醫學科研檔案管理的問題與對策分析

■嚴穎波

醫學科研檔案管理的問題與對策分析

■嚴穎波

科研檔案是指科學技術在研究過程中所形成的、具有較高保存價值的文字、數據、圖表、聲像等形式的文件材料。醫學科研檔案真實的記錄和反映了醫學研究與醫療實踐的整個過程，它不僅是醫學科技知識承載的基礎，也是醫學科學研究的重要條件與依據。醫學科研檔案信息可以為醫療工作、臨床表現、醫學研究提供有效的幫助，減少不必要的資源浪費，提高醫學科研成果的社會效益與經濟效益。

一、醫學科研檔案管理的重要意義分析

1． 有效提高科研成果的價值

醫學科研檔案可以有效的提高科研成果的價值，可以指導醫藥衛生單位進行科學、系統的研究工作，減少因低水平造成的重復工作，為醫學科研管理部門提供決策依據，避免管理者出現決策失誤；同時，還可以將科研研究領域中獲獎科研成果的檔案加以整合和調配，使其成為具有較強競爭力與含金量的新成果，使科研檔案在提高我國醫療水平方面發揮重要的意義。同時，醫學科研檔案的收集與管理會直接影響科研成果的申報，一份完整的申報資料可以直接影響評審對整個研究成果的態度。根據往年的申報情況來看，有的科研成果很有價值，但由于申報人的資料不完整而遭到淘汰，導致科研成果的嚴重浪費。一套完整的科研檔案可以準確的表達研究者的研究成果，使評審員對成果有較為全面的了解，大大的提高科研成果的質量。

2． 有效推動科研成果管理，助力社會發展

醫學科研檔案信息的開發可以很好推動科研成果管理，科研成果的形成與發展是檔案管理工作中的重要業務環節之一。隨著我國社會市場經濟對醫藥衛生單位的要求，加快科研檔案工作的發展與改革已經成為醫學管理工作的必然要求。社會經濟的快速發展在很大程度上加大了醫療衛生與科研機構對醫學研究的投入力度，科研成果不僅對醫療衛生研究工作有積極的推動作用，還對檔案的管理與社會發展創造了更大的經濟效益。

二、目前我國醫學科研檔案的特點

醫學科研涉及方面較廣，它涵蓋了多種學科，是一門綜合性的科學體系。醫學科研檔案除了具備一般檔案所有的特性外，還具有以下幾種特點：

1．檔案形成的連續性與周期性較長。科研檔案的形成與其研究周期有著密切的聯系，科研研究項目與課題從開始到結題要經歷很長的一段時間，短則幾個月，長則一年甚至更長時間，中間每一個環節都具有較強的連續性，一旦其中某個環節出現問題，整個研究課題將陷入癱瘓狀態。

2．檔案的專業性較強。與其他科研檔案不同，醫學課題的研究一般都是按照專業來進行研究的。比如，臨床醫學研究中的：內科、外科、婦科、兒科；基礎醫學研究的：病理、藥理、生化等多種專業。在醫學科研活動中不同的專業有其不同的特點，往往不能相互影響，它們會在專業范圍內進行較為嚴謹的課堂研究。因此，醫學科研檔案在管理中經常體現出不同的專業特征。

3．完整性強。醫學研究通常是以專題來進行研究的，每一項專題都需要一整套完整的研究過程，從開始到結題相互影響、相互關聯才可以形成具有較強專業性與完整性的科技文件材料，促使研究過程的每一步都緊密相連。

4．學科的綜合性較強。醫學科學的研究涉及到多個方面，是一項綜合性較強的學科。隨著社會的發展，大量的科學設備與新興技術越來越多的運用到醫學研究的各個領域當中，在交叉學科、邊緣學科以及多種學科聯合研究下，幫助研究者更好的完成醫學科學科研成果。目前，由于專題檔案學科的綜合性增強，醫學科學研究各單位間協助項目數量也有了較快的增加。

5．檔案的數量大、形式多。

醫學研究具有較強的復雜性，一般研究結果數量大，記錄形式多樣，研究者通常會根據各種病歷、標本、化驗單、檢測結果以及音頻與視頻等資料進行數據說明，造成了醫學檔案的數量龐大，形式較多的特點。

6．保密性較強。科研文件及資料會涉及一系列知識產權問題，在一定程度上需要相關部門的保護，尤其是醫學科研檔案。醫學科研成果具有較強的使用價值，一些特殊的臨床資料與疫情統計報告，國家會根據保密法對其進行相關等級的保密措施，從而減少資源外泄給國家和人民帶來危害。醫學科研檔案的管理是對與本單位相關的資料、成果進行系統的收集、分類與編研，保障醫學科研檔案的完整與安全。只有管理好醫學科研檔案，才可以提高其整體管理水平，為醫院的科學研究與發展提供有利保障。

三、新時期下我國醫學科研檔案管理工作中的問題

1．檔案管理人員歸檔意識較弱

目前，在我國醫學檔案管理工作人員中，大多數的工作人員的歸檔意識較較弱，對檔案管理的重要性認識不夠。主要表現在，拿到檔案的第一時間不能進行有效的整理與歸檔，造成諸多科研檔案存放混亂，經常出現遺失現象發生。另一方面是科研檔案缺乏嚴格把關，當計劃任務與文件資料下達時，管理人員在接收后未能第一時間進行檢查，造成文件材料的遺失與錯誤；新的藥品報批、科研成果鑒定和驗收未能與科研檔案同步進行，造成藥品登記出現遺漏、科研成果遭到淘汰。此外，醫學科研檔案的收集與管理會直接影響科研成果的申報，科研成果有關的的檔案包括：成果的鑒定資料、申報資料、推廣資料以及諸多附加材料，每一項科研成果都具備一整套的檔案依據，但往往在研究中很多科研工作者容易忽視對原始資料的收集，認為只要完成研究就可以了，這就造成研究的原始資料混亂不全，甚至出現嚴重的信息遺漏，導致醫學科研檔案管理工作很難有效的開展。

2．技術分布不均，管理手段落后

在我國目前歸檔的醫學科研資料中，部分材料缺乏系統性、準確性以及完整性，這就導致檔案在很大程度上缺乏真實有效的依據，可用于參考的意義降低；在傳統的歸檔中，檔案多為紙質材料，對于音頻、視頻和圖像等電子資料，由于缺乏專業技術和設備未能進行有效的歸檔與存放，嚴重的影響了醫學科研檔案保存的質量。特別是隨著信息時代的到來，網絡通訊與管理開始逐漸取代了傳統管理模式，自動化辦公越來越多的運用到醫療救治與科研檔案管理中去。在我國發達地區，管理人員文化水平較高、技術設備較為先進，但也有少數醫院和醫療機構仍使用手工管理模式，尤其是在部分基層醫院，由于技術相對落后和檔案管理人員使用計算機的能力較差，仍然采用落后的傳統的手工記錄模式，導致工作效率、技術含量、信息的使用率較低，嚴重制約了當地醫療事業與檔案管理的發展。

3．缺乏完善的醫學科研檔案管理體制

目前我國部分醫院對于科研檔案的管理認識不夠，缺乏一套完善的管理體制。現階段醫院內部管理體制不協調，人員的流動性較大，少數單位還存在人員編制不足的狀況，在這種情況下，醫院就很難找到專業的管理人員對醫學科研檔案進行管理。有的醫院和醫療單位是由辦公室或圖書管理員對檔案進行監管，這在很大程度上導致檔案管理人員缺乏責任感與工作積極性。由于缺乏系統、完善的管理體制，造成所有的工作都趨于形式化，不能從根本上解決管理中存在的實際問題。

4．醫學科研檔案的開發和利用較少

醫學科研成果具有較強的保密性，只有一少部分可以用來開發和利用，這在很大程度上限制了資源的使用，導致一些重大醫學研究成果很難受益于人民。醫療單位與機構由于規模不同，在科研成果上的取得結果也大不相同，很多的醫學科研成果可以為醫院帶來巨大的經濟效益，相關負責人就會要求對核心技術與資料進行嚴格的保密，使得其可開發的資源嚴重減少。

四、加強醫學科研檔案管理的對策

1．轉變觀念，加強對科研檔案的重視

醫學科研檔案真實的反映著科研工作的進度，改變傳統的管理觀念，加強對醫學科研檔案的重視，是醫學檔案管理面臨的首要問題。充分的認識科研檔案不僅是醫學活動所需的重要資料，也是體現醫學科研成果價值的標志。在研究工作中要讓專人對其進行記錄與保管，從開題之日起要隨著研究工作深入不斷的記錄各種原始數據，直至研究結束所有的數據報告、成果鑒定材料都要收集齊全、規范整理。這樣一來即使是檔案中有所遺漏也可以通過原始資料進行查詢和補救。從而保證醫學檔案系統與完整，特別是在一些新藥品的研發與管理上，更應該加強檔案的管理。此外，還要增強檔案管理人員的服務意識。在傳統的檔案管理工作中，服務形式較為被動，嚴重的影響了檔案資源的利用率。通常檔案管理工作是將研究材料進行收集、整理來完成檔案歸檔工作，目的是為醫療事業的開發與利用提供有效的資源。但在傳統的管理模式中，管理人員通常只是坐等借卷，缺乏主動服務與管理意識，因此，要轉變檔案管理人員的思想觀念，將被動變為主動，強化檔案管理的服務意識，將工作重心逐步轉移到發展上，主動整理為科研工作提供良好的信息資料。同時檔案管理人員也要全面的掌握和了解本單位的所有相關的科研項目，主動向科研工作者提供全方位、多層次、準確性高的醫學科研資料，減少科研勞動成果的浪費，最大限度的發揮檔案的作用與價值，為醫學研究提供更好的服務。

2．加強醫學科研檔案制度的實施

建立和完善各類檔案管理機構和網絡系統，制定嚴格的檔案工作制度。第一，運用不同的管理方法與手段進行統一管理，推行檔案工作標準化。在醫院和醫療機構中建立綜合檔案室，設專人進行全面負責。同時，加強檔案管理網絡機構的建立，由醫院或機構設專職管理人員進行歸檔與保管工作，醫院或機構各部門領導及時進行監督與指導，讓檔案室成為職能部門，做到統一管理，只有這樣才能對醫學科研檔案進行有效的規范與管理，充分發揮科研檔案的作用。第二，建立完善的激勵制度。一個好的管理模式與獎勵制度可以更好的促進工作人員的積極性，在醫學科研檔案管理制度中添加激勵制度，將管理人員的獎懲與單位、機構的綜合管理目標、年度考核、人員晉升、職位晉升進行直接掛鉤，從而調動起他們的積極性。醫院或科研機構要定期召開檔案管理評選活動，對檔案管理中歸檔率與合格率高、服務意識與責任感較強的人員給予大會表彰，激發檔案管理人員的工作熱情，提高工作質量。第三，對醫學科研成果歸檔進行嚴格的監控管理。為了更好的保障醫學科研檔案的完整性、系統性，科研檔案管理人員必須具備超前的控制意識，加強對科研成果資料的檢查以及歸檔過程的監控管理，建立動態的管理模式，對檔案的收集與管理做到嚴格把控，對入庫的成果檔案進行及時的補充，加強將科研成果轉化成階段性材料收集與整理，細化每一步歸檔流程，從而確保醫學科研檔案的齊全完整與規范。

3．加強醫學科研檔案數字化建設

隨著信息時代的到來，越來越多的行業與單位都開始進行網絡化的管理模式。加強檔案網絡化管理不僅可以提高工作效率，還可以利用網絡對資源進行匯集建立龐大的資源庫，為醫療科研檔案的開發創造有利的條件。網絡更新速度快，管理者可以通過網絡開闊視野，了解和掌握市場發展的新動向，避免傳統管理模式中數量大、更新慢、歸檔難、儲存占地空間大的弊端。未來的時代中網絡將會成為整個世界的發展趨勢，網絡不僅可以儲存大量的資源，還會發現更多的機遇，為醫學科研開發創造出良好的發展條件。

4．加強醫學科研檔案管理隊伍建設

當今的社會競爭實則是人才的競爭，一個企業中高素質人才越多發展越快。而醫療機構關乎人的生命安全更需要具有高學歷、專業性強的人才。因此，醫療科研機構和檔案界更應該將人才隊伍建設放在發展的首要位置，重視人才的培養與挖掘，建造一批高素質檔案管理隊伍。高素質的技術人才與檔案管理人才，是整個醫學科研檔案管理的主要力量。高素質管理人員要具有專業的知識，開闊的視野、較強的信息意識與創新意識，還要具備較強的責任意識與保密素質，要熱愛自己的工作，在管理中不斷的提高自身的管理水平與能力，提高醫學科研檔案管理的質量。此外，加強基層檔案管理建設。運用多媒體信息技術對檔案進行規范化分配與管理。對技術和管理相對落后的基層醫療機構進行技術與人員的支持，定期的開展學術交流與人才下基層的管理模式，增加和培養基層工作人員的檔案管理意識，通過借鑒與學習逐步建立一套適應自身發展的檔案管理方法，為自身的發展提供有利的保障。

5．在實際中采取有效的管理方法：“四同步”

有效的管理的管理方法，可以很大程度的提高醫學科研檔案的管理質量。（1）在一個項目或課題在立項時，研究課題組對工作流程還不是很熟悉，檔案管理沒有足夠的意識，這時有關部門應該對所有的工作人員進行檔案管理、形成、以及信息積累方面進行有效的指導，增強工作人員的檔案與資料的管理意識，促進課題組對檔案管理重要性能有個全面的認識，從而更好的保管好科研檔案。（2）當研究課題進行到某一階段時，已經形成了大量的數據、文件材料，這時就要對這個階段的材料進行總結與檢查。對所有形成的報告進行審查，查缺補漏對不合格或是有錯誤、遺漏的地方提出修改意見，從而提高科研檔案的完整性與質量。（3）當研究項目完成時，工作人員要對全部的資料進行整理與匯總，保證整個項目的完整性，因為這些信息是科研成果鑒定與申報的必要材料。同時，鑒定時檔案管理人員要全程參與或協助鑒定委員會進行審查，由于科研檔案管理人員對整個的科研進度、形成的情況有著非常詳細的了解，如果鑒定委員會在鑒定中遇到任何問題，檔案管理人員可以第一時間進行有效的講解與說明，還可以增強對保密性較強的文件確認，減少不必要的信息泄露問題。（4）根據有關規定，科研成果檔案會在鑒定之后的一個月內進行歸檔處理，在申報成果與獎勵時，需要檔案管理部門出示相關的歸檔證明，增加檔案的嚴謹性與完整性，這樣一來不僅可以提高檔案的歸檔率，還可以為醫學科研人員晉升提供有利的保證。“四同步”的管理方法在實踐中的實施并不是檔案管理部門的事情，它需要各相關部門間的協作與配合，比如科研管理部門、科研小組、檔案管理部門以及涉及到科研的所有工作人員。這樣才可以提高科研檔案的真實性與鑒定結果的準確性。

（作者單位：廣東醫科大學）