新醫(yī)改下衛(wèi)生檔案管理工作的新思路

趙麗山東省地方病防治研究所，山東濟(jì)南　250014

?

新醫(yī)改下衛(wèi)生檔案管理工作的新思路

趙麗
山東省地方病防治研究所，山東濟(jì)南250014

［摘要］隨著醫(yī)療改革的不斷深入，如何以全新的理念與視角做好衛(wèi)生檔案管理工作，探索衛(wèi)生檔案管理工作的新思路，以便更好地發(fā)揮檔案管理推動(dòng)衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展的作用，是每一位衛(wèi)生檔案管理工作者急需思考的問(wèn)題。該文對(duì)目前衛(wèi)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并對(duì)新醫(yī)改下如何做好衛(wèi)生檔案管理工作進(jìn)行了探討。

［關(guān)鍵詞］新醫(yī)改；衛(wèi)生檔案管理；新思路

衛(wèi)生檔案管理工作的主要內(nèi)容是收集衛(wèi)生系統(tǒng)日常工作中的各種信息，是衛(wèi)生系統(tǒng)運(yùn)行的真實(shí)記錄，更是衛(wèi)生系統(tǒng)寶貴的無(wú)形資產(chǎn)。衛(wèi)生檔案為相關(guān)部門決策提供重要的參考價(jià)值，既能提高衛(wèi)生系統(tǒng)的管理水平，又能推動(dòng)衛(wèi)生系統(tǒng)的體制建設(shè)。因此，做好衛(wèi)生檔案管理工作，從改善“硬件條件”與“軟件條件”兩方面入手，完善檔案管理工作的設(shè)備與機(jī)制，是推動(dòng)衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展必不可少的一環(huán)。特別是隨著“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局的提出，醫(yī)療改革的不斷深入，運(yùn)用新理念、新方法，解決衛(wèi)生檔案管理工作中遇到的問(wèn)題與困難，并嚴(yán)格依照相關(guān)法律、法規(guī)加強(qiáng)檔案工作的制度化建設(shè)，是充分發(fā)揮衛(wèi)生檔案促進(jìn)醫(yī)院改革發(fā)展作用的必要條件。

1　衛(wèi)生檔案管理工作中存在的問(wèn)題

衛(wèi)生檔案管理的內(nèi)容與職責(zé)包括積極參與制定醫(yī)院管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)各部門人員的人事檔案，以及其他各類文件材料的收集、整理、歸檔、建檔與利用，同時(shí)還需要做好檔案的移交工作，充分利用現(xiàn)有的人力、物質(zhì)資源，不斷提高檔案的管理水平。并積極探索先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。但目前部分衛(wèi)生系統(tǒng)仍沒(méi)有建立相對(duì)完善的管理制度，缺乏權(quán)威、有效的管理手段，主要表現(xiàn)在如下幾個(gè)方面。

1.1衛(wèi)生檔案管理意識(shí)不足

部分衛(wèi)生系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員認(rèn)為檔案管理工作并不能為衛(wèi)生系統(tǒng)帶來(lái)直接的利益與名譽(yù)，僅在幕后充當(dāng)記錄衛(wèi)生系統(tǒng)日常運(yùn)行的工具，忽略了衛(wèi)生檔案管理工作的潛在效益。因而將更多的精力投入到臨床技能培訓(xùn)與管理中，對(duì)衛(wèi)生檔案管理工作并未給予其足夠的重視，投入的資金與人力較少，造成檔案庫(kù)房建設(shè)不良，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備缺失，以及檔案電子化技術(shù)更新遲緩，阻礙了檔案管理工作的信息化進(jìn)程。

1.2缺乏完善、有效的管理制度

由于對(duì)衛(wèi)生檔案管理的重視程度不足，檔案管理意識(shí)薄弱，多數(shù)衛(wèi)生系統(tǒng)缺乏針對(duì)檔案管理工作的切實(shí)有效的規(guī)章制度，沒(méi)有明確檔案管理的手段與方案，或者現(xiàn)行的規(guī)章制度在內(nèi)容上簡(jiǎn)單粗糙，造成了衛(wèi)生檔案管理的混亂，如材料收集不全、整理不及時(shí)等，導(dǎo)致檔案的利用率低下甚至資源流失。長(zhǎng)此以往，衛(wèi)生系統(tǒng)管理者不能從既往檔案中提取有效的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，從而使得管理脫離實(shí)際，醫(yī)療觀念與患者需求之間的差距日漸拉大。

1.3設(shè)備不良，缺少信息化管理

目前，多數(shù)衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理工作還是人工操作完成，包括檔案的收集、整理、錄入等，檔案多以卷宗的形式開(kāi)展，使用時(shí)需人工查找。這就造成了檔案的保存受到時(shí)間和空間的限制，檔案的存放與查找工作也存受巨大的困難。換言之，衛(wèi)生系統(tǒng)管理信息系統(tǒng)建設(shè)不完善，缺乏計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等現(xiàn)代化的信息手段；更缺乏既了解衛(wèi)生系統(tǒng)相關(guān)事務(wù)，又能熟練掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的信息化專才，嚴(yán)重阻礙了衛(wèi)生檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。相反，盲目的投資建設(shè)，一味追求系統(tǒng)的先進(jìn)性而忽略實(shí)用性，也會(huì)造成資源的浪費(fèi)。此外，信息化建設(shè)過(guò)程中最重要的問(wèn)題就是信息安全，因衛(wèi)生檔案涉及患者和醫(yī)院運(yùn)行隱私，一旦泄露，會(huì)給患者及醫(yī)院帶來(lái)諸多不便。如何提高信息安全意識(shí)，采取有效措施保證信息安全，是衛(wèi)生檔案管理的工作重點(diǎn)。

1.4檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊

目前，許多衛(wèi)生系統(tǒng)的檔案管理崗位儼然成了“養(yǎng)老崗位”，在崗人員多是年齡較大的非專業(yè)人員，或兼職檔案管理人員，自身素質(zhì)不高，價(jià)值感不高，對(duì)衛(wèi)生檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，認(rèn)為檔案管理工作無(wú)關(guān)緊要，工作效率與責(zé)任感較低，保密意識(shí)較差。衛(wèi)生檔案管理崗成了年輕人不愿去，專業(yè)人員留不住，缺乏專業(yè)人才的崗位。并且，由于領(lǐng)導(dǎo)層的忽視，面向檔案管理崗位人員的管理制度不完善，管理松散，專業(yè)培訓(xùn)機(jī)會(huì)少之又少，從而造成了檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，進(jìn)步緩慢的局面。

2　新醫(yī)改下探索衛(wèi)生檔案管理工作的新思路

2.1強(qiáng)化衛(wèi)生檔案管理意識(shí)

檔案管理是醫(yī)院綜合性管理中不可忽視的重要組成部分，也是新醫(yī)改下衛(wèi)生系統(tǒng)現(xiàn)代化管理能力的衡量標(biāo)準(zhǔn)。科學(xué)、系統(tǒng)的信息化檔案管理能夠一定程度地促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。衛(wèi)生系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)需從自身加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，鼓勵(lì)發(fā)展檔案管理，加深全體工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度。特別是隨著“四個(gè)全面”戰(zhàn)略的推行，更要注重衛(wèi)生系統(tǒng)法制治檔的問(wèn)題。通過(guò)檔案法制的教育和宣傳工作，著重強(qiáng)調(diào)依法治檔工作是依法治國(guó)基本方略的具體實(shí)現(xiàn)，使衛(wèi)生系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)法制化管理檔案工作真正重視起來(lái)，使衛(wèi)生系統(tǒng)職工充分了解醫(yī)療相關(guān)法律知識(shí)，依法運(yùn)用檔案資料，從而充分發(fā)揮衛(wèi)生檔案的作用，更好地為衛(wèi)生系統(tǒng)運(yùn)行與管理服務(wù)。

2.2加強(qiáng)檔案工作法制化、制度化建設(shè)

改善衛(wèi)生檔案管理工作，要結(jié)合學(xué)習(xí)新醫(yī)改的中心思想，加強(qiáng)檔案管理工作的法制化、制度化建設(shè)。參照》檔案法》》醫(yī)院檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，以及上級(jí)檔案部門的有關(guān)制度，結(jié)合衛(wèi)生系統(tǒng)的實(shí)際情況，建立、健全衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理制度，如檔案庫(kù)房的管理以及檔案的收集、整理、保管、借閱等一系列制度，對(duì)各職能部門檔案管理的職責(zé)、權(quán)限以及檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)予以明確分工，保證檔案管理工作的順利交接與傳遞。同時(shí)要健全醫(yī)院檔案工作手冊(cè)，對(duì)各類檔案的收集、錄入、保管等進(jìn)行清楚的分類，確保醫(yī)院各個(gè)時(shí)期檔案信息的真實(shí)性與完整性。力求檔案管理制度嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、合理，做到檔案管理工作有法可依，有據(jù)可循。此外，更要確保醫(yī)院各部門管理檔案的職能與權(quán)限都能確切落實(shí)，高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，才能充分發(fā)揮檔案管理制度的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)、有效管理。

2.3加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在當(dāng)前形勢(shì)下，衛(wèi)生檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，跟上信息化建設(shè)的步伐。首先，在認(rèn)識(shí)衛(wèi)生檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，加大對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)信息化系統(tǒng)管理的資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的檔案軟件系統(tǒng)，并對(duì)信息系統(tǒng)的軟件系統(tǒng)與硬件裝置及時(shí)更新。結(jié)合計(jì)算機(jī)與多媒體技術(shù)，建設(shè)數(shù)字化檔案室，將衛(wèi)生系統(tǒng)現(xiàn)有的檔案資料進(jìn)行分類信息化管理，避免繁重的人工工作，提高了衛(wèi)生檔案管理工作的效率與質(zhì)量。其次，建立完善的立卷歸檔制度，保證信息化檔案的規(guī)范化。衛(wèi)生檔案包含醫(yī)療、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、人力等材料，種類繁多。歸檔時(shí)需按照檔案材料的分類、時(shí)間、內(nèi)容重要性等因素進(jìn)行詳細(xì)的標(biāo)注，以便進(jìn)行清晰、正確的保管，后期抽調(diào)、閱讀也會(huì)節(jié)省很多時(shí)間。第三，加強(qiáng)對(duì)檔案信息安全性建設(shè)。對(duì)衛(wèi)生系統(tǒng)現(xiàn)有的安全保護(hù)系統(tǒng)進(jìn)行加固，制定完善的信息安全管理系統(tǒng)以及應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況的緊急預(yù)案，及時(shí)對(duì)電子系統(tǒng)進(jìn)行更新。同時(shí)，對(duì)檔案管理人員實(shí)行信息安全責(zé)任制，嚴(yán)格遵守“誰(shuí)管理，誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，將檔案信息泄露的可能性降至最低。

2.4加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先，衛(wèi)生系統(tǒng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視對(duì)檔案工作人員的思想教育，全面更新檔案工作人員的思想觀念，通過(guò)舉辦各種活動(dòng)增強(qiáng)檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)，提高管理人員對(duì)規(guī)范治檔工作的責(zé)任意識(shí)。建立完善的針對(duì)檔案工作人員的管理制度，明確崗位職責(zé)、目標(biāo)責(zé)任、獎(jiǎng)懲制度，對(duì)檔案工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范化管理。積極引進(jìn)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)的人才，以適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理的需要。同時(shí)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)理論與實(shí)踐技能的培訓(xùn)，提高工作人員自身的專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)工作人員的耐心、積極性與創(chuàng)新性，努力打造一支專業(yè)素質(zhì)硬、工作效率高、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員隊(duì)伍，以便提高衛(wèi)生檔案管理水平，更好地為衛(wèi)生檔案管理工作服務(wù)。

3　結(jié)語(yǔ)

隨著“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局的提出，醫(yī)療改革的不斷深入，依法行醫(yī)、制度化管理也成為醫(yī)療行業(yè)的行為準(zhǔn)則。衛(wèi)生檔案涵蓋了衛(wèi)生系統(tǒng)人事信息、行政管理、法律糾紛、醫(yī)療行為、學(xué)術(shù)研究、科技交流等醫(yī)院日常工作的各個(gè)方面，對(duì)于衛(wèi)生系統(tǒng)日常工作管理有著不可忽視的重要價(jià)值。因此，如何以全新的理念與視角做好衛(wèi)生檔案管理工作，特別是在新醫(yī)改下探索出檔案管理的新思路，以便更好地發(fā)揮檔案管理推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的作用，是當(dāng)前每一位衛(wèi)生系統(tǒng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理工作者需要認(rèn)真考慮的問(wèn)題。目前，衛(wèi)生檔案管理工作還存在著管理層重視程度不夠，檔案管理工作制度化建設(shè)缺陷，信息化管理進(jìn)程遲緩，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊等諸多問(wèn)題。陳舊的檔案管理模式已和日新月異的醫(yī)療現(xiàn)狀嚴(yán)重脫節(jié)。衛(wèi)生檔案部門應(yīng)抓住新醫(yī)改這個(gè)契機(jī)，提高全體行政人員及醫(yī)務(wù)人員對(duì)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，在衛(wèi)生檔案管理工作中認(rèn)真貫徹國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身實(shí)際情況，建立、健全配套的檔案管理工作規(guī)章、條例，并號(hào)召醫(yī)院各部門人員嚴(yán)格遵守，切實(shí)落實(shí)。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的投入，積極建設(shè)信息化管理系統(tǒng)。此外，還要努力加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)多種方式提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)。總而言之，衛(wèi)生檔案管理是一個(gè)長(zhǎng)期、復(fù)雜的工作，面對(duì)新形勢(shì)，衛(wèi)生系統(tǒng)要積極探索檔案管理的新思路，充分發(fā)揮衛(wèi)生檔案在衛(wèi)生系統(tǒng)發(fā)展中的重大作用。

［參考文獻(xiàn)］

［1］宓丹.新形勢(shì)下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的思考［J］.基層醫(yī)學(xué)論壇，2016（1）﹕57.

［2］曾永輝.新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究［J］.中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2013，20（11）﹕143-144.

［3］陳彩娟，李欣，李亞菲，等.衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理人員的職業(yè)倦怠成因及干預(yù)［J］.預(yù)防醫(yī)學(xué)情報(bào)雜志，2011，27（8）﹕631-633.

［4］邱麗春.提高衛(wèi)生局檔案管理水平的研究［J］.中國(guó)科技博覽，2015（20）﹕183.

［5］王旭筱.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及解決對(duì)策［J］.常州實(shí)用醫(yī)學(xué)，2014（4）﹕249-250.

［6］劉麗麗.衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展研究［J］.中國(guó)電子商務(wù)，2012（14）﹕118.

New Idea of Healthy Archives Management Under the New Medical Reform

ZHAO Li
Shandong Provincial Institute of endemic disease control，Ji’nan，Shandong Province，250014 China

［Abstract］With the further improvement of the medical reform，how to manage healthy archives well in new perspectives，and explore new ideas of archives management，is an urgent problem to be solved by every staff.We analyzed the existing problems in the management of healthy archives，and discussed how to do well in healthy archives management under the new medical reform.

［Key words］Medical reform；Healthy Archives management；New Idea

［中圖分類號(hào)］R197.32

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1672-5654（2016）03（a）-0187-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.07.187

［作者簡(jiǎn)介］趙麗（1970-），女，本科，館員，主要從事檔案管理工作。

收稿日期：（2015-12-10）