油氣地質資料管理業務外包的實踐與探討

趙傳玉，封永泰，孫 沁，唐來洲

(1.中國石油化工股份有限公司石油勘探開發研究院，北京 100083；2.中國石油化工股份有限公司油田勘探開發事業部，北京 100027)

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油氣地質資料管理業務外包的實踐與探討

趙傳玉1，封永泰2，孫 沁1，唐來洲1

(1.中國石油化工股份有限公司石油勘探開發研究院，北京 100083；2.中國石油化工股份有限公司油田勘探開發事業部，北京 100027)

目前各石油公司普遍面臨著地質資料庫房容積緊張、地質資料管理專業化要求不斷提高等問題，急需推進油氣地質資料管理業務的外包。本文在梳理國內外檔案資料管理業務外包市場發展情況，以及國內主要石油公司地質資料管理業務外包實踐的基礎上，總結了地質資料編目著錄、數字化、管理信息化以及寄存四種外包類型和離場、駐場兩種外包形式，分析了在實施外包時存在的外包范圍劃定錯誤、優質服務商選擇困難、地質資料實體損毀丟失以及內容泄露等風險，提出了建立風險防控機制、開展詳盡的市場調研與服務商優選、制定詳細的合同條款以及實施外包全過程的監督控制等防范措施。

油氣地質；資料管理；業務外包；風險

1 油氣地質資料管理業務外包的背景

1)石油公司降本壓力驟增。油氣地質資料管理的成本，除了收集、整理、保管等環節產生的費用外，庫房建設、裝具、數字化加工設備、專業化管理人員等成本耗費也十分巨大。目前，國際原油價格“斷崖式”下跌并且長期低位運行，油氣勘探開發行業正遭遇前所未有的“寒冬期”，石油公司降本增效壓力驟增，在此情況下實施油氣地質資料管理業務外包，可大大減少企業在地質資料庫房建設與管理、裝具采購、數字化加工設備購置與運維等方面的高成本消耗。

2)油氣地質資料庫房容積緊張。油氣勘探開發工作取得的每件地質資料,都涵蓋了石油地質工作者大量的知識與長期的經驗積累，具有重要的價值，需要長期乃至永久保存，并且對其防水、防火、防霉、防蛀等“八防”保管要求也十分嚴格。經過長期的積累，各石油公司都保管了大量的地質資料，并且還在急劇增長，占據了大量的庫房空間。以中國石化為例，截至2015年底，15家油氣勘探開發科研、生產單位累計保管地質資料1700余萬件，各單位都不同程度地存在著庫房容積緊張的問題。將已經數字化、不涉及國家秘密及企業商業秘密的地質資料，委托外包公司進行寄存，可以大大緩解地質資料庫房容積的壓力。

3)油氣地質資料管理專業化要求越來越高。油氣地質資料的管理工作，必需按照國家、行業和企業的標準來進行，是一項專業性程度較高的工作，不僅包含著軟件研發、系統建設與運維等技術性工作，也包含著大量的諸如地質資料整理編目，紙質地質資料數字化等基礎性工作。目前各石油公司的地質資料管理部門，都不同程度地存在著人員短缺、年齡老化、信息化知識欠缺等問題，僅靠企業自身力量完成這些工作，很不現實。而提高信息化管理水平，提升地質資料在信息時代的利用服務水平，又是地質資料管理業務發展的必然方向，在此情況下實施業務外包，將技術性工作、基礎性工作分別外包給專門的技術公司和專門的勞動密集型公司進行，既可以充分利用外包公司的專業性，提升這些工作環節的質量和效率，也可以使企業地質資料管理人員集中精力開展地質資料的收集、提供利用等業務工作，把好地質資料進館源頭關，拓展利用服務的方式和手段，大大提高油氣地質資料管理業務的專業化水平。

2 檔案資料管理業務外包市場發展情況

2.1 全球檔案資料業務外包服務市場規模化

信息技術飛速發展、經濟全球化、國際市場競爭加劇，使非核心的輔助性業務外包市場飛速發展，在20世紀90年代中期迎來其黃金發展階段，到2000年已形成席卷歐美，波及全球的業務外包浪潮[1]。資料檔案的業務外包服務始于第二次世界大戰后，經過了60多年的發展，據不完全統計，至2011年全球已有至少600個商業性的文件檔案服務機構，在全球各大洲55個國家和地區建立了2000多個運營中心。2000年美國GRM(信安達)公司與上海市檔案館合作創辦的上海信安達檔案文件管理有限公司，是國內第一家提供檔案資料托管寄存外包服務的商業化公司。截至2012年5月，國內已有376家檔案資料管理的商業化外包服務機構，其中北京42家[2]，業務外包服務市場形成了一定的規模，并且還在不斷發展壯大。

2.2 國內檔案資料業務外包服務市場發展成熟

經過十余年的發展，國內的外包服務企業，將資料檔案業務外包市場進行了進一步細分，在資料檔案整理、數字化、托管寄存等各個業務環節進行深耕細作，建立了專業的管理運營隊伍，配備了專門的技術團隊，建設了標準的存放庫房，配置了符合管理要求的裝具、設施、設備等。在外包服務企業自主發展的同時，中國檔案學會還開展了檔案設備、用品與服務定點企業的資格認證與定期檢查，確保業務外包服務市場的規范發展。經過企業和國家兩方面的努力，國內油氣地質資料檔案管理業務外包服務市場已經發展的非常成熟。

3 油氣地質資料管理業務外包的種類與形式

3.1 業務外包的種類

1)編目著錄業務外包。編目著錄業務外包是指將地質資料的整理、編目、元數據提取、目錄與全文掛接等基礎性業務實行外包。這些業務是地質資料規范化管理的基礎，技術含量不高但規范性要求很高，且重復進行，需要工作人員具有高度的責任心，熟悉業務流程和相關管理系統的操作，嚴格按照標準規范進行。在一些大的油氣勘探開發單位，進館的地質資料量很大，現有工作人員難以及時完成對進館地質資料的整編著錄工作，在此情況下可以考慮實施這種業務外包。

2)數字化業務外包。數字化業務外包是目前較流行、業務量最大的一種業務外包，是指石油公司將非涉密紙質地質資料，交由外包公司通過專業的圖像掃描、圖像壓縮等技術，轉化成數字地質資料，并與紙質地質資料建立對應關系。中國石化地質資料中心早在2006年就將館藏成果地質資料數字化業務進行外包，至2009年全面完成。另據了解，國內三大油公司的各油氣勘探開發單位，近年來都不同程度地開展了油氣地質資料數字化業務的外包，不斷提高館藏數字化地質資料的比重。

3)管理信息化業務外包。管理信息化業務外包是指石油公司將地質資料管理信息化過程中非核心、非保密的業務交由外包公司完成，以充分利用外部的人力資源、物質資源以及其他可用資源[3]。對于大多數石油公司地質資料管理部門而言，依靠自身力量難以充分開展信息化建設，或多或少地都需要借助外部技術力量進行全部或者部分的信息化外包。典型的信息化業務外包即是地質資料管理信息系統的建設，一般由地質資料管理部門提出功能需求，由外包公司進行系統開發。中國石化西北油田分公司、西南油氣分公司、勘探分公司等單位在早期的地質資料管理信息化建設過程中，就采用了這種外包形式來研發其地質資料管理系統。

4)寄存業務外包。寄存業務外包是指石油公司將非涉密地質資料寄存于外包公司，由外包公司提供專業化保管服務的行為，這是出現最早的資料檔案外包業務。近幾年寄存業務外包的市場需求逐年擴大，專門的寄存外包服務公司不斷涌現。中國石化地質資料中心在經過詳盡的市場考察后，2014年將一批形成年代較早、利用率很低的地質資料外包給某寄存公司進行保管，并采取嚴格措施確保地質資料信息安全，既緩解了庫房容積壓力，又降低了保管費用。

3.2 業務外包的形式

1)駐場外包。駐場外包是指外包公司的工作人員進駐石油公司地質資料管理部門提供的場地，開展相關的業務，較適用于地質資料編目著錄業務、數字化業務的外包，也適用于管理信息化業務的外包，不適用于寄存業務的外包。其優勢是便于地質資料管理部門實施質量監管，保證地質資料載體與內容的安全；劣勢是需要地質資料管理部門提供場地、設施設備等業務保障條件。

2)離場外包。離場外包是指將地質資料管理相關業務移入外包公司提供的場所開展。寄存業務的外包，就必須離場進行；管理信息化業務、數字化業務外包也可離場進行。編目著錄業務則不適用該形式的外包。其優勢是石油公司無需提供場地、設施設備等，也無需對外包實施人員進行管理；劣勢是對工作質量的監管、對地質資料載體與內容的安全控制較為困難。

4 油氣地質資料管理業務外包的安全風險分析

一份完整的油氣地質資料由載體和記錄信息兩部分組成，油氣地質資料管理的安全問題也主要體現在載體的安全和記錄信息的安全兩個方面，在業務外包實施之前和之中，都要從這兩個方面全面分析可能存在的安全風險。

4.1 業務外包實施前的安全風險

1)外包范圍劃定錯誤風險。業務外包的實施前提是識別地質資料管理部門的核心業務、核心優勢，把非核心的業務工作進行外包。因此在外包實施前，地質資料管理部門需要全面梳理本部門的業務流程，全面辨析各業務環節的具體內容，正確劃定業務外包范圍。否則，盲目地將核心業務與非核心業務全部外包，雖然短時間內可能會減輕地質資料管理部門的壓力，但從長遠看無異于飲鴆止渴，不僅會導致地質資料管理人員工作能力下降，而且會對地質資料管理工作的價值、地質資料管理部門存在意義產生惡劣影響。

2)優質外包服務商選擇困難風險。經過十余年的發展，資料檔案管理業務外包服務商數量大幅增長，不可避免地存在魚龍混雜的情況，優質外包服務商的選擇將變得困難。一方面，石油公司地質資料管理部門對外包服務商的市場地位、技術能力、財務狀況、服務質量、信譽經驗等信息難以透徹了解；另一方面，受經費影響，當石油公司地質資料管理部門過度強調成本控制時，存在選擇劣質外包服務商而放棄優質外包服務商的可能，此種情況下外包服務商可能會利用監管不嚴等條件，降低服務質量，最終給石油公司帶來損失。

4.2 業務外包實施中的安全風險

1)地質資料實體損毀與丟失風險。在地質資料編目著錄、數字化及寄存業務外包過程中，都會涉及到地質資料的搬運，如果管理不當，在搬運過程中極易發生地質資料實體的損毀和丟失。與寄存業務外包相比，編目著錄、數字化業務外包的實體損毀與丟失風險更大，因為在編目著錄以及數字化時，外包人員需要對地質資料逐件進行整理與元數據錄入，逐頁進行掃描與核對，不僅需要多次搬運、開盒、取出、拆裝、裝盒，而且涉及眾多的人員。

2)地質資料內容泄露風險。油氣資源是國家重要的戰略資源，油氣地質資料的內容涉及到油氣勘探、開發科研生產的方方面面，對其內容的安全管控更是絲毫不能懈怠。無論是編目著錄、數字化、寄存業務外包，還是信息化業務外包，外包工作人員都不可避免地要接觸到地質資料的內容，都存在造成油氣地質資料內容泄露的風險。相較實體損毀和丟失，內容泄露更容易發生且危害性更大。

5 油氣地質資料管理業務外包安全風險的防范措施探討

就需要避免油氣地質資料管理業務外包的安全風險，就需要在業務外包實施的全過程中采取嚴格的措施來進行。具體來說，主要有如下幾個方面。

1)建立業務外包安全風險預防控制機制。石油公司首先要結合本單位的核心業務，對外包工作進行全面的安全風險梳理，盡可能細致地列出風險控制點及風險等級，確保無遺漏；其次要運用風險管理理論和方法，對貫穿在整個項目實施過程中客觀存在的各種風險因素的具體形式、風險成因進行剖析，建立具體的風險控制手段；再次要制定應對風險發生的具體措施，力爭將風險發生后的影響降至最低。

2)開展詳盡的市場調研，選擇優質外包服務商。石油公司可以通過三種方法進行市場調研，一是，通過國家工商、稅務、保密、消防、征信等行政管理部門，詳細了解外包服務商的背景、資質、信譽等情況，需要注意的是，由于油氣資源對國家的戰略意義，實施油氣地質資料管理業務外包，要密切關注外包服務商的資本背景，一般不宜選擇外資背景的服務商；二是，派員到服務商駐地進行現場考察，詳細了解其技術能力、隊伍素質、庫房條件、設施設備配置等情況；三是，根據服務商提供的成功案例，到與該服務商合作過的其他單位調研，了解合作方對該服務商的評價，作為選擇服務商的參考。

3)明確權利義務，把握業務外包合同細節。石油公司在與外包服務商簽訂外包合同時，要對合同條款進行認真細致的推敲，對雙方的權利、義務等進行詳細的規定，對涉及地質資料安全的條款，更要逐字逐句進行推敲，通過合同條款來規避可能發生的風險。不同的業務外包服務，其合同條款也要根據該項業務的風險控制點有所側重。筆者認為，可在合同中設立高額的安全控制措施違約處罰條款，以使外包服務商在經濟效益層面更加重視外包過程中的安全控制工作。與外包服務商除簽訂外包合同外，還必須簽訂嚴格的保密協議[4]。

4)做好監督，控制業務外包全程運作。業務外包，并不是也不能“一包了之”，石油公司需要對外包業務的運行全過程進行監督管理，對地質資料的安全管理更要重點監督，既要保證外包業務按合同規定嚴格執行，也要盡可能的發現外包業務運作中存在的安全風險。在編目著錄和數字化業務外包中，要對外包服務商的項目管理進行嚴格監督；在寄存業務外包中，要定期不定期的對寄存于外包公司的資料密封情況進行檢查；在管理信息化業務外包中，要定期不定期的檢查外包人員的系統操作日志和記錄，保證地質資料信息內容不泄露。

6 結語

從國際國內環境來看，業務外包未來必將會得到進一步發展，石油公司實施油氣地質資料管理非核心業務外包也將是大勢所趨。在具體實施過程中，石油公司要針對本單位的實際需求，劃定具體的業務外包范圍，選擇合適的外包形式進行。通過實施業務外包，石油公司既要實現降本增效，更要實現油氣地質資料的安全、有序、科學保管，不斷提高油氣地質資料管理的專業化水平，不斷提升油氣地質資料管理部門的服務能力，為油氣勘探開發科研生產工作提供持續、優質、高效的服務。

[1] 李洪洋. 當代企業檔案管理外包的動因與可行性[J]. 蘭臺世界, 2016(5): 60-62.

[2] 黃霄羽. 文件、信息商業化服務機構建設研究[M]. 北京: 中國人民大學出版社, 2014.

[3] 郁秋香. 檔案信息化外包過程中檔案工作人員的地位[J]. 科學大眾: 科學教育, 2011(1): 169-170.

[4] 劉俊. 企業檔案外包服務及其安全風險防范的實踐與探討——以國泰君安證券股份有限公司檔案外包服務為例[J]. 數字與縮微影像, 2015(1): 41-44.

Practice and study on oil&gas geological data management outsourcing

ZHAO Chuan-yu1, FENG Yong-tai2, SUN Qin1, TANG Lai-zhou1

(1. Exploration & Production Research Institute, SINOPEC, Beijing 100083, China; 2. Department of Oilfield Exploration & Production, SINOPEC, Beijing 100027, China)

Oil and gas geological data management outsoucing is an effective way to solve the problems, which oil companies are facing at present, such as the geological data warehouse volume reducing，the professional management requirements rising，and so on. Based on studying the development of data management outsourcing market both at home and abroad, as well as the outsourcing practice of major domestic oil companies, the authors list four outsourcing types, including cataloging, digitizing, storage and management informatization, and two outsoucing forms, including residing in or departing from oil companies. In the implementation of outsourcing, there are a range of risks like wrong outsourcing scope, difficult choosing of high-quality service providers, geological data entities damaging or losing, and content leaking. Several methods are givien to prevent these risks, including establishing a risk prevention and control mechanism, conducting a detailed market research to select high-quality service provider, detailing the contract terms and supervising the whole process of outsourcing.

oil&gas geology; data management; business outsourcing; risk

2016-08-03

趙傳玉(1983-)，男，漢族，安徽舒城人，副研究館員，管理學碩士，從事地質資料管理與服務以及地質資料管理標準化、信息化研究方面的工作。E-mail：zhaochuanyu2001@126.com。

G251.5

A

1004-4051(2016)11-024-04