基于大數據視角下醫院檔案管理工作的探討

■劉　揚

基于大數據視角下醫院檔案管理工作的探討

■劉揚

醫院檔案是醫院在開展各項工作過程中形成的具有價值的原始記錄，其中涉及醫院工作中產生的方方面面的文件，包括醫院在建設和發展過程中所從事的管理、醫療、科研、基建、財務、統計等活動中形成的文件。進入21世紀特別是大數據時代以來，醫院檔案工作發生了諸多變化，檔案工作人員對醫院檔案工作應有一個新的認知，海量信息、龐雜數據等都是當前階段檔案工作的特點。

一、大數據的發展現狀

大數據時代以來，信息一詞由先前的單純信息等新聞消息漸漸過渡為各種形式、各種來源的信息。從信息數據時代到數字媒體時代，直到人工智能時代，帶有某種背景及形式的數據我們將其稱其為信息，從這些信息數據中找尋內在的聯系與規律就是情報知識，借助于各種手段方法與技術對這些情報知識進行挖掘、分析所得出能夠以此支撐決策的便是價值、便是資源。大數據環境下數據呈現出多元化、龐雜化等特點，通過數據挖掘、數據捕捉等技術手段可以彌補先前由于數據匱乏、不足而無法開展的行業領域工作等，例如：檔案工作。隨著國家十三五規劃關于國家信息化綱要的提出，由各類高新技術諸如云計算、云平臺及互聯網服務所衍生出的各種形式的信息數據呈現出指數型增長的模式，面對數據龐雜、類型多樣化的文件檔案信息，傳統的檔案管理模式及服務已經很難適應當前時代的特點。

二、大數據是醫院檔案管理工作的發展趨勢

當前時期醫院檔案管理工作已經逐步實現紙質檔案數字化掃描歸檔，初步信息化，可以利用一定網絡技術、系統工程技術來進行文件存儲和搜索查詢等。

但隨著信息技術的飛速發展，人們對于歸檔保存重要性認識提高，醫院檔案部門所產生的信息數據日益龐大、類型多樣，不僅涵蓋了醫院的歷史和當前各項管理工作，同時還包括了特色業務檔案：住院病歷、門診記錄、科研教學等檔案。檔案數據庫“脹庫”問題也隨之到來，“脹庫”問題帶來的無法及時有效歸檔并建立索引以提供服務，導致檔案的服務利用效率大打折扣。要解決這一問題，需要求助于大數據技術框架中的云計算技術。大數據的工作實質就是將各種類型、各種來源的信息數據進行集中統一管理，挖掘分散于海量檔案中的信息價值，因此說，醫院檔案管理工作的發展趨勢必將是大數據管理模式。

三、大數據檔案管理工作中存在的若干問題

第一，傳統觀念亟需轉變

當前時期各地方醫院對于醫院業務發展和各項高新技術的應用給予高度重視，但是對檔案信息資源的管理、開發及利用卻是認識不足亦或輕視，檔案信息資源的利用僅是局限于低價值、淺層次的閱讀，價值挖掘不足。未能高效認識到檔案信息資源的科學管理、開發利用能對醫院各項工作提供支撐和輔助，以此創造豐厚的社會效益。各地醫院長期以來專注于醫療業務工作，對于醫院其他相關管理性工作較為忽視，檔案管理工作就是在這樣背景下被放任管理。造成檔案工作遭到忽視的因素有很多，諸如：人員、經費、編制等，導致檔案管理工作很容易被主體所忽視。

第二，醫院檔案管理制度不規范

當前，醫院檔案管理部門隸屬于院辦下屬，而各業務科室檔案工作是歸屬于各業務科室，這在一定程度上就造成了檔案管理的分散性。統一領導、分級管理是國家檔案局規定各省市檔案局（館）、檔案室的檔案工作管理原則，同樣醫院檔案工作也應是集中統一管理。大數據時代下，醫院檔案信息資源更要進行集中統一處理，分散性管理不利于各類型檔案綜合考量、分析。集中管理可以依靠大數據環境下優勢因素，實現檔案信息資源疊加效能。

第三，檔案人才隊伍建設仍需強化

大數據時代各項技術手段層出不窮、發展迅猛，大數據管理必然要有一批高素質、專業強的檔案人才。當前，各個地方醫院檔案工作人才隊伍可謂是參差不齊，理論專業基礎、具體實踐應用、學歷教育等亟需強化，這些因素匱乏的表現就是不能很好地將醫院檔案工作應用到大數據環境下。信息技術更迭迅速，大數據技術手段也是隨時代在變遷，現代科學技術、現代網絡知識的匱乏，高層次檔案專業人才隊伍弱小，這些因素都不能適應當前大數據時代下檔案工作的各項需求。

四、大數據檔案管理工作的若干建議

第一，領導者的觀念轉變是大數據醫院檔案管理的首要因素

大數據檔案管理工作做到什么程度，達到什么效果，在醫院檔案系統建設規劃中最為關鍵的是醫院領導層的高度支持和各個部門、業務科室的積極高效參與，領導者對檔案工作思維意識、觀念的轉變和提高非常重要。領導者能夠認識信息資源的重要性、信息資源的疊加效果、信息共享和情報分析，那么檔案信息化工程、大數據檔案管理工作開展則是一路綠燈。各個地方醫院可以將檔案信息化工作、大數據檔案工作細化具體到制度之中，指派一名專管領導，主抓醫院檔案信息、大數據管理等工作。

第二,軟硬件設施是實現大數據管理工作的基礎、源泉

信息時代下現代化理念需要一定軟硬件設備的支撐，當前時期大數據處理技術手段及方法均沒有任何屏障，軟硬件設備的到位則是關鍵。在資金預算合理范圍內，提升檔案庫房、電腦硬件設施，信息系統軟件裝備等，這些均是實現信息化管理的根基。

第三，專業、高效檔案人才隊伍是大數據檔案管理工作的核心

各項基礎設施到位，但是應用基礎設施及系統檔案專業人才缺乏，那么大數據檔案管理則是一張空頭支票。所以，大數據檔案管理要培養、引進一批高層次檔案專業人才。醫院要有部分經費預算，重視人才引進、人員培訓的投資。對各個部門科室檔案管理員進行定期業務培訓，從檔案專業知識到大數據甄別、應用、分析，培養出一只具有特色、專業、高效的醫院大數據檔案工作人才隊伍。

第四，整合各部門檔案信息資源，將大數據應用落到實處

由制度規范進行約束與管理，使各個科室部門將自身形成的檔案及各項信息資源按照規范定期報送檔案室。醫院檔案室按照大數據相關手段方法、技術進行著錄與處理等工作，實現整個醫院檔案的信息資源整合。一定要避免先前分散性檔案工作的局面。大數據管理工作是一項龐大工程，需要制度規范、軟硬件設施到位、人才引進培養及各項資金投入等，我們最終追求的目的則是將大數據檔案管理應用落到實際工作中，以此支撐其他業務工作、提升醫院醫療服務水平。如若搭建起的大數據管理平臺不能落到實處，僅是空中之樓閣，大數據平臺便無法發揮效能。因此，發揮大數據檔案平臺效能、將其落至實處至關重要。

（作者單位：寧波市中醫院）