關于檢察機關檔案工作規范化管理的思考

■張立梅

關于檢察機關檔案工作規范化管理的思考

■張立梅

檢察檔案管理作為檢察工作的重要組成部分，不但是一項基礎性工作，更為提升檢察工作質量和水平提供了重要保障。隨著檢察工作的不斷深入發展，積極適應新形勢下檔案管理工作的新要求，建立系統、完整、規范的檢察檔案，實現檢察機關檔案管理工作的現代化成為推動檢察機關檔案管理的迫切要求。

一、充分認識檢察機關檔案工作規范化管理的重要意義

檢察檔案是檢察機關在業務工作、隊伍建設、管理活動等檢察實踐中形成的書面文件、電子介質、影像資料等原始資料的總稱，這些資料記錄了檢察機關的發展歷程。面對檢察工作的新形勢、新任務、新要求，進一步提升檢察機關檔案管理工作規范化水平，對于提高檔案管理水平，推動檢察工作都具有重要意義。

1．檢察檔案記錄了檢察工作的發展歷程

檢察檔案是檢察機關開展工作的原始記錄，忠實反映了檢察機關在工作中取得的成果和艱辛，是檢察機關的重要財富，在推動和促進檢察工作科學發展中發揮著重要作用。近年來，黨中央、國務院以及高檢院高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列制度措施加強和改進檔案工作。完善的檢察檔案可以幫助我們了解檢察工作發展的基本脈絡，及時發現工作中存在的問題并總結相關經驗，可以說，檢察檔案是大量檢察工作的合集，是一種非常豐富的信息資源。

2．檢察檔案是指導檢察工作的重要依據

檔案的價值在于檔案信息的挖掘和利用效益，只有做好檔案信息的挖掘利用工作，才能充分發揮檔案的價值，促進各項檢察工作的開展。同時，具體的檢察工作會進一步豐富檔案的種類和質量，促進檔案工作更好地建設和發展。隨著我國法治建設的不斷完善，各級檢察機關的檔案意識逐漸加強,檔案綜合利用率逐年提高,檔案工作在各項檢察工作中發揮著重要的作用，在預防職務犯罪、行政檢察監督等業務工作中，各部門利用檔案資料及時歸納總結經驗，取得了突出的工作實績。

3．規范化的檢察機關檔案管理是提升檢察工作水平的重要保障

隨著我國法律、法規的不斷完善，檢察機關的工作任務日趨繁重，檔案資料大幅度增加，檢察檔案工作還存在資料收集不齊全、制度執行不到位、檔案安全存在隱患以及規范化水平有待進一步提高等問題?？梢哉f，這些在為檢察檔案管理工作帶來挑戰的同時，也為檢察檔案管理工作進一步提升帶來了新的機遇。因此，進一步提升檢察檔案管理水平，充分發揮檢察檔案服務檢察工作的任務要求，就要實行規范化檔案管理，為各項檢察工作的健康有序發展提供可靠保障。

二、準確把握檢察機關檔案管理工作的主要內容

隨著檢察工作的不斷深入發展，檢察檔案已由單純的訴訟文書檔案發展為紙質檔案、實物檔案、錄音、錄像、照片、電子等多種介質的檔案資源體系，為檢察檔案的利用與開發積累了豐富的資源載體。檔案工作者在對檢察檔案進行開發利用時，要準確把握檢察檔案管理工作的主要內容，充分考慮檢察工作需要，有針對性地對重點工作進行收集、整理、歸納，充分發揮檢察檔案的獨特作用。就具體工作來講，檢察檔案主要有以下內容：

1．訴訟檔案，是指檢察機關在辦理案件過程中所形成的具有查考利用價值，并按照規定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、視聽資料及其他各種載體材料。就分類來看，有立案、偵查、審判、執行、監督、控告申訴、民事行政等多種案卷；從形成過程來看，有審查批捕、審查起訴、立卷等幾個環節；從材料的來源看，既有公安機關移送的，也有檢察機關在自偵過程中形成的，這部分檔案是檢察檔案中最重要，也是利用價值最大的。

2．文書檔案，是指檢察機關在工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。這部分檔案真實記錄了檢察機關執行黨和國家的方針政策和履行主要職能活動的情況，對于維護歷史面貌、研究機關建設具有重要的價值。

3．音像檔案，是指檢察機關在履行職能過程中形成的具有保存和利用價值的照片及其底片、錄音帶、錄像帶、光盤、膠片等音像資料，是反映檢察機關主要職能活動的真實記錄，是檢察檔案的重要組成部分。

4．實物檔案，是指檢察機關在開展檢察活動中形成的，記載特定時期重大活動，具有保存價值的各種實物，是機關檔案的重要組成部門。對于實物檔案，任何部門和個人均不得以任何理由私自保存或擅自處理。

三、科學規范檢察機關檔案管理工作的必由途徑

面對新形勢、新問題、新挑戰，檢察機關應進一步加強檢察檔案的規范化管理，不斷推動各項檢察工作的進步和發展。

1．嚴把質量評查關。檢察檔案的收集整理是檔案工作的重要源頭工作，要高度重視檔案資源的體系建設，加強歸檔管理工作，做到全面收集、嚴格審核、科學管理。一是規范有序接收，應嚴格按照歸檔制度完成接收工作，確保檔案材料收集齊全、整理規范，任何部門和個人都不得無故拒絕歸檔或將應歸檔材料收歸個人保存。同時，對于不符合歸檔要求的，要及時指正，并督促整改。二是擴大收集范圍，可以利用征集、復制等多種形式，收集檢察資料和實物，豐富檢察檔案資源。三是開展質量評查活動，定期對庫存檔案開展質量大檢查，發現漏歸文件或結案未歸案件要及時補齊，保證入庫檔案質量。

2．嚴格規章制度關。落實好規章制度是做好檢察檔案管理工作的重要保障。一方面，要嚴格執行借閱制度。嚴格按照最高院、高檢院《關于調閱訴訟卷宗有關問題的通知》文件要求，落實對檔案的查閱、摘錄、復制和借出制度，對于泄露檢察秘密或者篡改、丟失案卷的，依法依紀追究相關人員責任。另一方面，積極開展檔案管理自查自評，加大對檔案管理及安全保障工作的問題查擺力度，促進檢察檔案管理各項規章制度的落實。

3．嚴把安全體系關。確保檔案安全是檔案管理最基本的要求，也是規范化檔案管理工作的重要保障。一要確保庫房設施安全，要根據檔案管理需要，配齊監控報警、防火防潮、驅蟲殺菌、溫濕度調節等現代化設備。二要確保庫房管理安全，要嚴格檔案出庫登記，做到庫存檔案定期清點、設備隨時檢查，確保安全管理。三要保障信息數據安全，要充分利用信息化手段，推進檔案管理工作的現代化水平，嚴格按照信息安全等級保護的要求，采取相應的安全保障技術方法，確保檔案數據的運行安全。

檢察檔案管理作為檢察工作的重要組成部分，隨著法治進程的不斷深入以及工作機制的進一步完善，檢察檔案要進一步圍繞檢察中心工作，不斷提升規范化水平，使檔案管理工作與檢察實踐結合起來，形成與檢察工作相互輔助的檔案資源體系，不斷提升檢察檔案利用效益，使得檢察檔案在服務和宣傳檢察工作中發揮更大的作用。

（作者單位：黃驊市人民檢察院）