如何做好檔案保密管理與利用工作

王俊雪

如何做好檔案保密管理與利用工作

王俊雪

公司的檔案資源包括公司的機密文件，也包括員工的個人資料。這些文件資料是一種有效的資源，要使其發(fā)揮最大的社會價值，公司既要做好檔案資源的保密工作，同時要合理開發(fā)并利用這種資源。但是，目前，公司的檔案管理和利用工作中普遍存在一些問題，文章在分析問題的基礎上提出個人見解，希望對檔案保密管理與利用有所幫助。

檔案保密；檔案管理；利用；措施

公司檔案資源的保密管理與利用工作發(fā)揮著重要的積極作用，不僅可以保護公司的機密和員工信息，而且在開發(fā)利用檔案資源的同時達到信息資源共享的效果，維護了企業(yè)的形象和利益。做好檔案資源的保密管理與利用工作，公司必須改善工作中的問題，促使檔案資源發(fā)揮最大優(yōu)勢。

1　檔案保密管理與利用工作中的問題

1.1檔案管理工作過于混亂

很多公司的檔案存放并不集中，檔案管理工作非常混亂，沒有專門的檔案室。檔案資料應該按照不同部門分別存放，但是很多單位把所有的檔案混在一起，導致檔案調(diào)用很不方便。而且，許多單位的檔案管理很混亂，有的部門會把機密性文件和非機密性文件混在一起，混合組卷保管或者混合提供信息，造成機密泄露。

1.2檔案信息會被泄露

檔案管理工作不嚴會導致機密性的文件泄密，給公司帶來重大損失。2008年，北京方式科研公司因為檔案管理不善，科研配方泄露，導致公司破產(chǎn)。如果是關于員工的檔案資料密保工作沒做好，會泄露員工的個人信息。

1.3檔案內(nèi)容沒有及時更新

檔案信息具有變動性，但是很多檔案內(nèi)容并沒有根據(jù)實際情況的變化而更新。例如，員工的工作轉(zhuǎn)換到另一部門以后，機密文件的密保期已過，檔案信息就應該及時更新，有時候檔案管理部門并沒有及時更新檔案內(nèi)容，因此帶來很多不必要的麻煩，使檔案不能發(fā)揮應有的作用。

1.4檔案資源沒有得到科學的開發(fā)與利用

保護檔案資源的機密是每個公司的責任，但是在做好檔案保密管理工作的同時需要科學的利用檔案資源。很多公司的檔案管理工作人員盡心盡力的對待檔案保密管理工作，但是沒有開發(fā)利用檔案資源，使檔案管理工作失去了意義，也沒有發(fā)揮檔案資源的價值。因此，公司在保護檔案信息的同時要學會利用檔案資源。

2　如何做好檔案保密管理的建議

2.1做好檔案管理的每一步流程

檔案管理工作分為收集、保管、整理和歸檔四個環(huán)節(jié)，收集檔案是檔案保密管理工作的基礎環(huán)節(jié)。每個單位需要建立專門的檔案保管室，不能把所有的檔案混合管理。檔案管理人員必須做好檔案管理工作的每一步流程，在整理檔案信息的時候，必須保持檔案資料的完整和信息的連貫性，將正文材料放在前面，附件材料放在后面，按照順序編寫頁號，保證檔案信息清晰完整，避免信息缺失，確保檔案管理工作的專業(yè)化、規(guī)范化和標準化。對于檔案混合問題，檔案管理人員需要及時清理混定的文件，重新歸檔。如果實際情況有變化，檔案管理人員一定要及時更改檔案信息。

2.2遵守《保密法》，提高檔案的保密管理技術

國家頒布了《保密法》以保護檔案資源的機密，檔案保密管理工作需要按照《保密法》完善工作內(nèi)容。檔案資源的機密會隨著時間的推移發(fā)生變化，基本變化分為升密、降密和解密等。檔案管理人員必須遵守《保密法》，按照解密劃控的時間標準，檔案信息涉密內(nèi)容的標準和保密規(guī)范的標準來執(zhí)行檔案保密管理工作。而且，檔案管理人員必須樹立責任心和事業(yè)心，具備強烈的保密意識，工作嚴謹，一絲不茍，把保護國家機密作為自己的職責與義務。

檔案管理工作具有科學技術性，檔案管理人員必須不斷地學習檔案管理工作的知識和技能，了解檔案管理工作的內(nèi)容，加強檔案管理工作的理論科學研究，熟悉檔案資源管理的規(guī)章制度，做好學籍檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計分析和利用工作。

作為檔案管理人員，必須提高自身的思想道德修養(yǎng)，用馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、三個代表思想和科學發(fā)展觀武裝自己的頭腦，加強服務意識，愛崗敬業(yè)，依法治檔。另一方面，電子檔案也在日益普及，檔案管理人員需要學習計算機編程和外語知識，提高檔案管理工作的技能，熟悉電子檔案管理的流程，結合自己的實際經(jīng)驗，研究電子檔案的來源、形成、內(nèi)容和形式等特征，從而做好電子檔案的保密工作。

3　如何科學的利用檔案資源

3.1處理好檔案保密與利用的關系

保護檔案機密是檔案管理人員的責任與義務，在做好檔案保密管理工作的基礎上，有時間、地點和范圍限制的利用檔案資源，才能發(fā)揮檔案資源的社會價值。只保護檔案的秘密不利用檔案資源，會讓保密工作失去意義，無限制的利用檔案資源會給國家和公民的安全、利益帶來重大損失。所以科學的利用檔案資源，必須處理好檔案保密與利用的關系。

《保密法》將檔案資源的秘密等級劃分為絕密、機密和秘密三個等級，檔案管理人員需要按照秘密等級來開發(fā)利用檔案資源，嚴格控制利用范圍。絕密、機密和秘密的檔案文件應該分別密封，避免檔案混合，應該建立檔案文件統(tǒng)計臺和檔案存放地點的索引。在檔案資源利用完畢以后，檔案管理人員必須及時把文件存放到原來的地方。秘密保管期也有時間限制，一旦保管時間到期，就不再屬于秘密。檔案管理人員就可以按照公開文件的規(guī)則利用檔案資源。

3.2加強檔案管理的監(jiān)督工作

在利用檔案資源的過程中，需要加強檔案管理的監(jiān)督工作，做好重點監(jiān)護。檔案管理的監(jiān)督工作是檔案保密與合理利用的重要措施，它可以在有效利用檔案資源的同時保護好檔案的機密安全。做好檔案監(jiān)督工作首先需要建設管理制度，檔案利用規(guī)章制度分為閱覽制度、外借制度和復制制度。利用檔案資源的時候要根據(jù)實際情況確定利用范圍，有的信息資源可以利用，而有一些機密性的信息不可以利用。

檔案管理人員需要認真檢查并核對所利用的檔案文件，確保檔案文件的完好無損，及時糾正工作中的問題，并做好利用登記簿。對于損毀檔案或者泄露機密的違法行為，必須報告上級，降低損失。

3.3加強檔案的日常管理工作

合理利用檔案資源，保護檔案機密，需要從日常管理工作中做起，任何人不得擅自查看檔案。檔案管理人員在調(diào)閱、移出和銷毀檔案的時候，必須嚴格按照《檔案管理法》的手續(xù)辦理，經(jīng)過上級領導的審批，仔細核查，履行登記，辦理簽字手續(xù)。在使用絕密檔案以后，檔案管理人員必須及時檢查、清對，避免失密或者泄密問題發(fā)生，確保文件安全，如果發(fā)現(xiàn)秘密泄露應該及時補救，挽回損失。

4　結語

隨著社會的發(fā)展與進步，檔案資源發(fā)揮的作用越來越重要。做好檔案的保密管理和利用工作，發(fā)揮檔案資源的社會價值，必須解決檔案保密管理和利用工作中的問題，檔案管理人員要做好檔案管理的每一步流程，遵守國家《保密法》，提高檔案的保密管理技術，處理好檔案保密與利用的關系，建立檔案管理監(jiān)督制度，加強檔案資源的日常管理工作。

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