談規范醫院內審檔案對提升內審水平的作用

■李鴿伶

談規范醫院內審檔案對提升內審水平的作用

■李鴿伶

內部審計檔案管理是內審工作的重要組成部分，目前,各醫院逐步重視內審工作,內審項目逐年增加，其工作強度和難度也相應增加，因此，重視內審檔案的建設和管理勢在必行。

一、內審檔案的定義與收集范圍

1.定義。從國家檔案法對檔案的定義來講，所謂內部審計檔案是指內部審計部門在項目審計、專項審計調查、合同審簽、經濟事項審簽等活動中形成的有保存價值以紙質、磁質、光盤和其他介質形式存在的歷史記錄。審計檔案管理是內部審計部門進行收集、整理、保管、利用、編研、統計、鑒定和移交審計檔案的活動。

2.收集范圍。審計案卷內的每份或者每組文件之間的排列規則是：要本著正件在前、附件在后，定稿在前、修改稿在后，批復在前、請示在后，批示在前、報告在后，重要文件在前、次要文件在后，匯總性文件在前、基礎性文件在后的原則來整理。總之，一份完整的內審檔案，應清晰地反映整個項目審計的工作軌跡。應當歸入檔案的內審文件材料有結論性材料、證明性文件材料、立項性文件材料、其他備查文件；應歸入合同審簽檔案的文件材料有合同審簽單、經濟事項登記卡；應歸入經濟事項審簽檔案的文件材料有經濟事項審簽單。

二、規范內審檔案的作用

⒈保存審計證據，規避審計風險。內審工作的重點是查處違反財經方面法紀和制度的問題，這將牽涉到科室利益或者被審計對象的處理，會發生復審、查證的情況。所以，準確可靠的審計檔案可作為審計工作結束后復核和備查的依據，也可為有關部門和人員了解審計情況提供證明材料。此外，可以證明審計工作是有關規定合法開展的，從而達到對審計結論的支持，對審計人員的保護作用。

⒉利用檔案資料，提高工作效率。一些內審項目如財務收支審計、經濟責任審計、基建預決算項目審計等，連續性很強。為縮短審計周期，節約人力和時間，審計人員可利用歸檔的審計檔案進行審計。審計資料立卷歸檔的過程是對以往審計工作的一次回顧和檢查，可以從檔案中發現審計工作的缺陷，從而能夠及時調整，采取補救措施，對提高工作質量和工作效率起到促進作用。

⒊發揮內部職能作用，當好參謀和助手。通過建立醫院內審檔案，對不合規范的現象達到預防和遏制作用，使其能真實、合法、有效地履行職責，保障醫院依法經營、規范管理、健康發展，成為醫院管理的一個重要“免疫系統”。同時,幫助審計人員系統總結醫院內審實踐中的經驗和教訓，理清今后內部審計工作思路，為醫院各項工作決策提供可靠的依據，當好領導決策的參謀和助手。

三、目前檔案管理中存在的不足

⒈對檔案管理認識有欠缺。內審人員普遍認為其工作保密性強，檔案上交后保密性得不到保障；大部分內審人員缺乏系統的檔案知識培訓，重視審計過程控制和結果，輕視內審檔案的積累工作；對資料歸檔認識上有誤區，認為調閱的歷史卷宗已經是歸檔材料，其復印件不須重復歸檔。

⒉收集資料和歸檔不齊全。

內審材料一般為每年一次歸檔。在此過程中，內審資料形成部門的工作細致程度、對檔案工作是否支持便成為影響檔案質量的因素。事實上，管理部門由于工作較忙，或對內審檔案重視不夠，內審檔案質量、歸檔率難以保證。

⒊檔案管理制度建設不健全。

存在沒有建立必要的規章制度，無章可循；或雖有制度，但缺乏系統性和完整性；或制度較完善，但缺乏行之有效的制約手段和保證措施。

四、對 策

⒈加強領導，全面規劃。醫院領導及管理部門要將內審檔案管理工作列入醫院及科室工作重要議事日程，全面部署內審檔案建設工作，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。要安排既懂內審業務又懂檔案業務人員分管這項工作，經常分析研究內審檔案工作中存在的問題，清晰內審檔案工作的方向。

⒉健全制度，明確職責。根據《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》等法律、法規，制訂出較科學、完整、系統、切實可行的內審檔案管理制度。首先要建立內審檔案流程性、規范性的制度，如歸檔制度，明確歸檔范圍、保管期限、歸檔程序、整理方法、歸檔要求等；其次要建立和健全內部審計檔案責任性和獎勵性制度，如檔案保管、安全保密制度，明確職責，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。

⒊加強措施,提升執行力。在內審檔案管理制度和流程的基礎上，努力提高完成制度執行的能力和手段。

⑴制度執行前，加強制度宣傳力度。改變重審計項目的實施輕審計項目歸檔的觀念，牢固樹立起良好的審計檔案意識。通過會議、參觀學習、典型事例宣傳等形式，大力宣傳檔案工作，使醫院領導、內審負責人、干事都充分認識檔案的重要性，與日常工作的密切性,更好地支持檔案管理工作。

⑵制度執行中，提升制度執行力度。堅持誰審計誰立卷，邊審計邊收集整理。審計人員在進行審計項目時，腦中都要有檔案管理的思想，把在審計活動中形成的文件資料的原件及復印件，包括批件、定稿、重要修改稿、照片等收集齊全，將審計后的各類資料按檔案單元的項目和內容順序分理出來，確定哪些需要立卷歸檔。在檔案的整理過程中，嚴格按照檔案的各項標準化內容、分類、編號及案卷目錄整理。從初步收集、整理到最后歸檔、存入微機，都要做到條理清晰、目的明確，保證檔案完整。項目負責人負責對審計資料進行最后審理后歸檔。內審檔案應有專人負責保管，做好檔案的整理、保管、統計等工作。在檔案收集后，檔案管理員應及時登記信息資料，編制查詢數據，設定關鍵查詢字段，為檔案調閱、查詢提供便利。

⑶制度實施后，強化制度獎懲力度。制訂審計檔案管理辦法，對檔案的管理辦法及調閱權限進行限定。將檔案工作的完成情況納入績效考核內容。定期對內審檔案管理進行檢查，對工作出色的給予表揚和獎勵，并與職稱評定、年度考核、評選先進等掛鉤，充分發揮積極性、主動性和創造性。對工作拖拉、檢查結果不合格的提出批評，責令其加強學習限期整改。

⒋增加投入,創新管理方法。加強內審計人員的檔案業務和計算機技能培訓，鼓勵他們不斷學習先進的檔案管理方法。增加經費投入，改善辦公條件，開發內審臺帳系統對建立檔案信息網絡、電子文件提供有利條件。將審計資料掃描后以圖片的形式保存形成電子檔案，并用刻錄機進行刻錄，便于長期保存。

（作者單位：浙江省腫瘤醫院）