地方高校“不在編人員”人事檔案的構(gòu)建研究

安瑩瑩

(黃淮學(xué)院人事處，河南 駐馬店 463000)

一、“不在編人員”概述及其人事檔案現(xiàn)狀

地方高校“不在編人員”，是指存在于高校事業(yè)編制以外的聘任制人員，地方高校不在編人員總體分為三大類:教學(xué)人員、管理人員和工勤人員。由于“不在編人員”身份各異、學(xué)歷職稱層次不一、簽訂的勞動合同期限不一、工作穩(wěn)定性較差等諸多特點，因此，學(xué)校對他們的管理就成了臨時、被動的管理。

目前，“不在編人員”的人事檔案材料的管理現(xiàn)狀主要是:一是管理不規(guī)范。“不在編人員”的人事檔案沒有納入學(xué)校的正常人事檔案管理，一般是由學(xué)校的勞資部門代管，更未按照在編人員的人事檔案規(guī)范整理。二是檔案材料不齊全。這類人員的人事檔案資料僅是身份證、職稱證，以及來學(xué)校后招工錄用情況、勞動合同、工資發(fā)放資料等，而來校前的檔案一般仍留在原單位或在人才交流中心，因其屬于臨時人員基本無檔案材料。三是沒有形成按人建檔。這類人員的檔案材料僅是簡單存放，沒有按照人事檔案每人一檔，僅僅是將材料分類存放，如:工資表一類、招工表一類、勞動合同一類等等。四是“不在編人員”存在“棄檔”的情況。由于不在編人員在與學(xué)校合同到期后，人事檔案資料仍然留在學(xué)校，個人一般不調(diào)轉(zhuǎn)。甚至遇到諸如社保補(bǔ)繳、工齡連續(xù)、失業(yè)救濟(jì)、養(yǎng)老退休等實際問題本人也不會來找回，形成所謂的“棄檔材料”“死檔材料”［1］40。

二、規(guī)范管理“不在編人員”人事檔案的必要性

新形勢下，如何通過規(guī)范管理“不在編人員”人事檔案，以保障這類人員的切身利益，充分降低學(xué)校的用工風(fēng)險，維護(hù)社會穩(wěn)定，促進(jìn)學(xué)校各項事業(yè)順利發(fā)展，已成為地方高校人力資源管理的新課題。“不在編人員”作為學(xué)校事業(yè)編制的有益補(bǔ)充，工作在不同的崗位，也為學(xué)校的發(fā)展作出了貢獻(xiàn)，特別是發(fā)展較快的地方高校，“不在編人員”隊伍正逐步壯大。一方面，“不在編人員”人事檔案的缺失，會直接導(dǎo)致他們在辦理工資、退休、醫(yī)療、工傷、養(yǎng)老保險等事宜時，無法提供有效的依據(jù)，使自身利益受到損害;另一方面，這類人員人事檔案的缺失，會導(dǎo)致非常嚴(yán)重的后果，如有些地方高校作為“被告”被告上法庭，也有的會因此背上沉重的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。規(guī)范管理“不在編人員”人事檔案工作, 不僅可以為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、組織人事部門對“不在編人員”考察了解提供準(zhǔn)確、可靠的信息和依據(jù)，更能為地方高校避免一些不必要的人事糾紛，有利于地方高校健康快速發(fā)展。

三、合理構(gòu)建“不在編人員”人事檔案的建議

(一)出臺關(guān)于“不在編人員”人事檔案管理的規(guī)章制度。

地方高校可以根據(jù)現(xiàn)行的《干部人事檔案材料分類目錄》，參照在編人員的人事檔案管理辦法，結(jié)合“不在編人員”的實際情況，將這類人員的人事檔案收集范圍、整理方法、存放檔案的庫房地址、專業(yè)的管理人員及人事檔案管理的職能部門等都加以明確,對這些“不在編人員”，要建立相應(yīng)的人事檔案，并以“人”為單位進(jìn)行歸檔，嚴(yán)格制定材料的歸檔范圍，并由學(xué)校人事處統(tǒng)一規(guī)范管理［3］71。

(二)“不在編人員”人事檔案的構(gòu)建要方便實際應(yīng)用。

這類人員人事檔案的構(gòu)建，要突出他們的崗位特點，不僅僅局限于普通人事檔案材料，設(shè)計的人事檔案的類目，要能真實反映“不在編人員”的個性信息，真正發(fā)揮人事檔案的價值。并且，人事檔案中要增加有個人參保、享受福利待遇等項目,最大限度地避免出現(xiàn)勞資糾紛等問題，做到有據(jù)可查。

(三)“不在編人員”人事檔案材料的收集要個人和部門相互配合。

人事檔案材料的收集離不開個人、用工部門和人事檔案部門的配合，定期對“不在編人員”在具體工作中形成的檔案材料進(jìn)行收集，及時追補(bǔ)和不斷補(bǔ)充新的材料。人事檔案部門要對個人提供的材料進(jìn)行審核甄別，提交的復(fù)印件必須對照原件，確認(rèn)無誤，并標(biāo)明與原件相符字樣，才可入檔。用工部門提供的錄用審批表、擬安排崗位工種情況表、勞動合同書等資料，也要是有蓋章負(fù)責(zé)人簽字等材料才能入檔。

(四)“不在編人員”人事檔案實現(xiàn)信息化管理。

“不在編人員”的人事檔案的管理要實現(xiàn)信息化。采用合適的人事檔案管理軟件，設(shè)立具有針對性、完善的電子目錄，在收集紙質(zhì)文檔的同時注重電子文檔的收集，逐步實行信息化管理，最終使這類人員的人事檔案管理也納入地方高校辦公自動化系統(tǒng)中。從而使相關(guān)部門的利用在符合相關(guān)手續(xù)的前提下更簡便，從而最大限度地提高學(xué)校管理工作效率，也體現(xiàn)了這類人員檔案的價值。

(五)“不在編人員”人事檔案實行動態(tài)化管理。

“不在編人員”人事檔案的管理應(yīng)隨著招錄、聘用而構(gòu)建，隨著辭職、辭退而調(diào)轉(zhuǎn)。地方高校在進(jìn)行“不在編人員”檔案管理時，一定要動態(tài)化地隨勞動合同的續(xù)約或終止及時地確立人事檔案歸屬，以避免出現(xiàn)勞動用工管理的問題。

四、保障“不在編人員”人事檔案合理構(gòu)建的基礎(chǔ)

(一)建立健全完善的管理制度是“不在編人員”人事檔案合理構(gòu)建的前提。

依法治檔是一切檔案工作的前提，以《檔案法》為基礎(chǔ)，建立健全嚴(yán)密的切實可行的“不在編人員”的人事檔案管理制度,規(guī)范歸檔、收集、整理等各環(huán)節(jié)的管理,使“不在編人員”人事檔案管理走上規(guī)范化、制度化。

(二)領(lǐng)導(dǎo)重視是完成“不在編人員”人事檔案合理構(gòu)建的必要支撐。

領(lǐng)導(dǎo)重視是構(gòu)建“不在編人員”人事檔案工作的前提條件。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要將“不在編人員”檔案管理工作提到議事日程,對該項工作要給予重視和支持,并將其納入整個人事檔案工作計劃之中。學(xué)校應(yīng)配備足額的高素質(zhì)檔案管理人員、提供必要的“不在編人員”人事檔案用房、配套設(shè)備、管理軟件、經(jīng)費等。

(三)高素質(zhì)的檔案管理人員是構(gòu)建“不在編人員”人事檔案質(zhì)量的保證。

檔案管理人員不僅具有一定的理論水平和政治素養(yǎng),熟悉關(guān)于黨和國家在檔案工作方面的方針和政策，還要具備相應(yīng)的專業(yè)知識和管理技能，要熟悉學(xué)校“不在編人員”用工及崗位分布情況，這樣才能在工作中打破常規(guī)，創(chuàng)新工作，使“不在編人員”的人事檔案管理更加規(guī)范、合理。

總之，在地方高校“不在編人員”人事檔案構(gòu)建中,一定要打破傳統(tǒng)的檔案管理誤區(qū)，本著有利于促進(jìn)地方高校人事制度的改革，有利于提高人事管理的專業(yè)化水平的宗旨, 主動承擔(dān)新勞動合同法對檔案管理工作提出的更高要求,對“不在編人員”檔案材料采用科學(xué)規(guī)范的收集整理。在此基礎(chǔ)上，對“不在編人員”檔案進(jìn)行合理開發(fā)利用，為地方高校提升管理水平、完善人力資源的配置、減少和避免勞資沖突、建立和諧的勞動關(guān)系起到積極的作用。

［1］黃斌.論聘用制環(huán)境下地方高校人事檔案管理的完善［J］.蘭臺世界，2010(14).

［2］葉麗寶.健全地方高校臨時工檔案管理促進(jìn)檔案服務(wù)民生［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2011(12).

［3］李岳紅.淺談無固定期限勞動合同［J］.法制與社會，2009(1).