醫(yī)院檔案管理中應用檔案管理模式的分析

李霞江西省萍鄉(xiāng)市人民醫(yī)院，江西萍鄉(xiāng)　33700

?

醫(yī)院檔案管理中應用檔案管理模式的分析

李霞
江西省萍鄉(xiāng)市人民醫(yī)院，江西萍鄉(xiāng)33700

［摘要］醫(yī)院檔案管理屬于醫(yī)院管理工作的重要部分，隨著新醫(yī)改的日漸推進，醫(yī)院必須要主動挖掘檔案管理過程中存在的檔案管理意識淡薄、管理制度不完善以及管理手段落后等問題.醫(yī)院應在今后的檔案管理工作中進一步加強檔案管理宣傳，不斷完善檔案管理制度，并通過網(wǎng)絡信息化手段促進醫(yī)院檔案管理水平的大幅提高.該文對檔案管理模式在醫(yī)院檔案管理中的應用進行分析研究.

［關(guān)鍵詞］醫(yī)院檔案管理；應用檔案管理模式；分析

醫(yī)院檔案除了相關(guān)醫(yī)療文件外，還包括醫(yī)院醫(yī)療工作記錄以及相關(guān)發(fā)展材料.醫(yī)院檔案是醫(yī)院在長時間發(fā)展中不斷積累、存儲下來的寶貴材料，能夠為醫(yī)院的長遠發(fā)展提供良好保障.醫(yī)院借助檔案資料，能夠了解一系列詳細的醫(yī)療信息，能夠更好地了解醫(yī)院在不同工作上的實施情況，提高醫(yī)院醫(yī)療工作和管理工作的有效性.在新醫(yī)改背景下，加強醫(yī)院檔案管理工作刻不容緩.筆者將分別從：醫(yī)院檔案管理模式應用現(xiàn)狀、促進醫(yī)院檔案管理模式有效應用的策略兩個部分進行闡述.

1　醫(yī)院檔案管理模式應用現(xiàn)狀

目前檔案管理模式在醫(yī)院中得到了有效應用，但由于一系列的原因，例如：檔案管理意識淡薄、缺乏完善的檔案管理制度、檔案管理手段不夠先進、缺乏高素質(zhì)檔案管理隊伍、信息化管理模式的缺乏等問題，導致醫(yī)院檔案管理模式的應用效果不佳，筆者將就這幾個方面進行闡述.

1.1檔案管理意識淡薄

相當一部分醫(yī)院管理人員對于檔案管理的重視度不足，他們錯誤地認為檔案管理工作不能夠為醫(yī)院帶來經(jīng)濟效益，也無法明顯推動醫(yī)院的向前發(fā)展，因此忽視檔案管理工作，對于醫(yī)院檔案管理工作的人力、物力、財力投入均比較少，造成醫(yī)院檔案管理水平無法得到有效提高.由于管理人員的不重視，醫(yī)院檔案管理人員對于檔案管理的積極性和主動性無法得到提高，整個醫(yī)院的檔案管理意識相對比較淡薄，檔案管理意識的缺乏在一定程度上導致醫(yī)院檔案管理工作的有效開展.

1.2缺乏完善的檔案管理制度

不管是企業(yè)還是醫(yī)院，要想順利開展相關(guān)管理工作，就必須要建立良好的管理制度，醫(yī)院檔案管理也不例外.醫(yī)院必須要不斷建立健全相關(guān)檔案管理制度，才能夠保證檔案管理工作有章可循.然而，現(xiàn)階段相當一部分醫(yī)院均未能針對檔案管理的具體內(nèi)容形成統(tǒng)一的認識，達成一致的要求，也未能制定出統(tǒng)一化、系統(tǒng)化的管理標準以及管理制度，不利于促進檔案管理工作的有序進行.醫(yī)院管理監(jiān)督體制有待完善，且未能建立起良好的工作考核制度，這一系列因素均導致醫(yī)院檔案管理在很長一段時間內(nèi)得不到有效監(jiān)督，缺乏科學的工作考核，這就很容易造成檔案管理脫節(jié)現(xiàn)象的發(fā)生，同時還可能引發(fā)檔案丟失或者受損的問題，不利于促進醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量的提升.

1.3醫(yī)院檔案管理手段不夠先進

相當一部分醫(yī)院在檔案管理手段上相對較落后，部分醫(yī)院仍沿用的是手工收集檔案的處理辦法，該方法在信息檢索量上相對較少.此外，由于分類相對較繁瑣，很容易給檔案收集以及利用工作帶來很大難度.隨著科學信息技術(shù)的不斷發(fā)展和新醫(yī)改的不斷推進，部分醫(yī)院在檔案管理過程中引入信息化手段，開始應用一些先進的網(wǎng)絡技術(shù).然而，醫(yī)院的計算機網(wǎng)絡技術(shù)應用還不夠普遍，相關(guān)人員對于計算機檔案管理的操作還不夠熟練，導致醫(yī)院的檔案信息化水平相對較低.

1.4缺乏高素質(zhì)的管理隊伍

從當前醫(yī)院檔案管理工作來看，還存在一些亟待解決的問題.究其原因，主要是由于缺乏高素質(zhì)的檔案管理隊伍.在我國，檔案管理工作的相關(guān)專業(yè)設置比較晚，導致專業(yè)的檔案管理人員大量匱乏，加上近年來各醫(yī)院對檔案管理的重視程度日趨增加，醫(yī)院很難引入專業(yè)的檔案管理工作人員.在這樣的情況下，部分醫(yī)院只能放低要求，招入的工作人員不但專業(yè)素質(zhì)不高，而且對檔案管理工作的重要性認識不夠，難以保證檔案管理工作順利、規(guī)范、有效地進行.此外，部分醫(yī)院管理者員尚未認識到檔案管理工作的重要作用，不但沒有對新招工作人員進行相應的培訓，而且沒有對原有工作人員進行培訓和教育，導致檔案管理團隊綜合素質(zhì)不強，在遇到一些專業(yè)性較強、比較復雜的問題時，往往束手無策，導致醫(yī)院檔案管理工作出錯甚至停滯不前.

1.5缺乏信息化的管理模式

現(xiàn)階段，大部分醫(yī)院在對各類檔案進行管理的過程中，仍舊采用傳統(tǒng)的人工管理模式，在檔案保存、檔案應用、檔案開發(fā)等工作中，檔案仍然以紙質(zhì)的形式出現(xiàn)，檔案管理工作尚未實現(xiàn)信息化及數(shù)字化.這樣，不但加大檔案管理工作的工作量，而且紙質(zhì)檔案對管理環(huán)境的要求比較特殊，經(jīng)常需要在此方面花費大量的金錢與人力，大大提高了醫(yī)院檔案管理工作的成本，檔案管理工作效率、質(zhì)量還有待提高.另外，在保管的過程中，紙質(zhì)檔案經(jīng)常會遭到破壞，或者丟失，極有可能對醫(yī)院正常工作造成影響，給醫(yī)院帶來不必要的損失.當今社會，社會信息化建設程度日漸提高，信息化具有高效、便利等優(yōu)點，在人們生產(chǎn)生活中的應用越來越廣泛，醫(yī)院相關(guān)管理人員應該與時俱進，更新檔案管理模式，不斷提升檔案管理工作的效率及質(zhì)量.

2　促進醫(yī)院檔案管理模式有效應用的策略

為了改善這一現(xiàn)狀，我們必須采取行之有效的措施，例如：重視宣傳工作，樹立良好的檔案管理觀念、不斷完善醫(yī)院檔案管理制度、構(gòu)建一支高素質(zhì)檔案管理隊伍、將信息手段應用到檔案管理工作中、有效管理數(shù)字化存儲設備.

2.1樹立良好的檔案管理觀念

醫(yī)院必須要重視相關(guān)宣傳工作，讓醫(yī)院工作人員均能認識到檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的推動意義，使其明白良好的檔案管理工作能夠提高醫(yī)院工作的整體效率和質(zhì)量，為醫(yī)院帶來較好的經(jīng)濟效益，鼓勵醫(yī)院人員主動改進管理工作.醫(yī)院管理者必須要加強自身素質(zhì)培養(yǎng)，醫(yī)院在選拔任用檔案管理人員的過程中，應盡量保證專業(yè)對口，確保錄取者具備較強的檔案管理專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力，同時要加強對新進人員的專業(yè)培訓，提高其檔案管理意識.此外，醫(yī)院還應該加強對老員工的繼續(xù)教育工作，給其提供更多進修學習的機會，完善其檔案管理知識結(jié)構(gòu)，使其了解各種新型的檔案管理方法和技術(shù)，以此促進檔案管理人員綜合能力的提高.

2.2不斷完善醫(yī)院檔案管理制度

醫(yī)院必須要綜合分析本院實際發(fā)展情況，堅持一切從實際出發(fā)，結(jié)合自身情況制定相應的檔案管理制度.醫(yī)院應不斷完善本院檔案管理工作手冊，針對檔案管理部門內(nèi)不同崗位人員的具體職責和義務進行進一步明確，保證責權(quán)清晰，確保不同崗位人員均能夠各司其職，有效完成本職工作.同時，不同崗位的檔案管理人員應默契配合，形成合力，共同促進醫(yī)院檔案管理工作的有序開展.此外，醫(yī)院還應該不斷完善相關(guān)工作考核制度，針對工作考核具體標準給予明確，通過這種方式提高醫(yī)院管理人員以及普通員工的檔案管理積極性和自覺性，醫(yī)院在對檔案管理制度進行完善時，必須從醫(yī)院根本特點出發(fā)，以醫(yī)院運行現(xiàn)狀及發(fā)展規(guī)劃為依據(jù)，促進醫(yī)院檔案管理工作的有序進行.

2.3組建高素質(zhì)醫(yī)院檔案管理工作團隊

在新的時代背景之下，社會分工日趨細化，給醫(yī)院檔案管理工作帶來了一定的影響，在這樣的情況之下，人們對醫(yī)院檔案管理工作人員的崗位技能、崗位意識等提出了全新的要求.新時代下，檔案管理工作發(fā)生了變化，每一個工作環(huán)節(jié)都需要相應的理論知識和操作技能，只有經(jīng)受過檔案管理方面的教育，檔案管理人員才能夠順利、高效地開展工作，保證檔案管理工作的規(guī)范性及有效性.從根本上來說，醫(yī)院檔案管理工作人員的素質(zhì)決定著檔案管理工作的質(zhì)量.因此，醫(yī)院應該從以下幾個方面入手：不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)：首先，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導人員應該充分認識到醫(yī)院檔案管理工作在醫(yī)院運轉(zhuǎn)中的重要作用，適當加大在檔案管理工作中的投入，在招聘檔案管理工作人員時，優(yōu)先選擇接受過正規(guī)檔案管理教育的人才，必要時，可適當提高薪資待遇，以吸引優(yōu)秀的檔案管理人才，并對新招入的工作人員進行相應的培訓，提升其工作水平.其次，目前，部分醫(yī)院在職的檔案管理工作人員大多缺乏專業(yè)理論知識及嫻熟的管理技巧，文化水平不高的管理人員也還大量存在，醫(yī)院應該以自身的實際情況為依據(jù)，對在職的檔案管理工作人員進行培訓，在此過程中，醫(yī)院可以邀請知名檔案管理研究學者到本校進行講座，并組織檔案管理工作聽講、學習，提高管理檔案的能力，醫(yī)院也可以積極與檔案管理工作優(yōu)秀的其他醫(yī)院合作，組織本校檔案管理工作人員前往學習期管理方法、技巧等，使本校檔案管理工作人員的管理水平得以提升［3］.最后，醫(yī)院的檔案管理工作人員應該充分認識到新時代下繼續(xù)學習的重要性，積極進取，不斷學習新的理論知識與管理技巧，提升自身管理水平與綜合素質(zhì).此外，在對檔案管理工作人員進行理論、技術(shù)培訓的過程中，醫(yī)院還應該對其進行道德教育，不斷提高檔案管理工作人員的責任意識，讓其能夠全身心地投入到檔案管理的工作中.

2.4充分發(fā)揮信息化手段在檔案管理中的積極作用

綜合分析新醫(yī)改的基本目標，醫(yī)院必須要堅持公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)公益性質(zhì)，必須要構(gòu)建相應的醫(yī)療衛(wèi)生制度，同時促進醫(yī)療衛(wèi)生服務水平的有效提高，保證廣大人員群眾能夠享受到安全、便捷而有效的基本醫(yī)療衛(wèi)生服務.為了達到以上目標，醫(yī)院必須要高度重視檔案管理工作，在檔案管理過程中引入各種先進的信息化管理方法和技術(shù)，構(gòu)建屬于自己的檔案信息共享平臺，實現(xiàn)檔案信息化管理.近年來，我國的醫(yī)院衛(wèi)生事業(yè)日益發(fā)展進步，國家對于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)以及科研領(lǐng)域的投入也越來越多.但是，不同醫(yī)院在科研水平上的差距仍比較大，很多醫(yī)院在具體科研內(nèi)容方面存在重復現(xiàn)象，醫(yī)院對于科研結(jié)果的轉(zhuǎn)化力度不足，轉(zhuǎn)化水平不高，導致醫(yī)學科研無法得到很好發(fā)展.針對以上現(xiàn)象，醫(yī)院可以通過醫(yī)院科研檔案信息共享來克服上述問題，促進醫(yī)學科研工作的持續(xù)、健康、有效發(fā)展，提升醫(yī)院整體醫(yī)療服務水平.因此，醫(yī)院必須要不斷加強相關(guān)軟件建設，同時推進醫(yī)院配套硬件購置和建設工作，為檔案信息化的實現(xiàn)提供良好條件，不斷提高醫(yī)院檔案管理的信息化水平.

2.5有效管理數(shù)字化存儲設備

目前部分檔案泄密事件，是由于存儲設備不規(guī)范或不安全，因此日常工作時，必須嚴禁工作人員攜帶U盤、移動硬盤等存儲設備進入工作環(huán)境［7］，如果需要將數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)移，必須使用統(tǒng)一的安全設備.在完成相關(guān)的檔案管理工作后，必須按照文件的保密級別，選擇合理的保存位置，對于部分需要保密的檔案，必須在工作人員的監(jiān)督下進行刪除，同時，可以聘請專人對存儲設備進行檢查，如果工作人員臨時需要出工作室，也應仔細檢查，注重檔案數(shù)字化管理過程中的細節(jié)，不定期抽查設備的存儲設備，遇到部分保密程度高的檔案，應及時交與管理部門，縮短檔案傳輸時間.

3　結(jié)語

總而言之，目前，我國醫(yī)院檔案管理過程中，醫(yī)院管理者和普通員工的檔案管理觀念仍較薄弱，醫(yī)院檔案管理制度有待完善，檔案管理信息化水平還不夠高，制約了醫(yī)院檔案管理工作的高效發(fā)展.因此，在今后的檔案管理工作中，醫(yī)院必須要加強相關(guān)宣傳工作，鼓勵醫(yī)院人員建立起良好的檔案管理意識，當前，信息化發(fā)展程度日趨提高，醫(yī)院檔案管理工作迎來了新的機遇，也面臨著嚴峻的考驗，傳統(tǒng)的檔案管模式及方法已經(jīng)無法滿足醫(yī)院的健康、持續(xù)發(fā)展的需要.因此，醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導人員及檔案管理工作人員應該不斷總結(jié)以往檔案管理工作中的經(jīng)驗，吸取教訓，抓住新的時代背景為醫(yī)院檔案管理工作帶來的機遇，不斷提升管理人員管理水平、完善管理制度、構(gòu)建信息化管理模式，保證醫(yī)院檔案管理工作規(guī)范、科學地進行，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量，從而為醫(yī)院的持續(xù)、健康發(fā)展提供保障.

［參考文獻］

［1］王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用［J］.安徽農(nóng)業(yè)大學學報：社會科學版，2014（4）﹕66-69.

［2］孟翔.現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理問題及對策分析［J］.辦公室業(yè)務，2014（21）﹕181-182.

［3］譚斯文.淺談創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式［J］.科技與企業(yè)，2015 （1）﹕8.

［4］楊柳.醫(yī)院檔案管理應用信息化手段探究［J］.管理觀察，2015 （1）﹕181-183.

［5］薛喆.醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析及主要應對措施［J］.電子制作，2015（11）﹕276-277.

［6］陶紅梅.信息網(wǎng)絡化在醫(yī)院檔案管理中的應用［J］.中國管理信息化，2015（15）﹕211-212.

［7］張煜婷.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用［J］.辦公室業(yè)務，2015（23）﹕61-62.

［中圖分類號］R7

［文獻標識碼］A

［文章編號］1672-5654（2016）02（c）-0180-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.06.180

［作者簡介］李霞（1987.10-），女，江西萍鄉(xiāng)人，本科，檔案管理員，主要從事醫(yī)院檔案管理工作.

收稿日期：（2015-11-22）

Analysis on the App lication of Archives Management Mode in Hospital Archives Managem ent

LI Xia
Pingxiang People's Hospital of Jiangxi province，Pingxiang，Jiangxi Province，33700 China

［Abstract］The hospital archives management belongs to the important part of hospital management，with the increasing advance of new health reform，the hospital file management must be active mining exist in the process of file management consciousness，imperfect management system and backward management means and so on. Hospital should be in file management for the future to further enhance the promotion of file management，constantly improve the system of archival management，and information through the network means to promote hospital archives management level greatly increased. This article the application of archives management mode in hospital archives management are studied.

［Key words］Hospital archives management；Application of archives management mode；Analysis of the