醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的規(guī)范化管理及應(yīng)用探究

程燕

濟(jì)南市傳染病醫(yī)院檔案管理科，山東濟(jì)南250021

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醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的規(guī)范化管理及應(yīng)用探究

程燕

濟(jì)南市傳染病醫(yī)院檔案管理科，山東濟(jì)南250021

醫(yī)院檔案是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)以及醫(yī)護(hù)人員信息的來源，是展開有序日常工作的依據(jù)，是進(jìn)行管理工作的憑證。良好的檔案管理可以增強醫(yī)院管理體系的有序性，保障正常醫(yī)護(hù)人員工作效率，提高醫(yī)療質(zhì)量，對于醫(yī)院信息化建設(shè)也具有積極意義。風(fēng)險管理檔案作為檔案管理工作中的重要組成部分，規(guī)范化的管理有助于醫(yī)院業(yè)務(wù)水平的提高，安全系數(shù)的增加，有效促進(jìn)醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。該文從醫(yī)院風(fēng)險管理檔案內(nèi)容出發(fā)，就其在規(guī)范化管理當(dāng)中存在的問題、相應(yīng)的改善措施在實際中的應(yīng)用以及重要意義等方面進(jìn)行論述。

醫(yī)院；風(fēng)險管理檔案；規(guī)范化管理；應(yīng)用

隨著社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也得到不斷的發(fā)展和進(jìn)步，伴隨著醫(yī)療事業(yè)的壯大，醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生安全隱患壓力也隨著增大。醫(yī)院風(fēng)險管理檔案，通過對風(fēng)險管理過程的全紀(jì)錄，有助于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)不良事件的發(fā)生原因進(jìn)行分析，從而降低同類型事件事故的發(fā)生率。通過對實際工作中醫(yī)院風(fēng)險管理檔案存在的問題提出相應(yīng)的解決措施，如提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、建立完整的風(fēng)險管理部門、統(tǒng)一檔案記錄方式以及檔案管理要求等方法，有利于醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量和水平，保障醫(yī)療安全，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展。醫(yī)院檔案作為醫(yī)院各類活動的歷史記錄，是醫(yī)院的重要信息資源和寶貴財富，規(guī)范管理對于提高醫(yī)護(hù)人員工作積極性、協(xié)調(diào)各項工作具有促進(jìn)意義。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展，醫(yī)院也面臨著醫(yī)療風(fēng)險加大的問題。規(guī)范化的風(fēng)險檔案管理能夠有效提升醫(yī)療安全保障，促進(jìn)醫(yī)院系統(tǒng)性和科學(xué)性工作開展。

1　醫(yī)院風(fēng)險管理檔案內(nèi)容

醫(yī)院風(fēng)險管理檔案主要分為三個部分，首先第一個部分是管理性文件。管理性文件是指可以保持醫(yī)院風(fēng)險管理有效性的文件資料，包括法律文件、風(fēng)險管理程序和管理目標(biāo)制定的文件、醫(yī)院委員會和各分會的變動以及責(zé)任授權(quán)文件、事故報告文件、任務(wù)表文件等。這些文件的存在使得醫(yī)院可以全面地記錄風(fēng)險管理過程使其有據(jù)可查，及時的進(jìn)行過期與無效文件的清理，能夠提高管理風(fēng)險檔案的效率。

第二部分是操作性文件。操作性文件又分為資料性收集檔案、指標(biāo)檔案、確定風(fēng)險和改進(jìn)措施檔案、實施改進(jìn)檔案、測量有效性檔案以及風(fēng)險報告培訓(xùn)資料。第一，資料性收集檔案是指發(fā)生在醫(yī)院內(nèi)的所有事件報告、病人資料、風(fēng)險調(diào)查和安全監(jiān)測等資料與風(fēng)險管理相關(guān)的資料，事件包括員工傷害事件、藥物不良事件、物品丟失事件以及暴力事件。第二，指標(biāo)檔案是指由醫(yī)院統(tǒng)計、國家統(tǒng)計或者最新文獻(xiàn)確定的風(fēng)險指標(biāo)檔案。第三，確定風(fēng)險和改進(jìn)措施檔案是指醫(yī)院的管理部門進(jìn)行質(zhì)量安全情況、趨勢以及預(yù)期目標(biāo)評審的資料。第四，實施改進(jìn)檔案是對確認(rèn)的評審資料進(jìn)行改進(jìn)并落實的策略。第五，測量有效性檔案是指對醫(yī)院風(fēng)險管理程序進(jìn)行每年一次的評審，確定資料的有效性。第六，風(fēng)險報告培訓(xùn)資料是保障醫(yī)院進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)的有效途徑。

第三部分是決策性文件。風(fēng)險管理委員會在與醫(yī)院其他部門進(jìn)行溝通時，對發(fā)現(xiàn)的問題、結(jié)論、建議以及有效的改進(jìn)措施、措施的有效性測量等方面的資料進(jìn)行記錄，定期向有關(guān)科室報告風(fēng)險趨勢，并提出評價和改進(jìn)措施報告。

2　醫(yī)院風(fēng)險管理檔案存在的問題

醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的規(guī)范化不僅可以為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層掌握醫(yī)院發(fā)展?fàn)顩r提供資料依據(jù)，從而保證決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，而且通過風(fēng)險檔案對醫(yī)療過程的全紀(jì)錄，還能對醫(yī)院安全進(jìn)行保障。目前，我國醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的管理尚存在一些問題，給醫(yī)院的管理質(zhì)量帶來一定的影響。

2.1醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的管理人員缺乏專業(yè)度

醫(yī)院風(fēng)險管理檔案作為醫(yī)院“軟實力”內(nèi)容建設(shè)，沒有得到領(lǐng)導(dǎo)相應(yīng)的關(guān)注，致使管理人員的整體素質(zhì)下滑。一方面，檔案管理人員缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識，部分從業(yè)人員對檔案管理工作的理解只停留在保管和整理上，對工作的重要性和價值沒有正確認(rèn)識。而且一些檔案管理人員專業(yè)技能匱乏，缺少專業(yè)訓(xùn)練，導(dǎo)致管理隊伍素質(zhì)差異大，管理效率降低。另一方面，檔案管理人員隊伍流動性較大，轉(zhuǎn)崗、輪班等現(xiàn)象帶來的后續(xù)問題也影響了檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。另外，檔案設(shè)備的落后，致使檔案檢索、存儲等方面耗時耗力，影響檔案使用效率。

2.2醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的管理制度缺乏健全性

醫(yī)院風(fēng)險管理檔案根據(jù)不同的內(nèi)容分散在不同的部門管理，而不同的部門之間管理方式也存在著差異性，造成檔案的不完整性，風(fēng)險管理檔案的記錄整理需要消耗更多的精力。而且，分部門管理時，由于部門人員在承擔(dān)本職工作的同時還要進(jìn)行檔案管理，記錄內(nèi)容的及時性受到影響。另外，有些部門管理風(fēng)險管理檔案采取輪換制的方式，不同時間不同管理人員，而不同管理人員的檔案記錄方式也不同，易導(dǎo)致檔案內(nèi)容記錄不規(guī)范、交接過程中內(nèi)容出現(xiàn)遺漏和缺失。風(fēng)險管理檔案制度的不健全，降低其資料的完整性和全面性，對于后期更新產(chǎn)生不利影響，從而降低了風(fēng)險管理檔案的安全性和系統(tǒng)性，不利于規(guī)范化管理。

3　規(guī)范化醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的應(yīng)用措施

由于風(fēng)險管理檔案存在的問題，導(dǎo)致醫(yī)院風(fēng)險管理檔案管理水平降低，影響了醫(yī)院的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的規(guī)范化，有利于醫(yī)院提高風(fēng)險管理水平，提高醫(yī)院的業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，保障醫(yī)院的醫(yī)療安全。

3.1提高風(fēng)險檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

由于檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的缺失，易造成檔案管理水平下降，提高風(fēng)險檔案管理人員的素質(zhì)從而提高檔案管理效率具有重要意義。首先，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強對風(fēng)險管理檔案的認(rèn)識，提高重視程度。為了提高管理人員素質(zhì)，可以進(jìn)行專門的課程培訓(xùn)，通過網(wǎng)絡(luò)平臺對全國頂級醫(yī)院進(jìn)行檔案管理方面的專業(yè)知識進(jìn)行學(xué)習(xí)吸收，從而達(dá)到管理人員專業(yè)和技能的提升。另外，可以引進(jìn)一批專業(yè)的檔案管理人才，進(jìn)一步推動風(fēng)險管理檔案的規(guī)范化。

3.2建立健全風(fēng)險管理檔案管理組織

為了減少因醫(yī)院風(fēng)險管理檔案分散部門進(jìn)行管理而造成的檔案記錄不完整、不系統(tǒng)等缺點，醫(yī)院內(nèi)部需要建立一個完整的風(fēng)險管理檔案組織。由院長擔(dān)任風(fēng)險管理部門的主任，主持部門內(nèi)的各項事宜，各科室的員工組成風(fēng)險管理成員。風(fēng)險管理部門進(jìn)行醫(yī)院風(fēng)險管理條例的制定，并對管理工作進(jìn)行定期的評估，提出相應(yīng)的改善措施。風(fēng)險管理部門進(jìn)行定期的風(fēng)險評估會議，對醫(yī)院內(nèi)一定時期的不良事件進(jìn)行調(diào)查并分析其根本原因，及時對該風(fēng)險提出相應(yīng)處理策略。從不同部門管理不同內(nèi)容的風(fēng)險管理檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閷ｉT的風(fēng)險管理部門，有助于提高風(fēng)險檔案管理的效率，也有利于檔案內(nèi)容的集中分析處理，更加系統(tǒng)規(guī)范化。

3.3明確醫(yī)院風(fēng)險管理檔案記錄方式

不同的檔案記錄方式易造成檔案內(nèi)容的不規(guī)范，在交接過程中易出現(xiàn)內(nèi)容的遺漏現(xiàn)象，不利于風(fēng)險管理檔案后期的分析和評估工作展開。因此，醫(yī)院在進(jìn)行了完整的風(fēng)險管理檔案組織之后，還應(yīng)統(tǒng)一風(fēng)險管理檔案的記錄方式。在進(jìn)行檔案記錄時應(yīng)用黑色碳素筆或鋼筆在檔案專業(yè)用紙上書寫；不良事件記錄提供的復(fù)印件文字內(nèi)容應(yīng)清晰，且不能出現(xiàn)缺頁或者漏頁現(xiàn)象；對風(fēng)險管理檔案進(jìn)行紙質(zhì)資料管理的同時還應(yīng)進(jìn)行電子備份。

除了統(tǒng)一的記錄方式要求，對于風(fēng)險管理檔案的內(nèi)容記錄上也需要進(jìn)行明確規(guī)定，詳細(xì)、明確的風(fēng)險管理檔案內(nèi)容可以有效提高管理人員的后期評定工作。首先，醫(yī)院風(fēng)險管理檔案因以不良事故的管理作為基礎(chǔ)記錄，然后對醫(yī)院內(nèi)部的管理性文件進(jìn)行明確記錄，提高檔案的利用價值；其次對風(fēng)險管理檔案中的操作性文件進(jìn)行記錄，包括風(fēng)險指標(biāo)、改進(jìn)措施以及實施改進(jìn)的方案。最后，對風(fēng)險管理部門發(fā)現(xiàn)的問題、結(jié)論進(jìn)行記錄，并與各科室進(jìn)行溝通。

3.4加強醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的管理要求

在進(jìn)行風(fēng)險管理檔案的歸檔過程中，應(yīng)以其事件發(fā)生的部門、類型以及嚴(yán)重程度作為分類的標(biāo)準(zhǔn)。首先，醫(yī)院風(fēng)險管理檔案以部門為單位進(jìn)行組卷，然后各部門再以不良事件的分類進(jìn)行二次組卷。為了區(qū)分不同程度的事件，各部門在進(jìn)行風(fēng)險管理檔案組卷過程中可以采用不同的顏色進(jìn)行標(biāo)記。醫(yī)院風(fēng)險管理檔案應(yīng)按照QSHE的管理原則采取明確統(tǒng)一的編號，便于規(guī)范管理和檢索。目錄首先要用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行逐件編號，文件名稱和責(zé)任者應(yīng)按醫(yī)院統(tǒng)一規(guī)范抄錄；其次頁號欄編寫每卷均從頁號1開始；最后，醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的排序應(yīng)以文字材料為先，其次是圖表和聲像；程序文件為先，執(zhí)行性文件為后；報告和調(diào)查資料為先，風(fēng)險評估和分析資料在后。

4　醫(yī)院風(fēng)險管理檔案規(guī)范化意義

醫(yī)院風(fēng)險管理檔案記錄了醫(yī)院從建立至今的各種醫(yī)療事件，包括醫(yī)療事故、器械使用情況、患者藥物事件以及醫(yī)護(hù)人員業(yè)務(wù)水平等。首先，醫(yī)院可以通過對風(fēng)險管理檔案中的不良事件根本原因分析，確定具體的改進(jìn)措施，降低同類事件發(fā)生的風(fēng)險。其次，醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的規(guī)范化可以有效提高所有醫(yī)護(hù)人員的風(fēng)險管理意識，促進(jìn)醫(yī)院安全文化的推廣，避免風(fēng)險的隨機性。另外，醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的規(guī)范化，可以有效對各部門進(jìn)行科學(xué)管理，提高領(lǐng)導(dǎo)層決策的科學(xué)性。總之，醫(yī)院風(fēng)險管理檔案的規(guī)范化管理有助于醫(yī)院降低醫(yī)療風(fēng)險，保障醫(yī)療安全性，提高醫(yī)院服務(wù)水平并保持穩(wěn)定持續(xù)的發(fā)展。

5　結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)也得到不斷的發(fā)展和進(jìn)步，伴隨著醫(yī)療事業(yè)的壯大，醫(yī)院的醫(yī)療衛(wèi)生安全隱患壓力也隨著增大。醫(yī)院風(fēng)險管理檔案，通過對風(fēng)險管理過程的全紀(jì)錄，有助于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對相關(guān)不良事件的發(fā)生原因進(jìn)行分析，從而降低同類型事件事故的發(fā)生率。通過對實際工作中醫(yī)院風(fēng)險管理檔案存在的問題提出相應(yīng)的解決措施，如提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)、建立完整的風(fēng)險管理部門、統(tǒng)一檔案記錄方式以及檔案管理要求等方法，有利于醫(yī)院提高醫(yī)療質(zhì)量和水平，保障醫(yī)療安全，促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展。醫(yī)院風(fēng)險管理檔案，能夠促進(jìn)醫(yī)院對現(xiàn)代化醫(yī)療建設(shè)的適應(yīng)力，且在醫(yī)療事故或醫(yī)療糾紛中可以成為有力的法律憑證，有效協(xié)調(diào)患者、醫(yī)院以及保險公司三者間的溝通。

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Study on Standardized Management and Application of Hospital Risk Management Files

CHENG Yan
Department of File Management，Jinan Infectious Disease Hospital，Ji，nan，Shandong Province，250021 China

Objective The hospital file is the source of hospital leader and medical staff information，a basis of carrying out the orderly daily work and a certificate of conducting the administration work.Methods The good file management can enhance the order of hospital management system，ensure the work efficacy of normal medical staff and improve the medical quality，which is of positive significance to the hospital information construction.Results The risk management file is an important component of file management work，and the standardized management contributes to improving the hospital business level，increasing the safety factor and effectively promoting the sustainable and steady development of hospitals.Conclusion The paper elaborates the issues，corresponding improvement measures，application in practice and important significance existing in the standardized management from the hospital risk management file contents.

Hospital；Risk management file；Standardized management；Application

G271

A

1672-5654（2016）09（a）-0168-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.25.168

2016-06-02）

程燕（1974.5-），女，山東濟(jì)南人，本科，檔案管員，主要從事醫(yī)院檔案管理。