鐵路建設項目檔案電子文件的歸檔及管理利用

郝瑞秀

（南寧鐵路局檔案館，館員，廣西　南寧　530029）

鐵路建設項目檔案電子文件的歸檔及管理利用

郝瑞秀

（南寧鐵路局檔案館，館員，廣西南寧530029）

本文從順應信息化技術快速發展和互聯網廣泛運用帶來檔案管理的新變化著眼，對鐵路建設項目檔案電子文件歸檔和利用的現狀進行了分析，在此基礎上，提出要明確電子文件歸檔的質量要求、加強電子文件的歸檔管理、充分提升電子文件利用效率和效益，進一步提高鐵路檔案電子文件管理的科學化水平。

鐵路；建設項目；電子文件；歸檔；管理；利用

10.13572/j.cnki.tdyy.2016.04.016

隨著電子技術的快速發展和廣泛普及，電子文件的數量在檔案資料中的比重顯著增大，已經成為檔案管理中又一新的重點。為了探索做好這項工作的方法和途徑，本文著重就如何加強鐵路建設項目檔案電子文件（以下簡稱檔案電子文件）的歸檔及利用略陳管見。

1　檔案電子文件特點與利用現狀

要做好檔案電子文件的管理工作，首先就必須對其特點及利用的現狀有全面、客觀地把握，這樣，才能順勢而為、有的放矢地推動此項工作不斷取得扎扎實實的效果。

1.1電子文件特點電子文件可以實現快速檢索查詢、提供重復利用，減輕檔案管理人員的勞動強度，提供網絡利用，若給予一定的授權，如復制、打印即可大大節約檔案利用人員的時間和利用成本，提高檔案管理的效率和效益；同時電子文件的利用也可以減少對紙質檔案造成的磨損，有利于保護紙質檔案。但是電子文件也有需要注意的問題。一是電子文件所依賴的計算機軟、硬件系統更新換代快，電子文件存儲的數據結構也需要隨之轉換升級；二是電子文件存儲載體從磁帶到磁盤到光盤不斷發生變化，有的存儲載體壽命較短，不易長久保存；三是電子文件具有可改性，一經更改可能與紙質原文不符，也就失去了檔案資料客觀、真實的特質。四是容易受環境影響而損壞，如碰撞、電磁干擾等都容易造成文件數據無法使用的損失。

1.2電子文件利用現狀鐵路建設項目點多線長，運營管理和維護設備需要頻繁利用部分檔案，通過網絡遠程利用將極大方便現場，而前提是電子文件的歸檔要有明確的規定和規范的管理。

由于目前有關主管部門對鐵路建設項目檔案的管理、利用，多是僅對紙質文件類的移交和歸檔作出明確規定和要求，而對電子文件的管理和移交除《中國鐵路總公司關于印發鐵路建設項目勘察設計管理單位施工圖評價辦法的通知》（鐵總建設〔2014〕125號）第十四條規定“勘察設計單位應按照勘察設計合同和供圖協議約定，及時提供建設項目施工圖電子文件，要求電子文件一式兩份，分別提交給建設單位和總公司信息技術中心”外，其余現行標準、規程、規范性文件對電子文件的管理和移交都沒有明確規定。因此，不僅容易導致鐵路建設項目單位的電子文件缺失甚至流失，影響檔案管理部門對鐵路建設項目電子文件的收集和歸檔，制約檔案信息化管理進程，降低檔案管理、利用的效率和效益，也增加了有關單位參閱、利用電子文件的難度。

2　檔案電子文件歸檔利用的建議

對鐵路建設項目竣工電子文件進行歸檔管理是當務之急，參建的建設、設計、施工、監理單位應將電子版工程文件及時保存下來，以便充分發揮其在檢索、利用、傳輸、存儲等方面具有的特殊作用。鐵路主管部門也應從標準和規范層面明確電子文件的歸檔和利用制度。

2.1明確電子文件歸檔的質量要求根據《電子檔案移交與接收辦法》（國家檔案局檔發〔2012〕7號），移交與接收的電子文件應當真實可靠、齊全完整和安全可用。要做到真實可靠、齊全完整和安全可用，必須從電子文件的格式、存儲介質入手。

2.1.1統一電子文件保存格式鐵路建設項目的電子檔案包括文書文件、工程文件、音像文件、照片文件、設備文件等。文書文件、工程文件所形成的文件基本上為微軟辦公系統的WORD、EXCEL文件，圖像文件主要用數碼相機拍攝的現場實物照片，形成文件為JPEG格式，圖形文件主要為工程的設計圖紙、竣工圖紙等，為AutoCAD軟件所產生的DWG、DWF文件格式，影像文件一般為AVI格式。為使電子公文文件能夠超越操作平臺、超越軟件系統而被準確地識讀，使其不依賴于原來的設備和軟件更新的影響，降低對設備的依賴性，從目前看，制定以XML語言為基礎的字處理文件的格式是比較好的選擇。而ADOBE PDF文件具有跨平臺傳送和共享、高壓縮、適合電子屏幕閱覽及網絡傳輸的特點，可作為電子文件歸檔的保存格式標準。

2.1.2明確電子文件存儲要求根據《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002的要求，特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件。

2.1.3比選確定電子文件存儲載體電子文件推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。由于光盤具備大容量和低成本的優點，同時又是一種可以移動的存儲介質，應優先使用。

2.2電子文件的歸檔根據《電子文件歸檔與管理規范》GB/T18894-2002，鐵路建設項目電子文件的邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應在工程竣工后同竣工紙質文件一并向各級檔案部門移交，確保文件的齊全完整。在電子文件歸檔過程中，各歸檔單位要按電子文件移交目錄及有關說明歸檔，填寫電子文件登記表、電子文件元數據表，主要內容有：工程名稱、文件編號、題名、形成時間、操作系統名稱、應用軟件名稱及版本號。要求各歸檔單位歸檔時以項目為單位進行組盤，即一個項目應刻錄在一張或多張光盤上，但不能1張光盤刻錄2個及以上的項目電子文件。光盤刻錄后，應在每張光盤上貼上標簽作好標識。

2.3電子文件的管理和利用

2.3.1加強電子文件保管根據電子文件歸檔與管理的規范要求，“把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存，確保萬無一失。歸檔電子文件在形成單位和檔案館的保管，除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：一是歸檔載體應作防寫處理，避免擦、劃、觸摸記錄涂層；二是單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓；三是存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；四是環境溫度選定范圍：17℃～20℃，相對濕度選定范圍：35%～45%。

2.3.2注重電子文件利用隨著電子技術和網絡技術的廣泛運用，各級檔案部門的職能應從重保管輕利用的管理模式轉移到重視開發利用信息上來，將檔案信息通過檔案管理人員開發挖掘出來，發揮電子文件可供快速檢索、查詢、傳輸利用的特點，及時在網絡上提供利用，更好地體現檔案的價值。同時信息技術條件下，信息的共享性、開放性也決定了檔案信息安全的脆弱性，為保證檔案信息的安全，必須采取有力措施，加強對電子檔案信息安全的管理，通過設置防火墻、對不同的檔案利用單位和人員設置利用權限密鑰等措施，既能夠保證檔案信息的利用，又可以確保電子文件管理的安全。

3　結束語

檔案管理是企業管理的重要組成部分，在生產經營企業已經普遍建立電子檔案的新形勢下，加強對電子文件的收集、歸檔和利用，十分重要和迫切。尤其是當前鐵路正處于大建設、大發展時期，及時地、規范地、質量良好地做好鐵路建設項目電子文件的歸檔和管理，才能更好地實現信息的安全快捷傳送，進一步提高檔案的利用價值，在鐵路建設和企業管理中發揮更好的作用。

F272.7

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1006-8686（2016）04-0045-02