新形勢下績效考核有效促進了檔案的收集

■張鴻蕓

新形勢下績效考核有效促進了檔案的收集

■張鴻蕓

檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規律的重要依據。借助檔案，能夠更好的了解過去、把握現在、預見未來。隨著時代發展，醫院檔案管理的重要性越發突出，但醫院各業務部門在檔案收集和整理的過程中存在著如收集不齊全、對檔案收集重視程度不夠，立卷質量參差不齊等諸多問題。

檔案資料的收集是醫院檔案信息資源建設的一項重要工作，是做好其他管理和利用工作的基礎，直接影響醫院檔案管理的質量。尤其是涉及到信息的準確性、真實性與全面性，進而影響醫院檔案信息的有效使用，醫院經濟效益的提高。現實中有些部門的人員對材料歸檔認識不清，認為自己部門較為重要的材料理應由自己保管，不向檔案部門移交。使本應歸檔的檔案材料留存于個人手中，影響了檔案信息的完整與全面。

面對存在的問題，我們醫院與時俱進，將績效考核工作引入到檔案的收集工作中，對各部門檔案工作進行科學合理的考核，促進了各部門檔案收集工作的積極性，有效地解決了上述存在的這些問題。

一、績效考核理論概述

績效考核，最早由美國提出并實施。該理論主要關注考核主體的多元化問題，考核信息的來源包括與被考核者發生關注關系的多方主體，以此對被考核者進行全方位、多維度考核的過程。該考核理論較之于傳統的績效考核理論優勢在于變傳統的單一的考核主體為多元的考核主體，不再只把上級的考核作為被考核對象的唯一來源，而是將在組織內部與各部門之間有關的多方主體均作為績效考核的來源。

績效考核理論被應用于內部對各科室的考核過程中，因其科學性和客觀性獲得青睞。績效考核可以按照檔案工作的好壞來進行績效考核，按分數的多少，發放績效獎。

二、績效考核理論在檔案考核中的應用

在對各部門檔案收集整理過程中，檔案部門、各業務部門都是與被考核的部門相關的主體。據此，在對各部門檔案考核過程中，考核主體應包括檔案部門和其他平行業務部門。其中，檔案部門作為指導和考核各部門檔案工作的主要機構，在考核過程中占主導地位，屬于被考核對象的上級指導機構，因此在考核中占較大權重（大于50%）。其他平行業務部門屬于同級的考核機構，占較小權重。各部門在具體應用過程中，應根據本單位的具體情況確定不同的權重比例。

三、具體考核辦法

對各部門檔案工作的考核采用各部門自評、小組互評、檔案室考核相結合的方式進行全方位立體式考核。同時，根據各部門和行政各部門形成檔案性質的不同，逐科按接收標準分別進行考核。

（一）成立各部門的考核小組。被考核部門，經檔案部門和各業務部門考核后，由檔案部門將所得分值進行加權平均后，成為該部門最終的考核得分。比如：各行政部門之間相互考核，都有考核內容及相應的考核分數，按考核標準，如果達不到相應的標準，就要扣分，每個部門抽調一人，組成考核小組，各部門考核各部門的內容，各有分管，你考我科、我考他科，相互考核。根據考核得分，排成名次，每月對每個部門考核一次，按考核分值以此發放績效獎勵。這樣就能夠真正達到多勞多得、少勞就要少得的分配方式，公平合理，大家都非常贊同。

（二）考核評定標準。檔案部門對各業務部門的考核及各業務部門間的互評考核均包括 ：組織領導（15分）、整理（20分）、立卷（20分）、歸檔（25分）、安全措施（10分）和加分項（10分）六個方面。組織領導主要考核業務部門領導對檔案的重視程度及部門檔案員的配置情況；收集、整理、立卷、歸檔是考核的重中之重，主要考核各業務部門移交檔案的數量和整理質量，以加大檔案收集的力度，促進部門立卷質量的提升；安全措施主要考核各業務部門檔案的保存和對所管資料的保管條件，促進平行立卷的規范化；加分項考核檔案創新和理論研究，以促進業務部門檔案員參與檔案編研和檔案研究工作，進一步提升檔案員素質。

（三）考核評定的特點

1.注重多元主體考核

變原來的僅由檔案部門單一主體考核為現在的基層檔案部門、類別小組、綜合檔案室共同參與的多元主體考核，充分調動了基層檔案部門對檔案的關注和參與醫院檔案管理的積極性。

2.注重量化考核

考核辦法共分4個一級指標10個二級指標，每個指標對應不同的考核分值，考核內容涵蓋了檔案管理關注的全過程，杜絕了考核的主觀性和隨意性，促進了檔案管理的規范化、科學化建設。使全員都能按考核指標及系數，拿到獎勵，達到了公平性。

3.注重過程評價

堅持以評促建的工作理念，注重對基層檔案工作的實時跟蹤和評價。如一般考核的做法是年初移交檔案后等到年底才組織開展考核。而我們醫院則是在每個月都對各業務科室就檔案的移交工作，是否完整、齊全分別進行考核，這樣，可以讓各基層部門都能及時了解和掌握本部門檔案工作的質量以及存在的問題，以便整改提高。

四、考核的實踐效果

自將績效考核應用于我院的各項工作考核中，有效促進了各部門檔案工作水平的提高，一定程度上提升了檔案收集整理的質量，取得了較好的效果。

一是互評這一環節，通過對其他部門移交檔案的實際觀摩，使各部門檔案員能夠形象直觀地了解各部門檔案工作的現狀，更好地促進檔案員改進本部門檔案工作。

二是各部門都積極履行職責，主動作為，全面加強對本部門檔案的收集和歸檔工作，建立了相關工作協調機制，為順利推進檔案管理，起到了推動作用，為共同做好檔案的接收和移交工作奠定了基礎。

三是由于全方位多角度的對工作成果進行考核，考核結果公平性和可信度更高。我們將考核結果作為月績效考核及年度績效考核，以此發放績效獎，作為獎勵各部門移交檔案的主要依據，并且得到了各部門的一致好評。

四是大大促進我院的檔案工作，使檔案真正做到了齊全完整，全院檔案工作整體水平上了新的臺階。

（作者單位：秦皇島市第一醫院）