檔案管理的現(xiàn)代化分析

任杰

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檔案管理的現(xiàn)代化分析

任杰

隨著社會(huì)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)改變著人們的生活和工作方式。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的工作方式已經(jīng)跟不上時(shí)代，必須將現(xiàn)代化技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

一、檔案管理現(xiàn)代化的特點(diǎn)

檔案管理現(xiàn)代化是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，運(yùn)用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進(jìn)的管理技術(shù)與設(shè)備，充分發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)造性，對(duì)檔案管理的傳統(tǒng)方式進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)其系統(tǒng)化、信息化、智能化管理。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、檢索速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，極大提高了工作效率。電子文件作為新型的信息載體將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體。計(jì)算機(jī)管理已經(jīng)成為檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和手段，具有速度快、系統(tǒng)性強(qiáng)、保存時(shí)間長(zhǎng)、便于檢索和利用等優(yōu)越性。

二、當(dāng)前檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)部門(mén)聯(lián)系不緊密

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理部門(mén)和其他部門(mén)之間沒(méi)有建立緊密的聯(lián)系，缺乏相互交流，造成檔案歸檔工作不規(guī)范、信息傳遞不及時(shí)，阻礙檔案管理工作的進(jìn)度和效率，使各個(gè)部門(mén)的檔案資源無(wú)法在第一時(shí)間達(dá)到共享，難以形成完整的業(yè)務(wù)鏈，直接影響檔案管理工作的發(fā)展。

2.檔案的標(biāo)準(zhǔn)化程度不完善

我國(guó)雖推廣了檔案的標(biāo)準(zhǔn)化準(zhǔn)則，形成了簡(jiǎn)單的標(biāo)準(zhǔn)化體系，但總體還不夠完善。管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，且分散性強(qiáng)，無(wú)法達(dá)到現(xiàn)代化水平。尤其我國(guó)的檔案管理工作沒(méi)有齊全的設(shè)備，軟件研發(fā)未達(dá)到國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理的投入浪費(fèi)了財(cái)力物力，存在較大盲目性。

3.專(zhuān)業(yè)管理人員缺乏

我國(guó)高級(jí)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員嚴(yán)重缺乏。所謂高級(jí)檔案管理專(zhuān)業(yè)人員指具有較高的政治理論能力和政策水平，具備較高的文化素質(zhì)和掌握現(xiàn)代化管理檔案的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，能夠?yàn)闄n案管理現(xiàn)代化發(fā)展出謀劃策。目前我國(guó)的檔案管理人員普遍存在文化水平低、缺乏專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)和專(zhuān)業(yè)水平，不能熟練掌握現(xiàn)代化技術(shù)等問(wèn)題，不同程度影響了檔案管理工作的現(xiàn)代化進(jìn)展。

三、提高檔案管理現(xiàn)代化水平的建議

1.加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。建立檔案歸檔工作的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。使檔案的歸檔工作業(yè)務(wù)延伸，完善與外界聯(lián)系的網(wǎng)絡(luò)，便于及時(shí)歸檔，以免因歸檔不及時(shí)而引起不必要的麻煩。通過(guò)建立完善檔案歸檔業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)，提高檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理走向現(xiàn)代化。

2.增強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)。檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)。現(xiàn)階段，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作現(xiàn)代化是最主要的任務(wù)之一，必須高度重視。在檔案管理工作中，工作人員要利用好先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和智能化，并針對(duì)當(dāng)前的情況采取相應(yīng)的措施，使檔案管理早日實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化。

3.加強(qiáng)管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)。制約檔案管理現(xiàn)代化的原因主要是管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，大多數(shù)檔案管理者是由其他崗位人員兼任或是聘用的。應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，補(bǔ)充新的知識(shí)和技術(shù)，提高綜合素質(zhì)，使其具有較強(qiáng)的實(shí)踐能力和執(zhí)行能力，能夠勝任檔案管理的工作。

（作者單位：山東省濱州市招生考試委員會(huì)辦公室）

責(zé)任編輯：李冬葉