網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下國(guó)家綜合檔案館檔案利用服務(wù)探究

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展明顯改變了人們的行為方式，越來(lái)越多的人們習(xí)慣于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和移動(dòng)終端獲取所需信息資源。這種信息資源利用方式的變革不可避免地影響了國(guó)家綜合檔案館的檔案信息資源利用服務(wù)工作。《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》（為了行文方便，以下簡(jiǎn)稱〈規(guī)劃綱要〉）認(rèn)為“檔案信息化與互聯(lián)網(wǎng)利用成為發(fā)展趨勢(shì)”，并明確提出國(guó)家綜合檔案館檔案利用服務(wù)工作的目標(biāo)，即“檔案利用便捷化。檔案利用服務(wù)模式創(chuàng)新和檔案信息開(kāi)放取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展；檔案信息整合共享程度明顯提升，檔案利用服務(wù)更加便捷普惠，方便人民群眾的檔案利用體系更加完善”。因此，我們有必要認(rèn)真研究目前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下各級(jí)各類國(guó)家綜合檔案館在檔案利用服務(wù)工作中存在的問(wèn)題，創(chuàng)新改革措施，才能更好的滿足公眾對(duì)于檔案信息資源的需求，實(shí)現(xiàn)《規(guī)劃綱要》的目標(biāo)。

一、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下國(guó)家綜合檔案館檔案利用服務(wù)中存在的問(wèn)題

1.可利用的數(shù)字檔案資源嚴(yán)重不足

數(shù)字檔案資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作，是數(shù)字檔案提供利用服務(wù)的物質(zhì)基礎(chǔ)。早在2005年，國(guó)家檔案局推出了《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T31-2005），我國(guó)部分綜合檔案館就開(kāi)始了大規(guī)模的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工工作，而且也取得了一定的成績(jī)。但是，總體來(lái)看，我國(guó)國(guó)家綜合檔案館的數(shù)字檔案資源建設(shè)還有待大力加強(qiáng)。首先，目前數(shù)字檔案資源建設(shè)成績(jī)顯著的檔案館主要分布在經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)的東部地區(qū)，而經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的中西部地區(qū)在“十二五”期間剛剛完成了1002個(gè)縣級(jí)綜合檔案館建設(shè)項(xiàng)目，還沒(méi)有能力大規(guī)模開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作。即使我們?cè)?020年以前完成《規(guī)劃綱要》的目標(biāo)，即“全國(guó)省級(jí)、地市級(jí)和縣級(jí)國(guó)家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例，分別達(dá)到30—60%、40—75%和25—50%”，即使如此也還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。其次，只有個(gè)別地區(qū)建立了具有接收數(shù)字檔案功能的數(shù)字檔案館，大部分地區(qū)檔案館只能通過(guò)光盤(pán)形式，小規(guī)模接收數(shù)字檔案，普遍缺乏接收規(guī)范、接收標(biāo)準(zhǔn)。

2.新形勢(shì)下檔案開(kāi)放工作有待規(guī)范

首先，檔案開(kāi)放利用法律規(guī)范不合時(shí)宜。檔案開(kāi)放是檔案利用的前提條件，如果沒(méi)有檔案開(kāi)放，公眾就無(wú)法利用。然而，30年前出臺(tái)的《檔案法》對(duì)檔案的開(kāi)放和利用的相關(guān)規(guī)定并不能完全適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，比如，檔案館決定哪些檔案可以開(kāi)放，哪些檔案可以公布、什么時(shí)候公布，而利用者的檔案利用權(quán)與公布權(quán)的分離使其難以有效的行使自由獲取、利用、公布、傳播檔案信息的合法權(quán)利。同時(shí)，2008年實(shí)施的《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》，在檔案利用開(kāi)放方面和《檔案法》是有沖突的，導(dǎo)致有關(guān)檔案開(kāi)放利用的法規(guī)在解釋與適用中出現(xiàn)主觀隨意性，引發(fā)了綜合檔案館與利用者之間的分歧。

其次，對(duì)已開(kāi)放檔案的網(wǎng)絡(luò)利用抵制較多。如前文所述，東部發(fā)達(dá)地區(qū)副省級(jí)及以上國(guó)家綜合檔案館數(shù)字檔案資源建設(shè)已經(jīng)取得了顯著成效，個(gè)別檔案館甚至已經(jīng)完成全部館藏的數(shù)字化工作，但是卻鮮有檔案館將已開(kāi)放的數(shù)字檔案資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)為公眾提供利用，只有個(gè)別檔案館在門(mén)戶網(wǎng)站上公布少量已開(kāi)放歷史檔案，導(dǎo)致公眾只能親身前往檔案館，在檔案館的局域網(wǎng)中利用數(shù)字檔案資源，遠(yuǎn)離現(xiàn)代信息社會(huì)所帶來(lái)的科技文明。

3.檔案利用服務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技能有待提高

首先，部分檔案利用服務(wù)人員意識(shí)落后。檔案部門(mén)歷來(lái)帶有一定的封閉性和較濃厚的神秘色彩，很多檔案工作者也形成了“重藏輕用”的思想觀念，人們將主要精力用于更好地保管檔案，而不是以利用服務(wù)為重點(diǎn)。部分檔案服務(wù)利用人員甚至認(rèn)為，檔案信息資源是檔案館獨(dú)有的信息優(yōu)勢(shì)，一旦公開(kāi)，就會(huì)喪失這種優(yōu)勢(shì)，從而抵制各種檔案信息公開(kāi)形式。

其次，檔案利用服務(wù)人員專業(yè)技能需要提高。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，除了積極主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，檔案利用服務(wù)人員還需要兩個(gè)方面的專業(yè)技能，一個(gè)是熟練的信息技術(shù)，一個(gè)是對(duì)于檔案內(nèi)容的熟知。信息技術(shù)的掌握對(duì)于現(xiàn)代檔案工作者來(lái)說(shuō)并不是太困難，絕大多數(shù)檔案利用服務(wù)人員都可以通過(guò)使用信息技術(shù)幫助利用者完成簡(jiǎn)單的事實(shí)性咨詢，但是大部分檔案利用服務(wù)人員由于并不能全面、深入的了解檔案內(nèi)容，不能有效解答比較復(fù)雜的專題研究性咨詢或者情報(bào)性咨詢。

4.檔案信息資源提供利用形式簡(jiǎn)單

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展和社會(huì)信息化程度的提高，人們對(duì)信息的需求發(fā)生了全方位變化，在利用檔案時(shí)，不僅需要提供原始信息，而且要求提供經(jīng)過(guò)深度整合的綜合信息，尤其需要具有濃厚地方特色的文化、經(jīng)濟(jì)相關(guān)編研成果。面對(duì)社會(huì)發(fā)展帶來(lái)的信息需求變化，檔案利用服務(wù)工作卻仍保持單一的服務(wù)形式，仍舊以提供文字形式的原文為主，為數(shù)不多的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作大都是流于形式，未能及時(shí)調(diào)整方向，致使編研成果不能滿足利用者多層次、多維度的利用需求；編研組織方式和編研成果傳播方式依舊落后與保守，不能滿足利用者多渠道、多形式利用檔案的需求等等。編研成品的深度、廣度都遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足使用者的需求。

5.檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案網(wǎng)站作為我國(guó)檔案信息化重要組成部分之一，“是展示檔案部門(mén)自身形象和為用戶提供利用服務(wù)的主要平臺(tái)”[1]。近年來(lái)隨著我國(guó)檔案信息化建設(shè)的突飛猛進(jìn)，檔案網(wǎng)站建設(shè)亦呈現(xiàn)出快速發(fā)展，但從整體上看，檔案網(wǎng)站建設(shè)在利用服務(wù)方面還有需要改進(jìn)的地方，主要表現(xiàn)為：（1）檔案檢索基本都是目錄檢索，同時(shí)，無(wú)法依據(jù)檢索語(yǔ)義自動(dòng)擴(kuò)檢、縮檢，導(dǎo)致檢全率、檢準(zhǔn)率都較低；（2）檔案網(wǎng)站的交互性不夠，“只有遼寧、上海、浙江、廣東等少數(shù)幾個(gè)地區(qū)的網(wǎng)站運(yùn)用社交媒介進(jìn)行互動(dòng)咨詢，而絕大多數(shù)網(wǎng)站都只配備了電話、郵件、意見(jiàn)反饋、咨詢、留言等都只限于一對(duì)一的交流”[2]，導(dǎo)致咨詢的整體采用率較低、回復(fù)較慢。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)國(guó)家綜合檔案館檔案利用服務(wù)工作的建議

1.加快數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)可從兩個(gè)方面入手。首先，加快傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化。2014年5月，中辦、國(guó)辦聯(lián)合引發(fā)的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》指出，“各地區(qū)各部門(mén)各單位要把數(shù)字檔案館（室）建設(shè)列入信息化建設(shè)整體規(guī)劃，從人力、財(cái)力、物力上統(tǒng)籌安排，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化”。各地區(qū)可以參照?qǐng)?zhí)行以上指導(dǎo)意見(jiàn)，主要通過(guò)社會(huì)化服務(wù)外包完成此部分工作，并通過(guò)中央財(cái)政安排，專門(mén)扶持中西部地區(qū)檔案信息化建設(shè)項(xiàng)目，在“十三五”期間早日完成并超越《規(guī)劃綱要》目標(biāo)。

其次，接收立檔單位電子檔案。全國(guó)各地區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館要全部建設(shè)成能夠接收立檔單位電子檔案的功能完善的數(shù)字檔案館。同時(shí)，通過(guò)制訂相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，明確各類辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件歸檔范圍；加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔管理，推進(jìn)電子政務(wù)和電子商務(wù)文件歸檔管理工作。

2.完善新形勢(shì)下的檔案開(kāi)放工作

首先，健全檔案開(kāi)放利用法律法規(guī)。我國(guó)《檔案法》的修訂已經(jīng)列入國(guó)務(wù)院立法計(jì)劃，在《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》修訂過(guò)程中，要重點(diǎn)考慮以下問(wèn)題：與中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳2016年印發(fā)的《關(guān)于全面推進(jìn)政務(wù)公開(kāi)工作的意見(jiàn)》采取同樣的開(kāi)放原則，“以公開(kāi)為常態(tài)、不公開(kāi)為例外”；減少對(duì)檔案利用目的、利用方式的限制，“尤其是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案開(kāi)放、利用、公布權(quán)要協(xié)調(diào)一致，公眾的利用權(quán)中應(yīng)當(dāng)包括其公布權(quán)”[3]；允許公眾依法合理編纂、出版、播放已開(kāi)放檔案信息。

其次，網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)全部已開(kāi)放的數(shù)字檔案資源。國(guó)家檔案局可以明文要求各國(guó)家綜合檔案館上報(bào)數(shù)字檔案資源建設(shè)情況，同時(shí)要求各地各級(jí)國(guó)家綜合檔案館制定檔案數(shù)據(jù)開(kāi)放計(jì)劃，通過(guò)門(mén)戶網(wǎng)站公開(kāi)全部已開(kāi)放的數(shù)字檔案資源，并將此項(xiàng)工作作為考核內(nèi)容之一，推動(dòng)檔案館的數(shù)據(jù)開(kāi)放工作。

3.提高檔案利用服務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技能

首先，加強(qiáng)宣傳教育，改變工作人員的傳統(tǒng)觀念。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，要通過(guò)各種規(guī)章制度的宣傳，轉(zhuǎn)變檔案利用服務(wù)人員的傳統(tǒng)觀念，只有將檔案館、檔案網(wǎng)站定位于一個(gè)面向公眾的多元化信息資源利用服務(wù)中心，將自己定位為服務(wù)人員，處處為檔案利用者著想，才能做好利用服務(wù)工作。

其次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高檔案利用服務(wù)人員專業(yè)技能需要。檔案利用服務(wù)人員要積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，支持與發(fā)展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用工作。同時(shí)，必須要熟悉檔案館藏，做到珍貴檔案如數(shù)家珍，一般檔案知其概況，不僅能解決關(guān)于某些檔案的事實(shí)性咨詢，還要能解答關(guān)于某一專題研究的研究性咨詢、情報(bào)性咨詢。

4.擴(kuò)展檔案利用服務(wù)形式

首先，加強(qiáng)檔案信息資源深度開(kāi)發(fā)。檔案館可以公開(kāi)征集編研選題，根據(jù)公眾需要，開(kāi)辟檔案編研選題新領(lǐng)域。為了加強(qiáng)研究力量，提高編研的質(zhì)量和影響力，擴(kuò)展信息資源來(lái)源，檔案館可以和圖書(shū)館、博物館、史志辦、高校、信息技術(shù)提供商等主體合作，共同致力于某一主題的編研、展覽。

其次，豐富檔案信息資源形式。檔案網(wǎng)站需要根據(jù)公眾利用需求，在豐富檔案文字內(nèi)容的同時(shí)，增加多種形式的檔案信息資源數(shù)量，包括照片、錄音錄像、多媒體檔案等，使檔案信息資源變得“有聲有色”。

5.加強(qiáng)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)

各國(guó)家綜合檔案館要秉持“以用戶為中心”的理念，建設(shè)用戶友好型網(wǎng)站，完善網(wǎng)站設(shè)計(jì)，加強(qiáng)網(wǎng)上交互，提高服務(wù)能力。

首先，提供網(wǎng)站信息檢索的便利性。一個(gè)網(wǎng)站如果想要提高點(diǎn)擊率，擁有更多的用戶，必須選用最適合于表現(xiàn)本站信息內(nèi)容的信息組織和表達(dá)方式，同時(shí)要提供簡(jiǎn)單、便捷、高效的檢索工具，引導(dǎo)用戶深入訪問(wèn)網(wǎng)站[4]。檔案館可以通過(guò)項(xiàng)目外包、合作開(kāi)發(fā)等形式，引進(jìn)優(yōu)質(zhì)資源，利用先進(jìn)的信息組織技術(shù)和檔案搜索引擎技術(shù)，根據(jù)用戶需要，設(shè)計(jì)便捷的檢索工具，提高檢全率、檢準(zhǔn)率。

其次，加強(qiáng)社交媒介在網(wǎng)站中的應(yīng)用。檔案館網(wǎng)站要對(duì)現(xiàn)有的傳統(tǒng)互動(dòng)方式加以改進(jìn)，簡(jiǎn)化互動(dòng)程序，對(duì)于一般性的咨詢、留言等要允許用戶匿名瀏覽和直接發(fā)言，并縮短網(wǎng)站管理人員的審核時(shí)間，盡快回復(fù)，提高檔案網(wǎng)站互動(dòng)效率。檔案館網(wǎng)站還要利用多種互動(dòng)形式加強(qiáng)用戶溝通，包括論壇、博客、微博、微信和QQ在內(nèi)的社交媒介都可運(yùn)用到檔案館網(wǎng)站互動(dòng)欄目中，充分把握社交媒介的多邊聚合能力，發(fā)揮最大功效[5]。

[1]曾凡斌.我國(guó)檔案網(wǎng)站中信息公開(kāi)服務(wù)現(xiàn)狀調(diào)查與分析[J].檔案與建設(shè)，2009(10):24-27.

[2][5]周林興，呂維.從“獨(dú)白”到“對(duì)話”:我國(guó)檔案網(wǎng)站互動(dòng)功能調(diào)查研究[J].浙江檔案，2016 (1):18-20.

[3]楊霞.綜合檔案館檔案利用與公布中的問(wèn)題及對(duì)策分析[J].檔案學(xué)研究，2010(5):50-54.

[4]朱桂玲.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案館用戶信息需求與服務(wù)策略研究[D].四川大學(xué)，2007.

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下國(guó)家綜合檔案館檔案利用服務(wù)探究

■ 隋曉云

本文分析了國(guó)家綜合檔案館檔案利用服務(wù)中存在的主要問(wèn)題，并從加快數(shù)字檔案資源建設(shè)、完善檔案開(kāi)放工作、提高檔案利用服務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)和專業(yè)技能、擴(kuò)展檔案利用服務(wù)形式、加強(qiáng)檔案利用服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)五方面提出了對(duì)策。

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 國(guó)家綜合檔案館 利用服務(wù)

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