提升高校教務員工作效率的策略分析

王婧（華南理工大學廣州學院，廣東廣州510800）

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提升高校教務員工作效率的策略分析

王婧
（華南理工大學廣州學院，廣東廣州510800）

[摘要]在高校里，教務員的服務對象是師生，基于其工作的繁鎖性，教務員要明確自身的工作職責，樹立正確的職業價值觀，在工作中要培養良好的習慣，除了要有耐心與細心外，還要提高服務意識，處理工作的事情上，要懂得運用靈活的方法去應對各類問題。基于此，本文就以教務員工作為中心，對如何提升高校教務員工作效率進行了策略分析。

[關鍵詞]高校；教務員；工作效率

高校教務員日常的工作任務比較繁忙，這需要從事此類工作的教師擁有較高的工作效率，才能夠滿足教務工作安排和教務管理服務的要求。通常情況下，教務員都能游刃有余地處理完手頭的工作，使學校的教學安排緊湊并按部就班地進行。但是，一旦教務員的工作效率大幅度下降，在工作中出現多次失誤，就會影響到學校各項教學任務的進行。

洪英認為，高校教務員首先應具備良好的職業道德，遵守學校的規章制度，嚴格履行自己的工作職責，同時提高自身的業務水平，積極配合好各部門的工作，從而提高教學質量。王洪萍認為，教務員應認真對待自己的工作，從個人的修養出發，提高職業意識，積極做好協調工作，同時培養勇于奉獻的精神，從而提高工作能力。譚哲麗總結了高校教務員所應具備的三個素質：第一，養成良好的學習習慣，提高自身的工作技能；第二，對自己的工作流程要了如指掌；第三，樹立正確的職業價值觀。如今教務員隊伍中普遍中存在許多的問題，如個人道德素質不高，缺乏創新精神，工作能力不強，毫無競爭意識等。黎禎則認為，要明確教務員的工作性質，對教務員所應有的素質要求進行合理分析，從而提高高校管理質量。該文認為高校教務員的工作范圍有：協助和配合各部門的工作，負責師生的信息收集與整理，做好領導的參謀工作。明確教務員的工作范圍，可以對教務員實行系統培訓，從而提高工作能力。

一、新時期高校教務員工作概述

（一）新時期高校教務員工作內容和特點

1.服務性

教務員面對的是學校的領導與師生。學校的領導擔任管理學校中的各項管理和教學的工作，工作非常繁忙，因此，不能全面地處理問題，這就需要教務員擔起配合與協助的工作，積極配合學校領導處理各項事務，讓教學工作能順利展開。教務員的工作有：課表、分班的安排工作，負責教師與學生的考試和統計考試情況的工作等。并且學校的所有繁瑣的事情都由教務員處理。因此，教務員做好自己的本職工作可以讓教學工作順利開展。

2.協助性與繁雜性

學校的教學管理主要有：課程修改、考試進度、實習計劃、畢業設計等內容。因此，教務員要協助領導、主任、教師與學生的各項工作。如報告和數據的收集與整理，制訂教學大綱和計劃，學生的實習計劃和畢業設計，以及學生各種專業的等級考試報名等。基于工作的繁雜性，所以教務員要提高自身的素養，養成良好的工作心態，工作時要有韌性和耐心，不能急躁，并且要善于創新與總結。另外，還把工作處理得井井有條，安排好每一天的工作。同時，在工作中養成良好的習慣，比如，把常用的文件與不常用的文件按類分放，可方便查閱，也提高了工作效率。

3.綜合性

從學生進入學校的第一天起到最后一天畢業離校，教務員都參與學校領導、教師與學生的各種管理工作，如預訂和發放教科書，課程計劃、考試計劃、畢業設計，對課程、專業、課堂教學質量、學生綜合作評估，制定、修改教學計劃起到協助作用。由此可見，教務員的工作具有綜合性，參與教學的每一個流程，因此，教務員要認真做好每一項工作，才能讓教學秩序正常運行。

（二）新時期高校教務員工作素質要求

1.強烈的責任感和事業心

教務工作是非常平凡卻又不可缺少十分繁瑣復雜的一個工作，教務員應具備強烈的責任感才能勝任。教學的每一個環節都離不開教務員，“教學無小事”，其中有一個環節里出現差錯，就會帶來嚴重的后果。因此，教務員的工作量非常之大，并且繁雜，上班首先要安排一天的工作計劃，謀劃如何展開工作，下班后還要回憶一天的工作還有哪些紕漏，做到細而又細、慎而又慎。每天的工作精神狀態高度緊張，壓力也非常大，這就需要教務員要有強烈的職業道德和無私奉獻的精神。

2.善于溝通協調

教務員的工作內容也包括溝通和協調，因此，教務員要具備一定的組織協調能力，對于問題和矛盾要運用合理的手段去處理和改善，并調節好各部門的關系。教務員擔當信息傳達的責任，工作貫穿整個學校的各個部門，上至校長，下至學生，因此，教務員要明確自身的工作職責，同時擺正自己的位置，參與不干預，出謀不決策，合理協調工作讓學校管理體系整體和諧地運行，承上啟下，合理統籌。

3.提高創新能力

如今高校教務員還是以傳統經驗的管理模式進行管理工作，使得教務員的思想保守，缺乏探索與創新的精神，在工作中一成不變、信息閉塞，滿足不了新時代的教學管理的需求。因此，為了跟上新時代的進程，當今的教務員要有勇于創新的精神，不畏困難，大膽工作，并要養成動腦的良好習慣，如在做匯總工作時，找到工作的技巧，靈活地運用，節約時間，以提高工作的效率。同時，教務員應具備隨機應變的能力，工作時做到游刃有余，對工作積極探索和創新，才能跟得上新時代的腳步。

二、高校教務員工作效率不高的原因

（一）事務的龐雜性。教務員管理學籍、成績、教學檔案的基本工作，同時大部分的教務員還擔任行政事務。除了對于上級安排的事情要及時做完外，還要處理突發性事件等，工作繁雜，量大，難度高，特別是做一些統計工作時，會很容易出錯。這幾年來高校一直在擴招，教師與學生的人數不斷上升，造成教務員的工作更加地龐雜。

（二）服務的事后性。教務員常常會面臨事后性問題，比如，有些粗心大意的學生丟失準考證，忘記教學管理系統登錄密碼等。為落實“以人為本”的教學管理理念，教務員為了幫助每一位學生順利完成學業，把大部分時間都放在處理各種具體事件上。所以，教務員的時間是非常寶貴的，在做好自己分內的事情后，還要提高自身的素質水平，付出比一般人更多的努力。

（三）服務的被動性。教務員的工作是被動性的，因為教務員的工作基本是領導安排，并及時地完成，過程中不能有一絲懈怠與遺漏；協助教師的教學工作，統計表冊、匯編和歸檔的工作；還要處理學生學習的一些事務，如招生、統計錄取情況，學生的考試。從開學的報名到實習畢業等，都需要教務員的參與，進行配合與協調的工作，所以在工作上會存在被動的情況，其工作更像“勤雜工”，缺乏工作動機，有時還會受委屈，導致教務員沒有上進心，降低了工作的效率，發揮不了其應有的作用。

（四）心理問題日益明顯。基于教務管理工作的特性，需要其在處理事情的過程中常常要很謹慎和細心，造成工作壓力大，讓精神長期處在一個高度緊張的狀態中，會讓教務員產生不健康的心理。據調查結果發現，大部分教務員都存在不同程度的強迫癥，如教務員在做相關的統計工作時，總懷疑有些數據遺漏，要一遍又一遍地核對確認，從而產生焦慮。同時，教務員的工作責任很大，也容易出錯，心理素質弱的人就容易形成不同程度的抑郁癥。

三、提高高校教務員工作效率的方法

（一）正確定位高校教務員角色。教務管理存在科學性、方向性、實踐性等特點。雖然其工作量大且繁雜，有其崗位特殊的一面，但這就是教務員的職責所在，要用正確的態度去面對。科學地對教務員角色實施定位，規范其職責所在，可以讓教務員樹立正確的職業價值觀，端正工作態度，提高工作的主動性，從而全身心投入到工作中，提高工作效率。

（二）運用合理的方式，有效解壓。教務員不斷地提高自身的心理素質，運用合理的方式進行自我調節。如利用工作之余進行體育鍛煉，既可強健體魄，又可以修身養性。同時，可以看一些關于激勵人生的書籍，樹立正確的人生價值觀，培養積極樂觀的精神，養成良好的心理品格。

（三）提高主動性，提高個人素質。提高工作的主動性，培養良好的工作習慣，善于總結，找到科學合理的工作方式，工作經驗與創新理念相互結合，將理論與實踐相聯系，努力提高工作效率，讓教學管理不斷創新。

（四）讓學生參與管理，提高管理意識。隨著教育事業不斷發展，教務管理還面臨著非常重要的問題：如今的學生多為獨生子女，在家長的庇護中成長，對父母非常依賴，缺乏自身的主動管理，對學校的各種規章制度漠不關心。教務員為了讓學生能參與到學校的管理當中，要探索一些提高學生自主性的方法，讓學生積極地參與教務的管理工作，了解學校的各種政策和程序，從而提高學生的自我管理意識。

（五）學習現代化技術。高科技的迅速發展，以及更多現代化辦公的介入，讓辦公更加方便與快捷。如數據庫是存儲和管理數據的倉庫，可以輕松地統計各種數據，只要把相關的數據輸入，就可自行完成相應的處理，不容易出錯，還節省時間。因此，教務員可以合理地運用現代化技術進行工作，以提高工作效率。

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[中圖分類號]G645

[文獻標識碼]A

[文章編號]1673- 0046（2016）1- 0037- 02