政府集中采購檔案的歸集與保管

金國輝

洮南市人民政府采購中心，吉林　洮南　137100

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政府集中采購檔案的歸集與保管

金國輝

洮南市人民政府采購中心，吉林洮南137100

政府集中采購檔案是我國重要的檔案資源，對政府招標采購分析、處理招標采購糾紛、總結經驗等有重要意義。因而，相關部門應加強對政府集中采購檔案歸集與保管工作的重視，嚴格遵循歸集、保管規定，采取有效的歸集、保管措施，從而實現政府集中采購檔案的良好管理及應用。本文就政府集中采購檔案的歸集與保管進行了研究分析。

政府集中采購檔案；歸集；保管

政府集中采購檔案中包含了政府采購部門的日常采購活動信息、部門決策等內容，在政府采購部門的工作中發揮著重要的借鑒性作用。為實現政府集中采購檔案價值的充分發揮，還應不斷完善政府集中采購檔案管理工作，加強檔案的歸集與保管，為政府采購工作提供可借鑒依據，提高政府采購工作管理水平。

一、政府集中采購檔案內容

我國《政府采購法》中對政府采購檔案的內容進行了詳細闡述，主要包括政府采購活動記錄、評估報告、合同文本等。以公開招標下的政府集中采購檔案為例，其采購檔案內容可以劃分為九部分。第一部分為政府集中采購檔案目錄。第二部分為政府集中采購準備階段文件，有政府采購計劃文件資料，如采購人預算用款計劃申報表、采購公告、采購項目預算等，還有確定采購方式文件、采購人及代理機構采購協議書、招標文件論證資料等。第三部分為招標階段檔案，包含招標公告、招標文件發售資料、澄清修改資料、招標人員名單等。第四部分為開標階段文件，包括開標全過程的詳細記錄、投標文件正本、投標人對相關文件的補充、修改內容、招標人資料等。第五部分為評標檔案。包括評標人員資料、評標委員會工作文件、評標報告、評標過程記錄、評標人員簽到表等[1]。第六部分為中標文件，包含中標通知書、中標公告、中標結果審定意見、相關事宜處理、資料等。第七部分為采購合同文件，包括政府集中采購合同、采購合同終止記錄、采購合同備案記錄、采購中標方擅自中止合同記錄等。第八部分為合同履行檔案，主要包括采購項目結算憑證、采購項目驗收方案、采購物品維護記錄等。第九部分為其它相關性檔案，包括采購項目的完成及反饋報告、效益評估書等。

二、政府集中采購檔案的歸集與保管措施

(一)強化政府集中采購檔案歸集與保管認識

目前，一些采購人員及代理機構對于政府集中采購檔案的管理工作并沒有深刻的認識，在采購項目的執行中，僅重視對采購程序規范的遵循，而忽略了檔案的建設，導致檔案管理人員無法獲取充足的檔案資源，管理基礎過于薄弱。同時，一些單位由于對檔案管理工作的不重視，未能構建完善的檔案管理基礎設施，導致政府集中采購檔案缺乏良好的歸集、保管設備與環境，出現了檔案損壞、遺失的情況，嚴重威脅著檔案的安全性及保密性。在檔案管理人員的配置上，也往往要求業務員對自己所負責的業務檔案進行管理，未能配置專門的管理人員。另外，一些檔案管理人員缺乏檔案管理意識，僅對檔案進行簡單的整理，未能嚴格執行檔案登記、歸集、保管等工作，嚴重阻礙了政府集中采購檔案管理水平的提升。

因而，應強化這些部門及人員對政府集中采購檔案歸集與管理工作的認識。首先，應加大《政府采購法》、《檔案法》等法律制度的宣傳力度[2]。要求各單位組織學習相關法律制度，提升部門及人員的檔案管理意識。其次，應落實管理責任，嚴格執行政府集中采購檔案歸集與保管工作相關法律制度。從而使檔案管理人員自覺依法工作，規范自身檔案管理行為，實現系統化、科學化的檔案歸集、保管工作。最后，應建立完善的政府集中采購檔案管理制度，結合本單位特點及相關法律規定，制定符合當前檔案管理要求的《檔案管理制度》、《檔案查閱使用制度》、《檔案人員工作準則》等制度，要求管理人員嚴格落實，使檔案歸集、保管工作每一環節都有規章制度可以遵循，為這一工作的順利開展提供保障。

(二)優化政府集中采購檔案歸集與保管方法

在以往的政府集中采購檔案歸集與保管工作中，管理人員缺乏科學的工作方法，在實際工作中，經常出現檔案歸集混亂、不合理分類等問題，嚴重影響了檔案的使用效率，甚至導致商業機密泄露，引發嚴重糾紛。

針對這一問題，管理人員應加強對檔案日常歸集與保管工作的重視，并明確各部門及人員在這一工作中的責任分工。采購部門應根據要求，在草果項目執行過程中，對相關資料進行全面收集，建立詳細的采購檔案。檔案管理人員則應按照檔案內容的不同，對檔案進行準確分類，定期制作歸檔明細表。而項目負責人員要在確保檔案內容準確、完整后，再將檔案移交給管理人員。同時，檔案管理人員應保證檔案保存環境的整潔明亮，做好防蟲、防潮、防火等工作。并嚴格執行檔案借閱、銷毀制度，避免商業機密泄露。

(三)增強政府集中采購檔案歸集與保管人員素質

檔案管理人員素質水平與檔案歸集、保管效果有重要聯系，為確保檔案管理質量，政府集中采購檔案的歸集與保管工作應配備高素質檔案管理人員。對于當前在職的管理人員，也應加強對其的教育培訓，拓寬其知識面，培養其專業素養以及先進設備操作水平，并強化其思想政治及職業素養教育，確保采購檔案的良好管理和合理利用。

三、結論

政府集中采購檔案與其他檔案資源一樣，具有重要的參考、借鑒作用，其歸集與管理工作也異常重要。相關部門應加強對這一工作的認識，構建完善的制度體系，優化管理方法，提升管理人員綜合素質，實現采購檔案的有效利用，促進政府采購工作水平的進一步提升。

[1]張為超，張健芬.淺談政府采購檔案的規范管理[J].科技資訊，2011，2(2)：140-141.

[2]李廷忠.如何加強政府采購檔案管理[J].黑龍江科技信息，2011，11(22)：104-267.

[3]王艷萍.政府采購檔案管理研究[J].黑河學院學報，2014，2(2)：121-122.

G271；F812.45

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