關于電子檔案歸檔管理的幾點思考
——以開灤集團檔案館為例

■ 王 麗

?

關于電子檔案歸檔管理的幾點思考
——以開灤集團檔案館為例

■ 王 麗

隨著信息網絡技術的高速發展，電子檔案歸檔管理中存在的問題也日益顯現，本文以開灤檔案館為例，探討現代檔案管理如何加強電子檔案歸檔管理的問題，即應選擇科學的電子檔案歸檔方式與途徑，建立切實有效的電子檔案歸檔管理體系，加強檔案管理信息化建設。

近年來，辦公自動化系統逐漸應用于各行各業，隨著開灤集團公司OA辦公自動化系統的投入應用，電子文檔的管理與歸檔已成為檔案工作的重點。2005年起，開灤集團檔案館及其下屬單位先后投資162萬元，與河北科怡科技公司合作，進行綜合檔案信息管理平臺的建設，到2014年開灤直屬區域和下屬27個基層單位已實現了檔案信息資源網上共享。

如此，電子檔案將逐漸取代紙質檔案成為開灤企業經營活動的重要工具和真實記錄。而如何將電子檔案進行安全、有效、科學的管理與歸檔成為我們檔案管理者面臨的一個亟待解決的課題。

一、電子檔案歸檔管理中會出現的問題

現代檔案管理中，電子檔案具備眾多優點，如網絡傳輸可靠性、通用性，檔案處理方式自動化等，并且不怕潮濕、強光、高溫和蟲害等，復制備份也非常容易，具有紙質檔案不可比擬的優勢，但是由于歷史原因，加之電子檔案自身的特殊性，我們在實際工作中發現電子檔案也同樣存在許多不可忽視的問題。

1、電子檔案數據信息的安全性問題

準確性和穩定性是電子檔案應當具備的重要屬性，是電子檔案之所以成為檔案的必要條件。但是，電子檔案的載體穩定性差、易損壞，實踐證明，利用磁盤或其他存儲介質進行數據備份并移交的方式容易造成數據丟失。

這里，數據丟失包括兩方面的含義：第一，由于介質本身的遺失所造成的數據丟失，這種數據丟失通常會造成無法彌補的后果。第二，由于介質質量所導致的數據無法讀取，如磁道損壞等，雖然這種數據丟失通常可以采用某些技術手段進行數據恢復，但介質破壞程度較為嚴重時也無法進行完全恢復。

為了防止數據丟失，我們檔案管理人員通常需要制作多份備份盤進行歸檔，這樣做不僅加大了工作量，而且增加了存儲磁盤的數量，從而造成了存儲空間的浪費。因此，選擇簡捷而安全的歸檔方式成為電子檔案管理工作的一項重要任務。

2、電子檔案歸檔管理體系的有效性問題

近年來，開灤綜合檔案信息管理平臺建立后，關于電子檔案的研究取得了不少成果，如《電子檔案的集成管理與體系創新》曾獲河北省煤炭行業企業管理現代化創新應用成果一等獎。然而，與理論發展相比，實踐的進展卻較為滯后。我們在指導基層時發現檔案管理人員通常不知道如何對電子檔案進行正確而有效地管理，存在“不想管”、“不會管”的疑慮，從而造成許多歸檔電子檔案自生自滅和管理失控。

出現這種電子檔案歸檔管理不力的原因兩個方面，即缺少可操作性強和與電子檔案歸檔管理相配套的制度，檔案管理人員無法對電子檔案歸檔進行有效的管理。所以，有效的電子檔案歸檔管理需要建立有效的管理體系，這依賴于具有較強的可操作性及較強配套性的管理制度。

雖然，開灤檔案管理遵循關于國家電子檔案歸檔管理的法規及規范，如《電子檔案歸檔與管理規范》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》等，但是在根據這些宏觀制度制定本單位制度的過程中未能依據本單位實際情況進行細化，而是復制國家級法律法規，從而致使一些檔案管理制度在實際工作中未能發揮應有的作用。

另外，由于電子檔案歸檔所涉及到的檔案和檔案管理在體制上分屬兩個體系，落實到基層單位也存在文和檔管理制度不協調的問題，由此檔案部門難以對電子檔案的前端工作實際實行有效的控制。就開灤檔案部門內部來說，電子檔案歸檔管理制度、標準和規范也存在諸多不協調之處。

3、電子檔案與紙質檔案的共存性問題

開灤檔案館館藏十分豐富，實施數字化掃描工作后，開灤系統電子檔案數量為331130卷，602291件，439GB，占據了較大的比例，但其取代紙質檔案仍有待時日。因此，電子檔案和紙質檔案將共存于檔案管理體系中，兩者不是對立的，而是相輔相成的，紙質檔案彌補了電子檔案在安全性方面的不足，可以作為真實穩定的檔案備份進行管理，而電子檔案則發揮其易于檢索和易于傳遞等優勢，適應飛速發展的信息技術的需要。

目前，在我國現行的檔案管理體系中，通常根據電子檔案和紙質檔案的共存狀態的不同，實行雙軌制和雙套制兩種體制。雙軌制的特點是電子檔案和紙質檔案同時產生且同時流轉，如在辦公自動化系統中執行發文流程，不僅需要在計算機系統中進行檔案的編制和審批，還需要按照發文處理流程將紙質檔案同時報送公文處理人員。而雙套制的特點是，檔案在歸檔之后以電子檔案和紙質檔案兩種形式存在，如在辦公自動化中的收文流程結束時，將接收的電子檔案歸檔，同時將電子檔案轉化成紙質檔案進行歸檔。

因此，雙軌制和雙套制如果配合使用，能夠使電子檔案和紙質檔案相互結合，并建立相應的配套制度是進行電子檔案歸檔管理的重要任務。

二、電子檔案歸檔管理的建議

為了更科學、安全、合理和充分的利用電子檔案以滿足現代檔案工作的需求，針對電子檔案歸檔管理工作中存在的問題，我們應采取以下措施：

1、使電子檔案以網絡傳輸為主介質移交為輔，加強信息安全工作

電子檔案是網絡數字化信息技術的產物，但是電子檔案的載體穩定性差，易損壞，因此簡便而安全的歸檔方式是采用網絡移交歸檔，并利用光盤存儲。

第一，隨著開灤各所屬單位計算機信息管理網的建立與發展，越來越多的重要檔案被傳輸上網。而這些檔案是各業務管理部門在工作中形成的，反映了企業職能活動的概況，也按照信息管理部門的統一要求進行了檔案格式的統一規范，在一定程度上保證了數據的可靠性和通用性，這是歸檔的重點。

第二，對于那些未上傳到計算機信息管理網上卻具有保存價值的電子檔案，則應由電子檔案形成部門編目整理并利用網絡技術向檔案部門移交歸檔，可以借助信息管理網絡在各業務管理機構與檔案部門之間開通電子檔案歸檔專遞網線，建立依附在信息管理網上的歸檔專用子系統。

但是，無論利用何種途徑進行電子檔案歸檔，必須由電子檔案形成單位按統一格式編目整理后再移交給檔案部門，而非由檔案部門自行從網上下載，借此保證電子檔案形成部門對其數據的真實性、準確性負責。因此，選擇網絡傳輸作為主要的電子檔案傳輸方式，輔以磁盤等電子介質的移交，是適應信息技術發展的需要。

需要注意的問題是，要加強對信息安全的重視，如介質安全、網絡安全、應用系統安全等幾個方面。對于具有一定保密級別的電子檔案，應嚴禁其在開放性網絡上載錄交流并嚴格控制其訪問與管理權限，且必要時可以對這些檔案進行加密處理，并對密鑰進行定期或隨時的更換。

2、建立切實有效的電子檔案的歸檔管理體系

第一，要制定電子檔案與紙質檔案的配套管理辦法，這些方法應該涉及電子檔案的歸檔范圍、歸檔整理要求、電子檔案備份要求、電子檔案移交與保管、電子檔案介質要求、電子檔案的提供與利用和檔案管理人員職責要求等方面，例如運用計算機進行公文處理、行政管理。

電子檔案形成部門應及時將這些重要憑證性和依據性的電子檔案制作備份，電子檔案要與紙質檔案形成一一對應關系，一個單位紙質檔案與電子檔案并存，兩種載體的基本保管單位要標注互見號，紙質檔案要標注電子檔案的檔號，而電子檔案則標注紙質檔案的檔號，以便于利用。

第二，特別應當注意的是，電子檔案管理體系構建中從電子檔案的形成到歸檔跨越了多個部門，這些部門通過了電子計算機網絡聯成一個有機的整體，有時工作互相交錯，職責界限難以區分清楚。所以，應當加強組織管理，由主要部門或負責人統一協調并指定專門機構或專人負責。

第三，與紙質檔案相比，電子檔案歸檔所涉及的問題更加廣泛，僅靠檔案部門很難獨立完成，應采取電子檔案形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結合的方法。

電子檔案形成部門應熟悉各項管理業務，了解電子檔案的自然形成規律和歷史聯系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價值時最有發言權。檔案部門應掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發揮把關和統籌作用。計算機與信息管理部門既是電子檔案的形成單位又是設計和維護信息管理網絡、管理電子信息的專業技術部門，在電子檔案歸檔制度化和標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應當相互滲透、揚長避短，發揮各自的優勢，在電子檔案的歸檔中結成一體，共同形成質量過關的電子文檔。

3、加強檔案管理信息化建設

第一，隨著信息網絡化技術的進步，管理信息化已是現代檔案管理事業發展的重要方向，如今，在以知識和信息為主要特征的知識經濟時代，檔案管理信息化已勢在必行。檔案管理信息化主要包括軟硬件環境建設和人員培訓兩個主要方面，軟硬件環境建設主要是指數字檔案管理軟件、辦公自動化軟件和系統運行環境以及網絡環境的建設。筆者建議購買技術成熟、性能穩定、標準安全的軟件產品或系統，或者組織自有的開發人員根據檔案管理需求自行開發，且盡可能使各種軟件在一個集成的、一體化的和安全的環境中運行。與此同時，應該進一步完善電子檔案和計算機軟硬件的保管設施和環境。

第二，人員培訓主要是指應通過各種形式的培訓，不斷加強檔案管理人員的業務素質，使其能夠掌握檔案管理的理論知識、政策法規以及與電子檔案歸檔管理相關的計算機技術，并且能夠因地制宜地制定和執行電子檔案乃至檔案管理規章，使檔案管理工作逐漸適應新形勢、新環境和新挑戰。

（作者單位：開灤集團公司檔案館）