淺議如何做好機(jī)關(guān)檔案工作

■夏翠梅

淺議如何做好機(jī)關(guān)檔案工作

■夏翠梅

隨著我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，各項(xiàng)制度也處在積極的改革中，檔案管理制度也是在不斷的變化革新中。新時(shí)期如何提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的水平，是擺在機(jī)關(guān)檔案工作者面前一個(gè)迫在眉睫的問題。

一、機(jī)關(guān)檔案工作的重要性

機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。機(jī)關(guān)檔案是指機(jī)關(guān)在其工作活動(dòng)過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄，其中包含了行政機(jī)構(gòu)行使行政管理職能的各種法律法規(guī)依據(jù)和在開展行政管理之后通過總結(jié)所得出的各種經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，這些歷史記錄可作為行政機(jī)關(guān)對(duì)各種行政事務(wù)進(jìn)行處理、制定與修改各種法律法規(guī)時(shí)的參考與借鑒依據(jù)，有效保證行政決策的科學(xué)性、合理性、規(guī)范性以及連續(xù)性。

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)開展行政公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)的記錄，是機(jī)關(guān)單位的重要財(cái)富，也是國家檔案資源的重要部分。機(jī)關(guān)檔案是提高機(jī)關(guān)管理效率、推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)的科學(xué)發(fā)展、維護(hù)機(jī)關(guān)部門職工根本利益的重要依據(jù)。機(jī)關(guān)檔案工作是整個(gè)機(jī)關(guān)工作中的重要基礎(chǔ)性工作，是不可或缺的部分，做好機(jī)關(guān)檔案工作是各級(jí)行政機(jī)關(guān)的重要使命與職責(zé)。

二、機(jī)關(guān)檔案工作存在的問題

1.機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

機(jī)關(guān)檔案工作是一項(xiàng)內(nèi)務(wù)性很強(qiáng)的工作，是一項(xiàng)不引人注目、默默無聞的工作，一些機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作不夠重視，存在著一些認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)。認(rèn)為一個(gè)單位的工作業(yè)績重在形象工程、得政工程和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案對(duì)這些工作沒有多大的作用，抓和不抓是一回事。一些機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)口頭上重視而并沒有在議事日程中安排檔案工作，也沒有將檔案工作制度和舉措落到實(shí)處。沒有把機(jī)關(guān)檔案工作列入單位年度考核中，對(duì)檔案工作的重視還停留在表面。

2.檔案收集存在缺漏

機(jī)關(guān)檔案的歸檔分類上存在著不是按照相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，沒有一個(gè)準(zhǔn)確的保管期限，機(jī)關(guān)單位對(duì)于歸檔范圍不明確，或者出現(xiàn)凡文必檔的情況，使得檔案內(nèi)容過于龐雜，有的是僅僅只收集“紅頭”文件，對(duì)業(yè)務(wù)資料不進(jìn)行收集，檔案資料出現(xiàn)缺漏與遺失。

3.檔案法制意識(shí)薄弱

雖然檔案部門充分利用標(biāo)語、網(wǎng)站、知識(shí)競賽等各種形式，加強(qiáng)《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)宣傳，并積極開展檔案行政執(zhí)法檢查等活動(dòng)。但仍有部分單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案和檔案工作一知半解，認(rèn)為檔案管理工作與本單位的工作職能無關(guān)，對(duì)檔案工作重視、支持不夠，導(dǎo)致相當(dāng)一部分單位檔案基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，保管條件差，檔案室不滿足檔案“八防”的要求，不按照《檔案法》的規(guī)定執(zhí)行。

4.機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)能力有待提高

以往機(jī)關(guān)檔案管理人員，只需要將機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行簡單的分類整理就行了，隨著信息化、機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化的發(fā)展，這樣簡單的分類、整理已經(jīng)無法滿足機(jī)關(guān)檔案管理的要求。需要檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化檔案信息管理技術(shù)。目前，多數(shù)單位的檔案管理人員為兼職檔案員，這些兼職檔案員身兼多職、事務(wù)繁多，且缺乏系統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，檔案業(yè)務(wù)水平不高，導(dǎo)致資料收集不齊全不完整，保管期限劃分混亂，檔案整理不符合要求，嚴(yán)重影響了檔案管理工作正常開展。

三、做好機(jī)關(guān)檔案管理工作的建議

1.提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作意識(shí)，將機(jī)關(guān)檔案工作納入到機(jī)關(guān)的年度工作計(jì)劃以及領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍之中，切實(shí)解決機(jī)關(guān)檔案工作所需要的人財(cái)物問題，并對(duì)檔案工作進(jìn)行嚴(yán)格的考核。在機(jī)關(guān)內(nèi)部進(jìn)行大力的宣傳檔案工作，讓檔案工作的影響力得到提升。要形成檔案工作匯報(bào)制度，及時(shí)了解檔案工作存在的困難與問題，并及時(shí)解決，特別是要做好檔案人員的思想工作，提高機(jī)關(guān)檔案人員的待遇水平，讓他們可以安心的投入到機(jī)關(guān)檔案工作中。機(jī)關(guān)內(nèi)的職能科室與全體人員的檔案意識(shí)也要提升，營造一個(gè)全機(jī)關(guān)都重視檔案工作的氛圍。

2.嚴(yán)格做好機(jī)關(guān)檔案歸檔收集工作

機(jī)關(guān)檔案歸檔收集工作應(yīng)該嚴(yán)格按照國家檔案局關(guān)于《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。將“（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文件材料；（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文件材料；（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文件材料；（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文件材料。”全部收集歸檔。

機(jī)關(guān)檔案歸檔收集工作應(yīng)該從平時(shí)做起。對(duì)于各種文件材料，要隨時(shí)做好文件的價(jià)值鑒定工作，對(duì)失去保存價(jià)值的該淘汰的淘汰，對(duì)退出現(xiàn)行領(lǐng)域之后，卻仍然具有保存價(jià)值的，應(yīng)按機(jī)關(guān)檔案整理規(guī)范要求，進(jìn)入歸檔程序，進(jìn)一步歸整，以備平時(shí)查閱。對(duì)于本機(jī)關(guān)產(chǎn)生的文件，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，應(yīng)將形成該文件的所有資料，按照正式文件、簽發(fā)文、定稿、改稿、初稿等程序集中歸整，并統(tǒng)一裝訂成冊(cè)，初步完成“件”，由零散“頁”到集中歸整為“件”，做好檔案入庫前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

3.改進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理制度

對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理工作，需要建立完善的崗位責(zé)任制，把具體責(zé)任切實(shí)落實(shí)到機(jī)關(guān)檔案管理人員、科室中。要不斷增強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案人員的責(zé)任意識(shí)，如機(jī)關(guān)檔案人員要仔細(xì)檢查科室所移交的檔案目錄是否進(jìn)行了詳細(xì)、正確的填寫，是否有遺失與漏交的情況，在對(duì)檔案進(jìn)行裝訂的時(shí)候需要嚴(yán)格的按照裝訂規(guī)范進(jìn)行操作。要做好監(jiān)督檢查工作，讓檔案工作真正實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、正規(guī)化、科學(xué)化。要建立覆蓋整個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作信息安全保障制度，讓檔案數(shù)據(jù)和檔案管理系統(tǒng)更加的可靠、安全，防止檔案數(shù)據(jù)的丟失、泄密以及失密問題的出現(xiàn)。

4.提高機(jī)關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

隨著信息時(shí)代的到來，檔案工作也正處于由傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)型時(shí)期,這就需要不斷提高機(jī)關(guān)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。使機(jī)關(guān)檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚(yáng)老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。

提高機(jī)關(guān)檔案人員綜合素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案工作的科學(xué)化與規(guī)范化，一個(gè)重要途徑就是建立專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，安排專人對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理人員開展定期培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使他們掌握最新的檔案管理知識(shí)，提高他們的工作能力。同時(shí)，還應(yīng)該開展專門的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，讓機(jī)關(guān)檔案工作人員能夠掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，能夠熟練的運(yùn)用各種相關(guān)軟件完成機(jī)關(guān)檔案工作，推動(dòng)機(jī)關(guān)單位整體工作效率的提升。

（作者單位：平泉縣人民政府房屋征收辦公室）