論當代信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用

■ 馮有輝

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論當代信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用

■ 馮有輝

隨著我國教育制度改革進程的逐步推進，也有效帶動了高校成人教育事業的蓬勃發展。近年來，我國各地高校都紛紛建立了多形式、多渠道以及多層次化的高校成教辦學體系，并形成了以普通高等教育與成人教育共同發展、共同進步的新的教育格局。而高校成人教育檔案，它不僅是學生接受成人教育的真實記錄，同樣也是各高校成教管理水平的客觀、真實反映。為進一步提升高校成教檔案管理工作的管理水平和服務水平，就必須積極將信息技術應用于檔案管理的各個環節當中，從而確保檔案信息能被更深度的挖掘與利用，確保高校成人教育的招生錄取、學籍管理、教學管理等各項工作能更加順利、有序的開展。

一、高校成人教育檔案管理工作的特點

高校成人教育，是指我國各高校為滿足基礎教育事業發展的需要，以及滿足市場經濟對更廣泛專業性人才的需要，為提升全民教育素質所開辦的成人學歷教育與非學歷教育。正是基于高校成人教育的辦學特點，這也決定了其檔案管理工作與普通高等教育檔案管理之間存在著較大的差異，并集中表現為以下幾方面：

（一）多樣性

“集中學習，分散管理，形式多樣”是高校成人教育的最為突出的特點。其多樣性表現為：一是辦學形式多樣，包括了成人函授教育、遠程教育、業余教育、自學教育、各類成人培訓班教育等等；二是受教育人員構成多樣，接受高校成人教育的學生多來自于各行各業的工作者，其年齡層次不一，受教育程度不一，需要根據不同層次的學生設置教育課程。以上因素都導致了高校成教檔案具有形式多樣、內容龐雜的特點。

（二）分散性

分散性則主要表現為地點分散和時間分散這兩個方面。其中地點分散是指目前各高校所開展的成人教育，其教學地點并不是集中在本校，而往往是分散于多個地點進行教學，且不少班次如遠程教育、業余教育、成人培訓班等都是由高校與外單位進行聯合性辦學，這都導致了成人教育的學籍檔案的存放單位、存放地點較為分散；而時間分散則是指由于成人教育教學形式的多樣性，各類學生接受教育的時間不一，學習的年限也不一致，這都導致了學籍檔案形成和歸檔的時間較為分散。

二、信息技術在高校成人教育檔案管理中的應用策略

正是由于高校成人教育檔案的多樣性、分散性的特點，都在客觀上加大了成人教育檔案管理工作的難度。這就需要積極應用信息技術，以提升成教檔案管理工作的信息化水平，確保高校成教的招生錄取、學籍管理、教學管理等各項工作能更加順利、有序的開展。

（一）強化檔案管理人員的信息化意識

當前，仍然有少數高校成教檔案管理中，存在著信息化建設明顯滯后的問題，其最主要的原因就是部分檔案管理人員的信息化意識不強，而導致成教檔案管理在管理水平和服務水平上的滯后。

從當前知識經濟的形勢以及我國高校成人教育的發展來看，人們的檔案信息化管理意識正逐步增強，檔案信息服務也已然成為高校成人教育中所不可或缺的重要組成部分。為此，要進一步推動高校成教檔案管理的信息化進程，關鍵在于改變檔案管理人員原有的管理理念，提升其信息化意識。一方面，在工作中必須改變原有的“重保管，而輕利用”、“重物輕人”等，嚴重阻礙成教檔案管理信息化進程的管理思想，認識到傳統的紙質化管理、手工操作管理，已無法適應當前成人教育事業高速發展的需要；另一方面，在服務理念上，還應始終堅持“以人為本”、“科學管理、有效服務”等新服務觀念，從而使得成教檔案管理工作逐步由傳統的被動式服務，積極向著主動式服務方向邁進，以更加深入的挖掘出檔案信息的利用價值，實現檔案資源的科學管理與優化配置，從而更好滿足當今信息時代對高校成人教育發展的新要求。

（二）利用信息技術，規范成人教育學籍檔案管理

當前社會中所屢屢出現的假文憑、假學歷問題，不僅嚴重影響到成人教育學籍檔案的真實性與權威性，而且對高校的聲譽、用人單位的正常錄用以及學生的就業都造成了極為惡劣的影響。為有效打擊與遏制這種不良現象，關鍵在于利用信息技術，以確保成人教育學籍檔案管理的規范化與標準化。

一是要做好學歷證書的電子注冊工作。通過學歷證書的電子注冊，學生、用人單位、學校等社會各界人士，都可以進行學歷的網絡查詢，從而有效保證了學籍檔案信息的真實、權威與可靠。為此，成人教育檔案管理工作中應高度重視學歷證書的電子注冊，一方面應通過協調統一、優化配置，利用多渠道、多形式的采集學生的檔案信息資源，以確保電子注冊工作所收集信息的完整與齊全；另一方面，還應加強對學生與社會的廣泛性宣傳，通過學校網頁、媒體、信函、電話等方式通知學生進行電子注冊，以對每一名學生負責，并確保學歷證書電子注冊工作的順利進行。

二是要對學籍檔案進行標準化、規范化管理。一方面，應規范化學籍檔案的錄入標準，可通過利用統一的檔案管理軟件“成人教育學籍管理系統”，以規范學籍數據格式標準等，從而保證學生的學籍檔案規范化、統一化和準確化；另一方面，還應規范化學籍檔案管理的各環節工作，通過積極利用信息技術，以確保從新生入學、注冊收費、成績管理、學籍變動、畢業審核直至證書發放，都符合相應的規范與標準，并確保學生畢業資格審查的準確與無誤。

（三）利用信息技術，提升高校成教檔案管理的信息化水平

高校成人教育檔案管理，是一項非常嚴謹、細致和復雜的工作，檔案信息如果仍采用傳統的手工操作，不僅耗時長、勞動強度大，而且往往容易出現差錯。為更好的保證高校成人教育檔案信息的完整性、原始性與機密性，就必須將檔案管理工作納入到信息化的軌道中，利用各種信息化、數字化的手段，以實現成教檔案管理工作質量與工作效率的提升。

目前，高校成教檔案管理信息化建設的重點是，一是加強對成人教育檔案的信息化處理，即通過利用各類先進的計算機設備、掃描設備，將傳統的紙質文件轉變為數字格式從而使其能方便的存儲到計算機和網絡當中，更便于對成人教育檔案信息進行歸檔、管理、搜索與利用；二是加強對成人教育檔案的信息化軟件建設、硬件建設，如采用標準化的檔案管理軟件、建立數字化的檔案數據庫、建立檔案管理網站等等。以檔案數據庫的建設為例，它作為高校成人教育檔案實現信息化管理的基礎硬件設施，各高校均應加強其數字化建設，通過建立若干個標準性強、通用性好的數字化檔案數據庫，以確保檔案信息的有效錄入存儲與管理利用。

（四）加強對高校成人教育檔案管理人員的培養

在信息化時代中，高校成人教育檔案管理工作，也正逐步向著檔案設備現代化、檔案類型多樣化以及檔案載體復雜化的方向發展，這都對成教檔案管理人員的信息化知識水平、業務能力等方面提出更高、更新的要求。為適應信息化時代對高校成教檔案管理工作的要求，就必須加強對檔案管理隊伍的培養與建設，從而真正打造出一支既精通檔案管理業務，又懂得信息技術應用的高素

質人才隊伍。為此，一方面應加強對高素質人才的吸收與引進，積極招聘更多具備信息素養的人才，充實到成教檔案隊伍當中；另一方面，還應加強對原有檔案管理人員的培訓教育，可通過積極開展信息技術專題講座、學術報告會議、信息技術專業培訓、外出參觀考察等各項活動，以進一步提升檔案管理人員的信息化素養與業務水平。

總 結

當前，高校成教檔案管理工作的信息化水平，已成為了衡量高校成人教育辦學水平的重要標志之一。由于高校成人教育檔案的多樣性、分散性的特點，都在客觀上加大了成人教育檔案管理工作的難度。為進一步挖掘出檔案管理工作的利用價值，以確保高校成人教育的招生錄取、學籍管理、教務管理等各項工作能更加順利、有序的開展，就必須積極應用信息技術，以提升高校成教檔案管理的信息化水平，實現檔案管理工作服務水平與管理水平的綜合性提升。

(作者單位：廣東醫學院)