疾病預防控制檔案信息化現狀分析與對策研究

■張　偉　江菊玲

疾病預防控制檔案信息化現狀分析與對策研究

■張偉江菊玲

隨著我國衛生事業的不斷發展，疾病預防控制機構的功能也在不斷增加和完善，疾病預防控制機構在日常工作中形成的檔案資料也越來越多。隨著疾控檔案信息量的不斷增加，其管理難度也在加大，傳統的檔案管理模式已無法滿足疾控事業對檔案的高效利用和需求。因此，加強疾病預防控制機構檔案信息化建設，提高疾控檔案管理水平顯得尤為重要。

一、疾病預防控制檔案信息化現況與面臨的問題

（一）信息化資金投入不足。目前，疾控檔案現代化管理水平不高，不少疾控檔案管理還處在手工操作、人工檢索目錄階段，由于經費投入不足，疾控檔案信息化建設需要的軟、硬件設施配置不到位，沒有建立相應的數據庫，導致疾控檔案信息化建設明顯滯后于疾病控制業務工作需求。

（二）檔案信息化建設觀念意識不強，重視程度不夠。疾控檔案與疾控業務發展密不可分，但有些疾控中心的領導重業務發展、輕檔案信息化建設仍然存在，對檔案信息化建設的必要性認識不足，缺乏全局性，致使檔案管理人員身兼數職，對檔案信息化知識不夠專業，這些都阻礙了疾控檔案信息化工作的有序進程。

（三）疾控檔案管理技術手段和管理模式落后。當前，不少疾控中心，尤其是基層的疾控機構在檔案管理模式上，仍沿用傳統紙質化的手工管理模式，信息化檢索、檔案全文掃描、檔案管理軟件均未實現。傳統的紙質檔案管理耗時費力，也受外界環境的影響。目前的疾控檔案管理技術手段和管理模式已無法滿足疾控事業的快速發展。

（四）檔案信息化專業型人才缺乏。疾病預防控制機構是專業性非常強的公益性服務機構，專業技術人員的組成大多都是公共衛生專業，不少從事檔案管理的專（兼）職人員也多為醫學院校的衛生專業或其他非計算機專業人員，普遍缺乏真正檔案信息化專業型人才，他們對檔案專業知識、現代化信息技術均不能熟悉掌握，導致大多疾病預防控制專業數據資料不能規范收集、整理、歸檔，信息化管理這些檔案更談不上。

二、疾病預防控制檔案信息化建設的必要性

隨著當今信息化技術的飛速發展，尤其是互聯網+的廣泛應用，傳統的疾控檔案管理模式已不能適應疾控事業的新需求，因此疾病預防控制檔案信息化建設顯得尤為重要。

（一）檔案信息化是疾病預防控制事業發展的必然需要。當今世界新發傳染病不斷出現，慢性非傳染病也在加劇威脅人類的健康，預防與控制這些疾病的手段也在不斷提高，疾病預防控制工作與檔案信息愈加緊密，能及時、有效地掌握疾病控制的相關信息，分析預測疾病發展趨勢，為第一時間制定科學、有效的防控措施提供依據。由此看來，檔案信息化建設在疾病預防控制信息利用上顯得十分重要。

（二）疾控檔案信息化是時代發展的必然趨勢。隨著現代信息技術的高速發展，以計算機應用為主體的檔案管理軟件已在各類檔案管理系統中廣泛應用。傳統的檔案管理在加工、利用、存貯等手段逐漸落后，亟需采取先進的技術和手段進行管理。因此，疾病預防控制檔案作為信息資源的重要組成部分，加快疾病預防控制檔案信息化建設，是疾病預防控制檔案事業適應時代發展的必然趨勢。

（三） 疾病預防控制檔案信息化是適應檔案形式變化的要求。

中國檔案的淵源與人類社會發展變化是同步的，從最早的檔案開始，經歷了甲骨、金石、簡牘、縑帛到紙質檔案，傳統的疾控檔案基本都以紙質、實物檔案為主，既不利于收集、整理，又不易保管和利用，檔案信息化將疾控檔案由紙質檔案向電子檔案轉變，使得疾控檔案文件的形成、整理、利用發生根本變化。這不僅有利于疾控檔案信息的永久保存，更有利于疾控檔案信息的開發利用，極大提高了疾控檔案的利用效率。

三、疾病預防控制檔案信息化建設的措施分析

（一）轉變思想觀念，充分認識疾控檔案信息化建設的重要性。疾病預防控制中心的領導首先要轉變思想觀念，改變舊思維，充分認識檔案信息化的重要性，要站在推動疾控檔案現代化建設的高度，成立中心主任為組長的信息化建設領導小組，通盤考慮檔案系統開發和建設，自始至終參與檔案信息化建設的全過程。同時，指定專門的部門負責信息化建設工作，落實到人，建立獎勵機制，激發檔案管理人員的責任心和創造力，為疾控檔案信息化建設提供人才支持。同時加大宣傳，提高職工的檔案意識，積極投身疾控檔案信息化建設中去。

（二）增加必要的經費投入和加大數據庫建設。足額的經費投入是疾控檔案信息化建設順利開展的重要保障。各級疾控機構要在現行經費來源供給的前提下，積極爭取當地財政部門支持，將檔案信息化建設納入財政預算，確保經費保障，以投入相關硬件和數據庫建設，從實際出發，配備適合的先進設備，如掃描儀、服務器、微縮系統、數字音像制作系統、檔案管理軟件系統等，其中數據庫的建立是最為關鍵，要結合疾控機構的實際情況，確保數據庫系統的科學性和實用性，提升疾控檔案信息化管理效率。

（三）實施多部門分工協作機制，實現檔案信息化建設標準化。疾控檔案信息化建設不是檔案管理一個部門職責，涉及到信息部門、業務科室。檔案管理部門要制定可行的管理制度、標準和規范，建立科學的工作流程和方法，加強日常指導。信息部門積極提供技術支持，從現代高科技角度保障檔案信息化穩步推進。業務科室的兼職檔案員密切配合做好檔案的收集、整理和錄入工作。因此，需要各部門通力配合，分工協作，使疾控檔案信息化建設的各項管理工作落到實處。

（四）運用高新技術，實現疾控檔案管理信息化管理運行機制。要充分發揮計算機在檔案管理中的作用，首先將已歸檔的文件檔案資料進行數字化，要制定詳細的工作方案，確保紙質檔案在數字化過程中進行全程安全管理。第二步做好現有文件和電子文件的歸檔，規范疾病預防控制機構形成的電子文件的歸檔和管理，維護電子文件的真實性、安全性。同時，對具有保存利用價值的電子文件，要生成紙質文件，在歸檔時，應將電子文件和相應的紙質文件一并歸檔。

疾病預防控制檔案信息化建設是項系統工程，資金投入大、建設周期長，但對疾控事業的未來發展至關重要。因此，要積極探索適合疾控檔案信息化建設的新模式，以高科技手段為依托，充分開發和利用疾控檔案資源，為廣大人民群眾身體健康作出積極貢獻。

（作者單位：合肥市疾病預防控制中心）