對工程公司協(xié)同辦公平臺的認識與實踐

湯曉勇

中國石油集團工程設計有限責任公司西南分公司,四川 成都 610041

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對工程公司協(xié)同辦公平臺的認識與實踐

湯曉勇

中國石油集團工程設計有限責任公司西南分公司,四川 成都 610041

協(xié)同辦公平臺是所有企業(yè)在互聯(lián)網(wǎng)條件下,提升辦公效率、提高信息傳遞質(zhì)量、保障信息傳遞安全、節(jié)約成本等的最重要應用之一。分析了OA(Office Automation)與“協(xié)同辦公”的區(qū)別,介紹了一種對工程公司業(yè)態(tài)具有高度適應性、平臺自身具有可擴展性、可維護性的高效協(xié)同辦公平臺的規(guī)劃建設思路,并對貫穿整個建設過程的認識論和方法論進行了簡要描述。

工程公司;協(xié)同平臺;OA;數(shù)據(jù)平臺;自由流程;人力資源基礎數(shù)據(jù)庫

0 前言

OA系統(tǒng)(Office Automation System)[1]是企業(yè)員工及管理者使用頻率最高的應用系統(tǒng)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的發(fā)展,該類系統(tǒng)在技術原理、IT實現(xiàn)方法、使用條件、甚至理論定義[2]等方面,都處于不斷更新和快速發(fā)展的狀態(tài)。

自1985年我國召開第一次辦公自動化規(guī)劃會議以來,OA(Office Automation)經(jīng)歷了四個發(fā)展階段。以基于單機、以單項事務為中心、面向個人事務的處理[3]為起點,基于單機、以關系型數(shù)據(jù)管理為中心、面向個人或團隊的事務處理[4]為第二階段,基于局域網(wǎng)、以多事項的記錄反映為中心為第三階段,目前正處于第四階段,即向基于Internet或Intranet、關聯(lián)各管理要素、以工作流為中心、支持移動辦公的協(xié)同辦公方向發(fā)展。

因此,無論從概念還是應用上,OA在我國都有較長的發(fā)展歷程。狹義的OA指輔助行政辦公所需要的應用軟件,主要包括:公文管理、通知、公告、工作日程、工作計劃總結、辦公資源共享管理[5]等等。廣義的OA除了上述內(nèi)容外,還將與辦公管理相關的軟硬件產(chǎn)品全部納入,如打字、復印用的OA硬件,以及字表編輯用的OA軟件等等。20世紀90年代中期前,財務、人事等軟件,因其解決財務、人事相關的辦公自動化[6]方面的管理需求,也被劃入OA軟件的范疇。

協(xié)同軟件是指以團隊協(xié)作為目標的協(xié)同辦公軟件工具,主要包括群組協(xié)作管理軟件[7],(如工作流管理、項目管理軟件等)和各種通信軟件(如E-Mail、即時通信、VoIP等)。隨著網(wǎng)絡、通信技術的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出,協(xié)同辦公軟件[8]概念也被賦予了新的含義,例如結合Internet、工作流、即時通訊和SOA等的多種技術和手段。或者可以認為:協(xié)同辦公、協(xié)同政務、協(xié)同商務等協(xié)同應用,以及工作流管理、項目管理、知識管理、信息門戶等協(xié)同平臺,電子郵件、即時通訊、遠程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具[9-10],共同組成現(xiàn)在所指的協(xié)同軟件。

雖然無論在現(xiàn)有資料的理論語境中,還是在軟件企業(yè)和用戶的建設實踐中,難以系統(tǒng)解構出OA與協(xié)同辦公的相互關系和本質(zhì)界限[11],但比較能夠為各方面(包括軟件開發(fā)行業(yè)、用戶、其它IT技術廠商)所接受的一致觀點是:協(xié)同辦公是目前OA發(fā)展的最高階段。

1 對工程公司協(xié)同辦公平臺的認識

工程公司尤其是具有全球化業(yè)務的工程公司,其業(yè)務特征決定了OA建設的核心訴求:突破時空限制,快速、準確、安全地傳遞信息,實現(xiàn)“網(wǎng)絡可達、管理可達”的目標。

盡管協(xié)同辦公與OA有著深厚的淵源和密切的關系,但筆者認為若簡單地按照“OA發(fā)展四階段論”,直接將協(xié)同辦公看作OA的第四階段,難免牽強。即便廣義的OA可以包含與辦公有關的方方面面,但協(xié)同軟件與OA的應用范圍、理論基礎不盡一致。OA強調(diào)的是以計算機為手段,“自動化”地完成各項工作資料的記錄與反映,而協(xié)同關注的是群組、團隊的協(xié)作與溝通。

因此,應從協(xié)同的精神實質(zhì)來認識協(xié)同辦公,進而構建滿足工程公司國際化業(yè)務和業(yè)態(tài)的協(xié)同辦公平臺。堅持這一點,在合理確定協(xié)同辦公平臺的技術架構、部署方式、用戶接入方式以及系統(tǒng)的可擴展性等關鍵要素方面,將起到至關重要的作用。

2 一種新型的協(xié)同辦公平臺

根據(jù)調(diào)研,一般企業(yè)通常會選擇“商用軟件+二次開發(fā)”來規(guī)劃和部署[12]自身的OA系統(tǒng)或者協(xié)同辦公系統(tǒng)。這類商用軟件由軟件供應商根據(jù)其特長與實踐經(jīng)驗,在軟件的IT架構部分,已經(jīng)集成了企業(yè)較為核心的業(yè)務流程模塊。從一定程度上,這些模塊的功能適應性已經(jīng)成為企業(yè)做出采購選擇的決定性因素;另一方面,企業(yè)要么沒有技術條件，要么甚少考慮該類商用系統(tǒng)的落地部署方式、用戶接入方式、新舊業(yè)務流程的增減等因素對未來系統(tǒng)的運維可持續(xù)性,最終將不得不長期依賴軟件開發(fā)商,難以實現(xiàn)系統(tǒng)的自擴展與自維護。

基于對“協(xié)同”的精神實質(zhì)的理解,在協(xié)同平臺的建設過程中,進行了新的探索與實踐。這種新型的協(xié)同辦公平臺在技術架構和功能上最顯著的特點是:

1)把協(xié)同辦公平臺作為一個模塊,部署于本企業(yè)面向國際化業(yè)務的信息化應用軟件云平臺上,兩者之間為松耦合關系。

2)將協(xié)同辦公平臺的建設與業(yè)務流程梳理作為兩個不同的作業(yè)面加以規(guī)劃,先設計建造協(xié)同辦公平臺,后組織業(yè)務流程梳理,即將模塊化的業(yè)務流程與協(xié)同辦公平臺之間以松耦合關系進行搭載或裝配。

3)協(xié)同辦公平臺的功能本質(zhì)僅滿足“門到門”，即流程的上序部門與下序部門的數(shù)據(jù)傳遞需求,而將“門內(nèi)”的業(yè)務留給平臺模塊或部門內(nèi)的其它軟件來實現(xiàn),確保協(xié)同辦公平臺的本質(zhì)是一個數(shù)據(jù)和信息的跨軟件、跨部門、跨模塊的實時傳遞系統(tǒng),對用戶而言僅僅扮演了一個快遞員的角色。

4)協(xié)同辦公平臺自身并不定義流程,也不在任何時候?qū)α鞒贪l(fā)起完善與修改。筆者相信,管理與辦公的流程同企業(yè)管理的制度與結構相關,可能存在政策性或制度性的隨時調(diào)整,而協(xié)同辦公平臺本身不需要具備這樣的功能。

5)協(xié)同辦公平臺應具備對數(shù)據(jù)和信息進行自加密的功能,能夠?qū)ζ脚_的使用者及使用的終端設備進行雙重合法性識別。

3 關鍵技術及IT實現(xiàn)方法

按照上述特點,在規(guī)劃本企業(yè)的協(xié)同辦公平臺過程中,需要重點關注的關鍵技術以及IT實現(xiàn)方法[13],包括但不僅限于以下幾方面:

3.1 云架構下的協(xié)同辦公平臺構建模式

企業(yè)私有云的構建模式,對協(xié)同辦公平臺的IT結構提出了內(nèi)在的要求。換言之,協(xié)同辦公平臺的部署方式會決定該平臺的IT架構,這往往是決定平臺生命力、但又容易被企業(yè)用戶所忽視的技術重點。無論是否在企業(yè)私有云上進行協(xié)同辦公平臺的部署,首先應關注平臺未來的部署與接入方式。接入方式取決于企業(yè)的業(yè)態(tài),工程公司對協(xié)同辦公平臺的接入通常包括辦公室、家中、國內(nèi)出差、國外出差、酒店等在線環(huán)境。

3.2 協(xié)同辦公平臺與業(yè)務流程的邏輯關系

如前文所述,大多數(shù)協(xié)同軟件的供貨商會將企業(yè)的主要業(yè)務流程固化到平臺中,滿足企業(yè)用戶在平臺選擇過程中對流程功能的關注。而恰是這一點,使平臺與業(yè)務兩個邏輯上原本完全獨立、僅僅存在數(shù)據(jù)關系的子系統(tǒng)成為了彼此深度影響的一個整體,對后期的流程功能擴展、平臺的自維護性造成了不可挽回的影響。因此在平臺規(guī)劃初期,高度重視這一問題,強調(diào)協(xié)同辦公平臺與業(yè)務流程之間建立松耦合關系,是企業(yè)用戶需要堅持的關鍵技術路線。實現(xiàn)方法就是將平臺與業(yè)務流程統(tǒng)一規(guī)劃、分層設計、數(shù)據(jù)鏈打通,不允許任何業(yè)務流程深度嵌入?yún)f(xié)同辦公平臺。

3.3 業(yè)務的固定流程與自由流程選擇

在業(yè)務流程梳理過程中,業(yè)務部門或管理部門最關注的是業(yè)務流程在使用過程中是否流暢順達。常見的作法是將業(yè)務流程固化[14],并伴隨著對企業(yè)員工在這一業(yè)務流程中的角色固化。

工程公司真正可以固化的是標準化業(yè)務表單,“人和事”是可能按照企業(yè)戰(zhàn)略、業(yè)態(tài)需求、企業(yè)組織架構、部門職能等發(fā)生變化,因此不可以固化。基于此,在協(xié)同辦公平臺的架構設計中,放棄“固定流程”的傳統(tǒng)做法,創(chuàng)造性地提出了“自由流程”的技術路線[15]。該技術路線的認識論基點是:

1)協(xié)同辦公平臺并不幫助業(yè)務流程的發(fā)起者決定去做什么、找誰做,這是企業(yè)的管理制度應該去定義的事情。

2)協(xié)同辦公平臺作為數(shù)據(jù)平臺,只提供規(guī)范化的表單或工具[16],供合法用戶去選擇,該辦什么事情由用戶自己決定,所使用的表單或工具由企業(yè)的業(yè)務管理部門梳理后上傳到平臺。

3)流程的發(fā)起者決定“找誰辦”。平臺與人力資源部的“企業(yè)基礎數(shù)據(jù)庫”[17]同步,自身并不對人力資源的“企業(yè)基礎數(shù)據(jù)庫”進行改動或完善,因此協(xié)同辦公平臺可確保流程中任何節(jié)點上的任何人,是此時此刻企業(yè)人力資源部所認定的合法用戶。

3.4 協(xié)同辦公平臺的可擴展性與自維護性

這一特性決定了協(xié)同辦公平臺在工程公司不斷擴展的管理需求條件下的，可以不依賴任何外部技術進行適時擴展和自行維護的能力。從上述認識論基點看,業(yè)務管理部門負責了協(xié)同辦公平臺中的標準化業(yè)務流程模板的制訂，人力資源部負責了流程節(jié)點上“人”的合法性認定，員工自身決定了辦什么事用什么表單和找誰去辦,與線下辦公的責任歸屬沒有區(qū)別,達到了責任歸屬與用戶習慣的相互統(tǒng)一,因此該平臺的需求架構設計比較容易被用戶接受。

由此看出也需再強調(diào)的是,協(xié)同辦公平臺是信息交換、數(shù)據(jù)傳輸?shù)耐ǖ?也可以理解成一個數(shù)據(jù)平臺[18],它并不解決包裹里面裝什么的問題。至于信息和數(shù)據(jù)的格式統(tǒng)一問題,通過在平臺的IT架構規(guī)劃中加以定義，并在具體業(yè)務流程上傳過程中嚴格實施就可以解決。

3.5 其他技術要點

移動APP的適應性需要滿足固定辦公場所以外其他所有在線場景下的辦公需求，協(xié)同辦公平臺的安全性需要整體規(guī)劃和實施。

4 應用實踐

按照上述認識論和方法論進行規(guī)劃和設計的本企業(yè)協(xié)同辦公平臺,規(guī)劃與設計周期為5個月,建設實施2個月。

投運后第1個月上傳和運行的業(yè)務流程為2個。在沒有對業(yè)務管理部門做線上辦公的具體時間要求和強行遷移的情況下,平臺投運13個月內(nèi),由業(yè)務管理部門自行提出、上傳到該平臺的業(yè)務流程快速達到49個,支撐了本企業(yè)全球在線環(huán)境下大多數(shù)業(yè)務流程[19]的線上申辦。

該協(xié)同辦公平臺,使企業(yè)日常管理業(yè)務的申辦與審批突破了時間、空間的限制。對管理層而言,可利用碎片化的時間、在任何有網(wǎng)的條件下審批工作,并因加密的數(shù)據(jù)傳輸而獲得較好的安全體驗。

上述效果,既是企業(yè)高層持續(xù)推進“信息快速化、辦公無紙化[20]、管理全球化”的必然結果,也從側(cè)面反映出平臺的高度適應性和較好的用戶滿意度[21-22]。

5 結論

工程公司協(xié)同辦公平臺的建設既不是直接引進商用軟件,也不是照搬照用同行業(yè)的同款軟件,而需要從協(xié)同的精神實質(zhì)出發(fā),將企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)態(tài)特點與協(xié)同技術進行高度融合,以協(xié)同辦公平臺作為企業(yè)開展國際化業(yè)務信息交換、數(shù)據(jù)傳輸?shù)臄?shù)據(jù)平臺,把握住這一核心認識,按照先規(guī)劃、后實施的建設步驟,關注必要的環(huán)節(jié),就可以獲得較好的建設效果。

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2016-05-08

中國石油集團工程設計有限責任公司資助項目(JCF-2013-37)

湯曉勇(1970-),男,四川南充人,高級工程師,碩士,主要從事油氣田地面工程設計,信息化建設規(guī)劃及管理工作。

10.3969/j.issn.1006-5539.2016.04.016