò)各級(jí)審批人各個(gè)部門(mén)，僅需要在移動(dòng)終端或者PC終端上進(jìn)行操作即可，甚至不需要見(jiàn)面，如果有疑問(wèn)，通過(guò)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件的聯(lián)絡(luò)功能即可實(shí)現(xiàn)文字、語(yǔ)音、視頻等不同方式的溝通。因此，無(wú)論相關(guān)審批人在哪里，都能夠及時(shí)審核，不會(huì)影響流程的進(jìn)度。

1.3.2 人力成本。（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件對(duì)于工作流的實(shí)現(xiàn)，把工作人員拿著大堆的文件來(lái)回奔波于各個(gè)部門(mén)之間，向各個(gè)部門(mén)解釋相關(guān)問(wèn)題，并請(qǐng)各個(gè)負(fù)責(zé)人審批文件的工作中解脫出來(lái)，讓其有更多的時(shí)間和精力去完成其他的工作。同時(shí)，各個(gè)工作流的流程經(jīng)過(guò)以及各級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)流程的處理結(jié)果、花費(fèi)的時(shí)間、處理的效果等在系統(tǒng)中均一目了然，無(wú)需再費(fèi)力地查找資料，即使后期再要調(diào)出相關(guān)資料查閱，也僅需在系統(tǒng)中查找即可，無(wú)需勞煩工作人員去資料室查找相關(guān)的文件，無(wú)論何時(shí)何地，只需要一部移動(dòng)終端，即可查閱相關(guān)資料。

簡(jiǎn)而言之，透視美學(xué)是從多元化視角解讀事物的哲學(xué)思辨。透視美學(xué)旨在發(fā)現(xiàn)每一獨(dú)特視角中的感知與勢(shì)。勢(shì)影響并決定我們對(duì)事物的感知，而通過(guò)表述感知，也就有了勢(shì)。解讀就是找出賦予事物感知的勢(shì)，且每一種解讀都源自于一個(gè)獨(dú)特的視角。因此，感知和勢(shì)本質(zhì)上都是多元的。

1.3.3 物力成本。（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件省卻了各種書(shū)面的申請(qǐng)資料和審批，將企業(yè)從書(shū)面辦公中解放出來(lái)，不僅節(jié)約，而且更為環(huán)保。同時(shí)，將企業(yè)資料集成在系統(tǒng)當(dāng)中，既便于查閱也節(jié)約了企業(yè)資源，無(wú)需在出行時(shí)攜帶大堆的紙質(zhì)文件及文件夾資料冊(cè)，一部移動(dòng)終端足以。

在（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件的協(xié)助下，企業(yè)就可以達(dá)到高時(shí)高效的目的，最大程度上減少時(shí)間、人力及物力的成本耗費(fèi)，這些使得企業(yè)實(shí)現(xiàn)了效益的最大化。

2 目前市場(chǎng)中（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件的對(duì)比分析

（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件能夠幫助企業(yè)節(jié)省各項(xiàng)成本，因此受到廣泛歡迎，而目前市場(chǎng)中的此類(lèi)軟件種類(lèi)繁多，功能各異，在此對(duì)其進(jìn)行梳理，以期找到適于科研的突破口。整體上來(lái)看，目前的協(xié)作軟件大致分為兩類(lèi)。

2.1 以任務(wù)管理和項(xiàng)目管理為核心

此類(lèi)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件大都以任務(wù)管理和項(xiàng)目管理為核心，能夠提供如下功能：①可以列出所有需要被執(zhí)行的項(xiàng)目；②查看當(dāng)前時(shí)間或階段內(nèi)需要被執(zhí)行的項(xiàng)目和任務(wù)；③進(jìn)行任務(wù)管理及優(yōu)先級(jí)設(shè)置，并且可以對(duì)任務(wù)自由排序；④記錄項(xiàng)目細(xì)節(jié)，比如狀態(tài)、優(yōu)先權(quán)、日期、分派者和觀察者，具有“審核”“權(quán)限管理”，讓大家可以討論執(zhí)行項(xiàng)目細(xì)節(jié)；⑤可以看到自己當(dāng)前需要進(jìn)行哪些任務(wù)和項(xiàng)目；⑥讓管理者可以看到當(dāng)前正在進(jìn)行哪些項(xiàng)目，以及這些項(xiàng)目目前的狀態(tài)。

這類(lèi)協(xié)作軟件以“teambition”“釘釘”為代表，通常對(duì)使用者的要求相對(duì)較高，團(tuán)隊(duì)的日常工作基本上也以項(xiàng)目和任務(wù)為主線。這種功能可以讓科研團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人對(duì)課題整體進(jìn)度有具體、詳實(shí)的了解，便于整體管理，并且輔助課題組的科研人員對(duì)個(gè)人工作部分及課題整體進(jìn)度有更為清晰具體的了解。

2.2 以知識(shí)、文檔管理為核心

此類(lèi)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件是以知識(shí)管理為主，即以資料管理為核心，增加一些協(xié)作、溝通的功能。以“有道云協(xié)作”軟件為例，其具有如下特點(diǎn)。

2.2.1 文檔、資料管理功能。“有道云協(xié)作”軟件的資料管理功能類(lèi)似網(wǎng)盤(pán)軟件。其具有極強(qiáng)的版本記錄功能，在查看某一個(gè)具體文檔時(shí)，能立刻知道每一個(gè)文件修改過(guò)多少個(gè)版本，是哪個(gè)人在什么時(shí)間段進(jìn)行修改的。并可以查看和下載所有以前修改過(guò)的文件歷史。此功能在修改PPT和Word時(shí)，可以根據(jù)情況來(lái)查看以前版本的文件。此功能如果使用在科研工作中，就可以幫助科研人員在進(jìn)行論文修改時(shí)進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄，并且查找到每一次修改記錄和原文檔。

在科研團(tuán)隊(duì)工作中，除了單獨(dú)討論和群通知，還可以在每一個(gè)文件下進(jìn)行討論和提醒。更新某個(gè)文件之后，可以直接@團(tuán)隊(duì)內(nèi)的相關(guān)人員，定向通知其關(guān)注跟進(jìn)工作。這在科研團(tuán)隊(duì)進(jìn)行大型課題研究時(shí)，可以為科研團(tuán)隊(duì)提供相應(yīng)的輔助。

2.2.2 協(xié)同表格分配任務(wù)和追蹤項(xiàng)目進(jìn)度。此功能類(lèi)似網(wǎng)頁(yè)版的Excel，可以多個(gè)人同時(shí)對(duì)同一個(gè)表格進(jìn)行編輯和操作，同時(shí)通過(guò)協(xié)同表格來(lái)向同事分配任務(wù)和確認(rèn)項(xiàng)目進(jìn)度，每完成一項(xiàng)可以立刻反應(yīng)到任務(wù)進(jìn)度表上。用這個(gè)功能進(jìn)行簡(jiǎn)單的任務(wù)管理、項(xiàng)目管理，同樣可以用來(lái)輔助科研團(tuán)隊(duì)進(jìn)行科研任務(wù)管理。

2.2.3 團(tuán)隊(duì)溝通。此功能可以進(jìn)行團(tuán)隊(duì)溝通和即時(shí)討論，并直接把所有與工作相關(guān)的信息都保存在云協(xié)作里，方便查閱。還可以通過(guò)@來(lái)發(fā)起討論，提示某一個(gè)團(tuán)隊(duì)成員。這個(gè)功能最方便的地方在手機(jī)端，在桌面端修改一個(gè)文件之后，直接@相關(guān)用戶(hù)，手機(jī)上立刻就能收到提示，并進(jìn)行預(yù)覽和查看。在手機(jī)上就可以修改相關(guān)的筆記，并對(duì)內(nèi)容進(jìn)行討論，會(huì)大大提高科研團(tuán)隊(duì)的溝通效率。

目前市場(chǎng)中（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件應(yīng)用較為、廣泛使用率較高的幾款軟件在其功能性分布大致如圖1所示。

圖1 （移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件功能性分布

雖然這些軟件都具有其特色功能和定位，并且也發(fā)展得相對(duì)成熟。但是，如果科研團(tuán)隊(duì)想要直接將此類(lèi)軟件應(yīng)用于科研工作顯然是不適宜的，因?yàn)榭蒲泄ぷ髋c企業(yè)工作是截然不同的，科研團(tuán)隊(duì)協(xié)作系統(tǒng)需要能同時(shí)滿(mǎn)足科研人員個(gè)體及科研團(tuán)隊(duì)的知識(shí)活動(dòng)需求，并協(xié)調(diào)個(gè)體和團(tuán)隊(duì)的關(guān)系，協(xié)助科研團(tuán)隊(duì)提高成果產(chǎn)出的效率。

3 （移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件與科研協(xié)作軟件

科研協(xié)作工具不僅僅是辦公的工具，而是充當(dāng)了科研工作的“助理”。科研協(xié)作平臺(tái)瞄準(zhǔn)科研團(tuán)隊(duì)的核心需求，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)具體操作的實(shí)用性工具，把團(tuán)隊(duì)科研協(xié)作系統(tǒng)變成成員的高價(jià)值實(shí)用工具。科研協(xié)作平臺(tái)首先要實(shí)現(xiàn)對(duì)個(gè)人的價(jià)值，在此基礎(chǔ)上進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)團(tuán)隊(duì)的價(jià)值。團(tuán)隊(duì)不用額外付出勞動(dòng)，就可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)部知識(shí)庫(kù)的自動(dòng)積累，個(gè)人資源一鍵分享到團(tuán)隊(duì)，盡量減少因資源分享的局限性而產(chǎn)生的額外勞動(dòng)。

3.1 學(xué)術(shù)知識(shí)的獲取和管理

科研人員需要更加智能的文獻(xiàn)管理功能，能實(shí)現(xiàn)標(biāo)題、作者、期刊年卷期、摘要等元數(shù)據(jù)的自動(dòng)抽取，全文自動(dòng)下載，筆記的自動(dòng)關(guān)聯(lián)，即一個(gè)文獻(xiàn)管理助手。概括來(lái)說(shuō)，需要具備以下功能：①參考文獻(xiàn)自動(dòng)形成，論文寫(xiě)作時(shí)把管理的文獻(xiàn)作為引文一鍵插入文檔中，根據(jù)不同期刊要求，自動(dòng)形成規(guī)范的文中引文標(biāo)記和參考文獻(xiàn)列表；②引文插入、刪除時(shí)，文中引文序號(hào)和參考文獻(xiàn)列表自動(dòng)調(diào)整，引文樣式更換時(shí)根據(jù)新樣式，自動(dòng)修改參考文獻(xiàn)，方便論文轉(zhuǎn)投；③提供國(guó)內(nèi)外常見(jiàn)期刊、會(huì)議、學(xué)位論文的期刊樣式；④提供多種論文、模板，提高寫(xiě)作效率和規(guī)范性。

3.2 科研團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫(kù)

科研團(tuán)隊(duì)知識(shí)庫(kù)可“自動(dòng)生長(zhǎng)”。成員文獻(xiàn)、文檔、筆記、實(shí)驗(yàn)記錄等知識(shí)資源將自動(dòng)積累，并成為團(tuán)隊(duì)機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)，即使成員流動(dòng)、變動(dòng)，這些知識(shí)資源也能得以保存。

3.3 學(xué)術(shù)情報(bào)搜集

這是現(xiàn)有企業(yè)（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件最缺乏的，可以說(shuō)是空白部分。我們需要能自動(dòng)搜集團(tuán)隊(duì)所需資料，研究熱點(diǎn)和研究趨勢(shì)的分析挖掘，基金、項(xiàng)目、會(huì)議資訊的收集，最后生成簡(jiǎn)報(bào)，讓工作繁忙的科研人員通過(guò)簡(jiǎn)報(bào)來(lái)了解行業(yè)最新動(dòng)態(tài)。

綜上所述，（移動(dòng)）辦公協(xié)作軟件具有其明顯優(yōu)勢(shì)，雖無(wú)法直接應(yīng)用于科研工作，但是能夠給予科研協(xié)作軟件發(fā)展以啟示，如果能夠?qū)崿F(xiàn)其適用于科研工作的目的，相信可以為科研人員和科研團(tuán)隊(duì)帶來(lái)極大的幫助，使學(xué)術(shù)研究工作更為便捷、高效，使科研團(tuán)隊(duì)的溝通更為及時(shí)、順暢。

［1］海比研究.2016年中國(guó)移動(dòng)辦公市場(chǎng)研究報(bào)告［EB/ OL］.（2016-03-21）［2016-10-26］.http://www.hibor.org/docdetail_ 1790063.html.

Feasibility Analysis of the Application of Mobile Office Software in Scientific Research Cooperation

Guo Xuan
（Henan Provincial Academy of Social Sciences，Zhengzhou Henan 450000）

The application of the Internet,PC terminals,mobile terminals and other technology has been highly inte?grated and inseparable from the work and life.When the scientific research personnel are engaged in academic re?search or work,whether it can also have an similar ERP enterprise relationship system software,it can provide more scientific and effective new scientific research cooperation mode for scientific research workers that has a similar ERP enterprise relationship system software.Based on this,the existed(mobile)office collaboration software was ana?lyzed,and the possibility of its’function in scientific research work was explored,to provide a new idea for the inno?vation of scientific research methods.

scientific research cooperation；office software；collaborative innovation

G312

A

1003-5168（2016）12-0024-03

2016-11-02

河南省社會(huì)科學(xué)院基礎(chǔ)科研費(fèi)項(xiàng)目“‘互聯(lián)網(wǎng)+’學(xué)術(shù)創(chuàng)新協(xié)作平臺(tái)研究”（16E1043）。

郭璇（1984-），女，本科，助理館員，研究方向：圖書(shū)館學(xué)。