淺析強化治淮檔案管理的主要舉措

王　艷

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淺析強化治淮檔案管理的主要舉措

王艷

一、治淮檔案的主要特點

治淮檔案主要指淮河水利委員會及治淮建設項目各參建單位在淮河治理開發與流域管理活動中形成的有價值的各種形式的歷史記錄和憑證，其管理是一項服務性、專業性很強的工作。當前，治淮檔案管理不斷面臨新形勢、新要求，應根據其特點和現狀，不斷強化舉措，提升工作水平，為進一步治淮和水利改革發展提供更加堅實保障。

1.內容綜合性強，具有多元性和綜合性

治淮工作往往牽涉到科技管理、農業、工業、化工、經濟發展、生態環境等多方面，因此，形成的檔案也具有多元性和綜合性，可以說是以水利工作為中心的多學科、多專業的信息綜合體。

2.文書與科技檔案相互滲透

治淮建設涉及設計、規劃、水質監測、管理、科研、機關事務等多個領域，形成的業務性文書與科技檔案聯系緊密，甚至相互滲透、相互交叉，明顯具有文書檔案與科技檔案一體化趨勢。

3.檔案形成周期差異大，管理要求不同

在工作過程中，由于管理方式或工作性質、內容不同，日常管理資料、工程科技資料、相關領域資料等形成的周期往往不一致，長短懸殊較大，立卷歸檔的時限要求差異也較大，也給檔案管理工作帶來特殊要求。

4.治淮檔案管理與流域管理具有不可分割性

治淮檔案滲透到治淮建設各領域、全過程，管理過程充分反映淮委履行流域管理職能的重要成果、重要進展等，是工作成效的有力體現，治淮檔案管理可以說是淮委履行流域管理工作的重要組成部分。

二、治淮檔案管理目前存在的主要問題

1.認識不足、重視程度不夠

長期以來，人們對檔案管理形成的認識仍存在著一定的誤區，認為檔案管理只是諸多工作中的一部分事務性工作，不占主導地位，在人力、物力、財力、工作手段的投入上均不能有效保證，重視程度不夠或許仍將是檔案管理工作中長期存在的問題。

2.工程檔案仍是治淮檔案管理的薄弱環節

相對于較為成熟的淮委機關檔案而言，治淮工程檔案在完整、準確、系統性等方面仍需進一步加強。部分資料的片面性、零散性、缺失性問題仍存在，不能完全系統、全面反映工作真實狀況。少量資料在形成過程不夠規范，造成歸檔資料的真實性不夠，以致歸檔后的資料利用價值或真實憑證作用可靠度有所降低。軟硬件設施配套不健全，工作過程中的資料保管裝具、保管條件等達不到相關要求，資料安全性得不到有效保障，檔案管理經費投入、人員配備、管理手段、人員水平等方面遠不能適應檔案管理需要。

3.管理人員素質參差不齊，隊伍建設亟待加強

目前，除治淮檔案館、沂沭泗水利管理局等少數單位外，具有高層次專業水平人員的單位較少，部分管理單位尤其是基層和工程建設單位專職專用檔案管理人員很少，人員年齡、專業結構也不合理。在工程建設過程中，各參建單位雖然基本配備資料管理人員和檔案管理員，但很難保證專職專用，有的缺少基礎檔案專業知識，且人員變動頻繁，導致檔案整理、管理混亂或不規范問題長期得不到根本解決。

4.檔案作用發揮不夠充分

多年來，淮委積極開展檔案收集、整理、編研、利用、統計各工作，但仍未充分展現治淮檔案在治淮進程中的憑證參考、有效工具等作用。目前，編研成果仍較為單調，除傳統的《淮河志》《治淮》雜志、紙質匯編和少量出版物、傳統畫冊等形式外，編研工作挖掘不夠深入，不能較深層次地反映治淮工作規律性、深入性問題及重大成果、重要進程，社會影響力沒有更好地擴大。

5.網絡化、信息化管理仍然滯后

目前，淮委系統仍有較大比例的檔案主要以紙張、照片、錄像和錄音等傳統載體為主，利用方式也主要是借閱、咨詢和編輯匯編檔案史料等。近年來，隨著電子政務建設的不斷推進和完善，大部分資料已進入檔案管理系統，但仍有很多未進行信息化、網絡化管理，需要進一步推進管理現代化進程，統籌加快信息化、網絡化、數字化發展。

三、強化治淮檔案管理工作的主要舉措

1.進一步強化重要性認識

治淮檔案是治淮建設過程中的真實記錄和重要憑證，具有十分重要的作用。各級領導和相關人員應引起足夠的認識，將其管理納入整體工作的發展計劃，建立完善管理機構、健全規章制度、確保規范化和標準化管理、完善人員結構、加強軟硬件設施建設等，多方位、全角度地予以重視。

2.不斷完善規章制度體系

淮委已先后出臺了《淮河水利委員會檔案管理辦法》《淮河水利委員會科學技術檔案管理規定》等多項檔案管理規章制度，但制度體系仍需完善，應結合實際進一步修訂、完善歸檔制度、借閱制度、安全保密、信息化和網絡化建設等相關規定，各治淮工程參建單位也應加強日常工作中關于資料收集、整理、借閱的相關規定，確保治淮檔案管理高標準、嚴要求、上水平。

3.嚴把質量關，確保形成過程的規范性

一要確保檔案資料的完整、準確、系統性。治淮檔案有紙質、聲像、電子等多種載體形式，涵蓋工作各環節、各領域，確保完整性是先決要求，準確性是檔案存在的價值和基礎，系統性是體現檔案歸檔整理水平的關鍵因素，完整、準確、系統性是治淮檔案管理的關鍵要求。二要確保資料收集過程的及時性。工程檔案或其他業務領域資料在形成過程中具有較強烈的時效性要求，除按時完成年度例行日常歸檔工作以及確保重要活動、重大事項形成資料的整理歸檔外，其他不同時段、不同周期產生的資料及時整理歸檔，確保每個階段的文件資料齊全完整。三要確保整理過程中的規范性。要做到組卷合理、案卷（件）內文件排列有序、案卷標題簡明、保管期限準確，資料形成過程中的保管條件要滿足要求，確保檔案資料的安全可靠。

4.積極開發利用，進一步發揮其存史資政作用

首先要豐富和充實館（室）藏內容，積極做好治淮工作中各類和各種載體資料的收集整理工作，健全檔案資源體系。其次要持續強化編研，深度挖掘檔案資源價值。要采用多媒體技術對文字、音像、電子等載體檔案進行綜合處理，形成圖文并茂、形式多樣的編研成果；要探索利用網絡或其他信息化手段，更加主動地挖掘檔案資源，為領導決策和各項工作提供更多更好的參考借鑒。第三要不斷創新服務形式，積極推進資源共享。應進一步突破傳統模式，創新檔案利用形式，改進查閱方式，簡化利用手續，提升服務質量。要提升檔案信息管理系統與電子政務綜合辦公系統的互聯互通水平，積極推進信息資源共享。

5.加快推進現代化、信息化進程

淮委相關部門和單位應統籌謀劃、加大投入，實現包括保管條件的現代化、載體材料的現代化、工作手段現代化、咨詢業務智能化等多方面的現代化。要實現檔案資料的數據化管理和網絡化傳遞，最大限度實現資源共享，滿足多方位、多區域利用檔案資料的需求。淮委今后應加快推進數字檔案館建設，加強現行電子文件和聲像圖片資料的收集、整理、歸檔，利用數字技術與網絡技術創新利用平臺，以數字化檔案代替原件提供利用，以提供更加便捷、高效的服務。

6.切實增強檔案工作支持保障力度

要進一步加強對治淮檔案管理工作的領導，及時研究并協調解決管理工作中的重要問題，提供人力、物力、財力等方面保障。繼續加強檔案干部隊伍建設，不斷提升檔案工作人員整體實力和提高工作水平。要加強宣傳，通過多種形式積極宣傳治淮建設的新舉措、服務中心的新成績，提升社會影響力，推動治淮檔案管理工作良性發展■

（作者單位：淮河水利委員會233001）