醫院實物檔案的現狀與對策

■孫　凌　周春艷

醫院實物檔案的現狀與對策

■孫凌周春艷

醫院實物檔案是醫院衛生、科研管理及對外交往等各項工作中形成的對醫院和社會集體有收藏價值的各種特殊載體的檔案，在一定程度或某些方面反映醫院的發展史和榮譽史，其地位和作用是其他載體的檔案所不能替代的。本文通過分析醫院實物檔案現狀、存在問題，提出新的管理措施，為今后更好地開發利用實物檔案提供參考。

一、醫院實物檔案的歸檔范圍

1.醫院或個人在各種公務活動中所獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等；

2.公務活動中獲贈的紀念品；

3.上級領導、知名人士的題詞、字畫等；

4.自醫院成立以來使用過的牌匾、停用的各種印章、各種重大活動中形成的紀念品和宣傳品；

5.其他有保存價值的實物。

二、醫院實物檔案的特點

實物檔案形成時間的不確定性。證書、獎牌等形成的實物檔案，反映醫院、科室（組織）、個人所取得工作成績的物品，它必須以醫院的工作實績為基礎。成果的取得并非以人為的主觀意志為轉移，因而檔案室無法預知醫院、科室（組織）、個人在哪個時段會產生實物檔案，很難及時準確地收集到所需檔案。

三、醫院實物檔案管理現狀

1.實物檔案收集不全。醫院在醫療、教學、科研和其他各項活動中，直接形成了一批具有保存價值的歷史記錄，這些記錄包括文字、聲像、實物，然而在檔案管理建設中，對文字、聲像檔案比較重視，由于實物檔案載體形態各異，沒有一個統一規范的實物檔案整理標準。對實物檔案的收集整理、開發利用等工作相對忽視。目前醫院實物檔案歸檔較亂，有些科室或組織的榮譽證書、獎狀、錦旗、獎牌、獎章等被科室或個人保管，未統一收入檔案室管理，會造成實物檔案遺漏、遺失。

2.歸檔的實物檔案存放較亂。因許多榮譽類實物年份跨度較大，平時利用不多，且檔案人員變動，故未作統一整理、歸類放置和管理。待遇到醫院院慶、搬遷改造等大型活動需編纂材料或實物展出時，造成查找困難。

3.老院區放置實物檔案的處室較簡陋、狹小，無防霉、防磁、防光等防護措施。

四、規范實物檔案管理的措施

針對以上存在問題，醫院將規范實物檔案管理作為本年度管理創新項目，重點做好以下幾項措施：

1.統一實物檔案歸檔范圍和要求，要求相關科室（組織）自形成實物檔案后三個月內向醫院檔案室移交，由于特殊原因應歸檔的實物確實需要在有關科室、組織保留一段時間的，也應先移交檔案室拍照登記，再辦理借用手續。

2.任何科室、組織、個人不能隨意將應歸檔的實物據為己有或轉送他人。歸檔的實物要保持干凈、整潔、無破損。

3.個人在公務活動中獲得的獎杯、證書、紀念品等實物檔案應先由醫院檔案室拍照登記，再交由個人保管。

4.對所有歸檔的實物進行拍照歸檔，所拍照片納入醫院照片檔案的管理。一般情況僅提供實物檔案的電子查閱，如必須借用實物檔案原件，嚴格辦理借用手續。盡量避免實物檔案因外借造成破損、遺失風險。如目前我們檔案室已整理、收藏具有珍貴意義的榮譽證書(獎狀)132件、集體錦旗41件、獎牌25件、獎杯17件，上級領導、知名人士的題詞（簽名冊、字畫）12件、紀念品30件，錄像帶（專題片）13件，光盤（軟盤、硬盤）188件，合格證（許可證）40件,各類印章102枚，均已分類整理、標簽編制、編目成冊、分類保管。2016年已查閱、利用85次，主要用于編寫醫院宣傳畫冊、年鑒、衛生志、各類匯報材料，制作中醫文化周宣傳展板等。檔案室同時提供電子查閱與實物借用服務，且以電子查閱為主，實物借用為輔，進一步提高了實物檔案查閱利用的效率和質量。

5.由于實物檔案既能直觀地反映歷史，又較為稀少，所以一般作永久保管。

6.實物檔案庫房建設要符合標準，如我院檔案室搬遷至新院區后，嚴格按照建設標準，檔案庫房配備了符合“九防”（即防潮防高溫、防有毒氣體、防蟲防鼠、防塵、防火、防盜、防光、防紫外線、防污染）要求的設施設備，確保實物檔案完好無損。并建立榮譽展示柜、陳列墻、中醫文化長廊、中醫展示館等，將醫院歷年取得的、具有珍貴意義的榮譽證書、獎狀、錦旗、獎牌、獎章，上級領導、知名人士的題詞、字畫、牌匾及紀念品等予以展示，充分展現醫院光榮的發展史，提升實物檔案的利用價值、鑒賞價值。

（作者單位：杭州市富陽區中醫院）