組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理對策分析

孟繁友　王一楠　陳磊（煙臺(tái)市技術(shù)監(jiān)督信息研究所）

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組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理對策分析

孟繁友王一楠陳磊
（煙臺(tái)市技術(shù)監(jiān)督信息研究所）

摘要：組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案具有優(yōu)于紙質(zhì)檔案的很多特征，但也同時(shí)伴有自身的缺陷。本文在進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，提出如何克服組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理中缺陷的措施，以使組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案得到更廣泛的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案現(xiàn)狀對策

組織機(jī)構(gòu)代碼信息系統(tǒng)建設(shè)是我國信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案是隨著代碼事業(yè)微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化管理的不斷推進(jìn)，在代碼信息量與日俱增的背景下，代碼檔案工作發(fā)展的必然趨勢。所謂組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案，就是各級代碼管理機(jī)構(gòu)在申請、年度驗(yàn)證、變更、換證、補(bǔ)證、注銷等登記中直接形成的并經(jīng)數(shù)字化設(shè)備轉(zhuǎn)化、以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)臋n案。

1　組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1對組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足

組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息電子化，可以充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率；還可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高代碼檔案信息的時(shí)效性；亦可多份拷貝信息成果，將拷貝成果分送相關(guān)部門，擴(kuò)大社會(huì)影響，拓寬服務(wù)范圍。有少數(shù)代碼工作者，沒有認(rèn)識(shí)到代碼電子檔案的重要性，對代碼檔案電子化存在抵觸情緒。

1.2組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化

工作有待提高

組織機(jī)構(gòu)代碼檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是代碼檔案實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。由于歷史的原因，館（室）藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)較差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類組織機(jī)構(gòu)代碼檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；組織機(jī)構(gòu)代碼檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息工作電子化。

1.3組織機(jī)構(gòu)代碼檔案管理人員素質(zhì)有待提高

實(shí)現(xiàn)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息電子化，首先組織機(jī)構(gòu)代碼檔案管理人員要有較高的知識(shí)層次和信息技術(shù)水平。目前，組織機(jī)構(gòu)代碼部門缺乏信息技術(shù)人才，其中組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分組織機(jī)構(gòu)代碼檔案人員信息技術(shù)水平偏低。

2　組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理中存在的問題

2.1信息安全與保密問題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離性，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)。互聯(lián)網(wǎng)的開放性，使電腦病毒和蓄意搞破壞的電腦“黑客”對檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

2.2電子檔案存儲(chǔ)載體的特質(zhì)與缺陷

（1）溫度。高溫會(huì)加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對電子文件保存載體的破壞作用。一般溫度在10℃以上，每升高10℃，各種化學(xué)反應(yīng)會(huì)加快1～2倍。

（2）濕度。潮濕會(huì)使檔案有害生物生長和繁殖。庫房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對電子文件保存載體的破壞作用。

（3）光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，這種光輻射熱就會(huì)影響電子文件保存載體的耐久性。陽光中的紫外線對電子檔案載體的影響很大，紫外線長期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。

（4）空氣污染。空氣中的有害氣體（如二氧化硫、硫化氫、二氧化氮、氯氣），在一定環(huán)境下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，進(jìn)而產(chǎn)生臭氧等，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。

（5）灰塵。灰塵會(huì)給電子文件保存載體帶來機(jī)械損傷。在整理、保存、利用過程中，會(huì)引起灰塵對電子文件保存載體的摩擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，有些灰塵本身就帶有酸、堿性，因此灰塵落在電子文件保存載體上，就會(huì)帶來酸、堿性，對電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；灰塵還是微生物寄生與繁殖的良好場所。灰塵落在電子文件保存載體上，就有可能給電子文件保存載體帶來霉變。

（6）有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物質(zhì)酸性急劇增加。

（7）磁場和機(jī)械震動(dòng)的影響。磁場和機(jī)械震動(dòng)就會(huì)造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。

2.3電子檔案的長期可讀性問題

當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。隨著電子技術(shù)日新月異，計(jì)算機(jī)更新?lián)Q代很快，常常只能隔代兼容，不同軟件、硬件環(huán)境形成的電子檔案載體互不兼容，難以互換，對于需要長期歸檔保存的電子檔案來說，若干年以后，很可能出現(xiàn)保管完好的電子檔案載體無法找到讀取設(shè)備的問題。這是一個(gè)比檔案載體壽命更為重要的問題。

3　解決組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理中問題的對策

3.1組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理的原則

3.1.1規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化原則

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是開展組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對上網(wǎng)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男剩矣兄谶x擇代碼檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

3.1.2可靠性原則

人們對電子文件的證據(jù)性、可靠性問題尚存在很多疑慮，這個(gè)問題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施外，檔案工作中相應(yīng)的制度保障也十分重要。在組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理的全過程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案的可靠性。

3.1.3高效率原則

組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息的電子化工作量大、耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵；而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)是組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息電子化工程的助推器。

3.2解決組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案管理過程中問題的對策

3.2.1加強(qiáng)組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案全過程管理

由于電子檔案的特性決定了電子檔案的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件，因此，必須對電子檔案的全過程實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。首先，組織機(jī)構(gòu)代碼辦證受理材料時(shí)就要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題；其次，“以代碼為唯一依據(jù)”的歸檔原則是推進(jìn)組織機(jī)構(gòu)代碼檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵；最后，以紙質(zhì)代碼檔案為基礎(chǔ)，分清輕重緩急，循序漸進(jìn)，以保證組織機(jī)構(gòu)代碼檔案信息電子化工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2.2采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

信息安全技術(shù)對于維護(hù)組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實(shí)組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過程中的安全、保密，防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

3.2.3 重視和加強(qiáng)對組織機(jī)構(gòu)代碼檔案管理人員的培養(yǎng)

在電子檔案日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。各級組織機(jī)構(gòu)代碼管理機(jī)構(gòu)要重視和加強(qiáng)對組織機(jī)構(gòu)代碼檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做檔案工作。另一方面，要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

3.2.4加強(qiáng)對電子檔案所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施的管理

軟件管理上，要積極開辟組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)或其他移動(dòng)存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級，搞好組織機(jī)構(gòu)代碼電子檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子檔案和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

Management Strategies to Electronic Records of Organization Code

Meng Fanyou， Wang Yinan， Chen Lei
（ Yantai Institute of Technology Supervision Information ）

Abstract:The electronic files of organization code have a lot of better features than paper files， but also have shortcomings.On the basis of the analysis， this paper proposed measures to overcome the organization code defects in electronic records management， organization code to make electronic records to be more widely used.

Key words:organization code， electronic fi les， present situation， countermeasure