醫療器械采購網絡管理平臺的構建與應用

楊瓊，池晨，杜瑋，沈斌

孝感市中心醫院 設備科，湖北 孝感432000

醫療器械采購網絡管理平臺的構建與應用

楊瓊，池晨，杜瑋，沈斌

孝感市中心醫院 設備科，湖北 孝感432000

本文詳細介紹了我院以互聯網為依托，以醫療器械和供應商為管理對象，構建的醫療器械采購互聯網管理平臺的主要模塊設置及功能。系統實現了醫療器械檔案的電子化管理，達到了供應商產品資質證件的精細化、動態化管理；銷售行為規范化、透明化，實現了資源和信息的共享。

醫療器械采購；網絡管理平臺；醫療器械管理；信息共享

0 前言

近幾年來，各醫療單位為了管理的需要，紛紛開發了個性化的醫療器械管理系統[1]。這些系統多數是內部局域網數據系統，但是醫療器械的管理范圍牽扯到方方面面，尤其是設備采購工作中更多的是與供應商的往來，內部局域網絡的局限性凸顯出來，主要表現為：

（1）系統缺少供應商管理功能，供應商資質證件管理只能是手工管理或將證件掃描到計算機[2]。工作人員不能及時掌握過期證件信息，管理處于被動狀態。

（2）醫療器械名稱不統一：合同名稱、注冊證名稱、發票名稱、數據庫名稱不一致，給統計分析工作帶來不便，無法及時對醫療器械的流通進行監控和追蹤。

（3）工作人員與供應商電話聯系耗時耗力，話費消耗量大，傳遞信息不方便、不全面、不及時，容易出現差錯。

針對上述情況，為實現對醫療器械精細化管理，我院設備科組織團隊對醫療器械采購網絡管理進行了探索。本文闡述我院的主要做法，供同行參考。

1 構建醫療器械采購互聯網管理平臺

以互聯網為依托，建立醫療器械供應商管理系統網頁，以醫療器械和供應商為管理對象，構建一個醫療器械采購互聯網管理平臺。主要通過各供應商上傳公司、產品資質證件，醫院審核程序實現醫療器械檔案管理電子化；通過系統自動篩選、統計、報警功能，實現檔案管理精細化、動態化；通過網絡統一管理，實現銷售行為規范化、透明化；通過Webservice與醫院信息系統（HIS）對接傳送數據，實現資源、信息共享。

2 系統模塊設置與功能分析

2.1 用戶管理模塊

該平臺的主要使用部門為我院設備科。系統通過設置管理員權限、相關部門使用權限、供應商使用權限，用戶可登陸網站、上傳資質數據、傳遞數據。① 對設備科工作人員設置管理員權限，可通過賬號形式授予相關科室、供應商登陸網站權限，設備科管理員擁有網站數據維護權限；② 財務部門，可從系統導入醫療器械數據到內網增加收費項目模塊和固定資產管理模塊，實現數據共享，確保產品名稱一致，有利于醫療器械使用后的追蹤溯源；③ 紀檢部門可全程參與，使采購過程更加透明、公開，有利于監督，避免不正當銷售行為的發生；④ 維修部門可實現和采購部門數據共享，為醫療器械驗收時核對合同、配置、參數提供方便，與醫院內網醫療器械維護管理模塊對接，導入醫療器械維修、維保、驗收數據，及錄入驗收單、合格證等，實現醫療器械動態管理；⑤ 供應商通過注冊成為系統用戶，公司可上傳、更換資質證件，填報送貨清單，查詢、下載該公司產品銷售情況，接收醫院相關文件，為供應商配合醫院工作創造條件。

2.2 供應商管理模塊

我院主要通過管理資質證件來管理供應商[3]。醫療器械資質證件包括公司營業執照、醫療器械生產（經營）許可證、產品注冊證、產品授權代理、法人委托書、銷售人員身份證復印件（簡稱“三證”)等[4]。

以每一個供應商為管理單位。供應商注冊后上傳該公司“三證”原件的掃描件，錄入公司經營范圍、聯系電話、電子郵箱、匯款帳戶，醫院審核原件通過成為注冊用戶。有效期的資質證件錄入失效期，系統設置失效前一個月報警，醫院停止采購該公司醫療器械，同時系統自動向供應商示警，提醒及時更換過期證件，確保資質證件真實可靠，還可以節省勞動成本。

2.3 醫療器械電子檔案管理模塊

2.3.1 醫療耗材電子檔案管理

資質證件審核和備案是醫療耗材質量和安全保證及有效使用的第一要素，工作量大、責任重、變化快，耗材使用的溯源性要求更增加了醫用耗材資質管理工作的難度[5-6]。以每條醫療耗材信息為管理單位。直接導入招標耗材簽標結果。建立醫用耗目錄字典，字典包括：產品編碼、產品類型、品名、規格型號、單位、單價、生產單位、購進單位、是否一次性產品、使用科室等字段。

設備科審核供應商上傳的“三證”原件通過后，建立電子檔案。同樣錄入證件失效期，設置報警期限，公司如果不能及時更新證件，或資質證件不齊全，該產品將不能生成采購通知單。醫用耗材目錄與產品證件信息建立鏈接，一一對應，查看產品資質證件更加直觀、方便。通過這種環環相扣的流程設置，實現資質證件動態更新，杜絕使用證件過期產品現象，進一步提高工作效率。

2.3.2 醫療設備電子檔案管理

醫療設備檔案資料管理從擬定設備購置計劃至報廢需經歷申請、論證、批示、合同、安裝、驗收、維護和報廢8個階段，每個階段均需有完整的檔案資料貫穿始終[7]。以每一臺套萬元以上設備為管理單位。目錄字典包括：設備編碼、設備名稱、規格型號、金額、生產廠家、銷售單位、合同日期、驗收日期、使用科室、采購形式等字段。設備科錄入設備型號、金額、合同日期等信息，上傳申請單、論證報告、批示、采購合同等掃描件；供應商錄入生產廠家、銷售單位，上傳該設備生產廠家和代理公司“三證”；維修部門錄入驗收日期、維修信息，上傳驗收單、合格證維保合同、報廢單等。實現醫療設備檔案全方位、電子化、動態化管理。

2.4 信息傳送管理模塊

（1）通知送貨功能。設備科直接從系統數據庫中提取供應商簽訂過的器械名稱、規格型號、生產廠家、合同價格，輸入采購數量，制作采購通知單，發送給供應商。供應商接收采購通知單后輸入產品批號、效期、生產日期，生成送貨清單，打印紙質清單隨貨發送，電子版清單反饋到系統，通過與內網對接端口，傳送到設備庫房。貨到后，庫房工作人員驗收無誤可確認送貨清單轉換為入庫單，辦理入庫手續。整個采購過程產品名稱保持一致，為耗材的使用查詢統計提供保障，又可防止公司串貨、以次充好的現象發生，也減少了工作量。

（2）上傳文件功能。政府招標后醫療器械的合同簽訂安排，醫院工作中需各供應商配合的事項，各級管理部門的新政策、新法規等均可通過服務器上傳到網站上。供應商可以及時了解醫院動向，更好的配合醫院工作。

（3）院內招標功能。在網站上公布醫院內部招標采購的5萬元以下小型醫療器械目錄，吸引多家供應商來投標，有利于貨比三家，降低醫療成本。

2.5 歷史信息管理模塊

在每年簽訂的新耗材導入系統前，會將上一年度簽訂耗材、報廢設備、停止使用耗材、工程項目的相關信息和電子檔案轉入歷史信息庫，為以后的采購提供參考。

2.6 其他功能設置

設置不良事件監督管理模塊：可對不良事追蹤溯源，并形成記錄，為醫療器械采購決策提供依據。

建立銷售行為信用記錄模塊：對產品質量不合格、以次充好、串貨、不及時送貨、不按要求送貨、惡性競爭等行為的公司進行信用記錄，為供應商的選擇提供依據。

3 小結

“提高質量，強化安全，規范服務，降低費用”，是醫院管理的核心[8]。我院通過建立醫療器械采購網絡管理平臺，有效地加強了對供應商的集中管理，優化了各項工作流程，提高了工作效率，實現了溯源管理，進一步提升了醫院總體管理質量水平。

[1] 韓春蕾,陳默蓉.醫用耗材分類編碼與統一高效的監管體系[J].中國醫學裝備,2011,8(7):11-16.

[2] 馬超瓊,馮剛,陳江山.醫療器械資質的審核及信息化管理[J].中國醫療設備,2015,30(3):145-147.

[3] 湯國平,胡亮.醫療耗材管理信息系統的設計[J].中國醫療器械雜志,2014,38(3):229-234.

[4] 高文莉.醫用耗材資質證件管理的探討[J].生物醫學工程學進展,2013,34(4):260-262.

[5] 何彩平.醫療設備檔案的建立與管理[J].中國醫學裝備, 2011,8(12);58-60.

[6] 張奕,沈晨陽,劉帆.醫用高值耗材資質證件有效期的精細化管理[J].中國醫院管理,2012,32(4):63-64．

[7] 楊木秀.淺談醫療設備檔案管理[J].醫療裝備,2011,24(4):65-66.

[8] 魚梅,呂晉.淺析對醫療器械供應商資質證件的審查[J].中國民族民間醫藥,2009,21(13):43-44.

Construction and Application of the Internet Management Platform for Medical Equipment Purchase

YANG Qiong, CHI Chen, DU Wei, SHEN Bin
Department of Equipment, the Central Hospital of Xiaogan, Xiaogan Hubei 432000, China

Focusing on the medical equipment purchase and the suppliers as the object of study, this paper provides detailed information about the design and function of major modes of the Internet management platform for medical equipment purchase in our hospital. The system helps the realization of electronic management of medical equipment documents, which allows the refinement and mobilization of the management. The system also helps to realize the standardization and transparency of the sales activity.

medical equipment purchase; Internet management platform; management of medical equipment; information sharing

R197.39；R197-324

C

10.3969/j.issn.1674-1633.2016.01.053

1674-1633(2016)01-0164-02

2015-03-12

2015-04-07

作者郵箱：384239152@qq.com