地方民政部門檔案管理問題及對(duì)策

劉 冰

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

?

地方民政部門檔案管理問題及對(duì)策

劉 冰*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政部門是各級(jí)政府專設(shè)的職能部門，主要負(fù)責(zé)民政檔案工作。然而，在當(dāng)前的基層民政系統(tǒng)檔案管理工作中，仍存在不少管理問題，必須予以高度重視。鑒于此，本文先對(duì)當(dāng)前基層民政系統(tǒng)檔案管理存在的問題進(jìn)行了探討，并在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的解決對(duì)策，以期不斷提高基層民政系統(tǒng)檔案管理工作的質(zhì)量。

基層民政系統(tǒng)；檔案管理；問題；對(duì)策

在各級(jí)政府管理工作中，檔案管理是不可忽視的一項(xiàng)工作?；鶎用裾n案涉及社會(huì)救濟(jì)、優(yōu)撫、社會(huì)福利及最低生活保障等內(nèi)容，也是政府順利開展其他工作的重要依據(jù)。因此，保證基層民政系統(tǒng)檔案管理的合理性至關(guān)重要。以下主要對(duì)基層民政系統(tǒng)檔案管理的相關(guān)問題進(jìn)行分析。

一、基層民政系統(tǒng)檔案管理存在的問題

(一)管理格局混亂

根據(jù)我國現(xiàn)階段的基層民政檔案管理情況看，普遍存在多部門重復(fù)管理檔案的現(xiàn)象，且缺乏完善的檔案管理機(jī)構(gòu)。比如，一般的文書檔案及部分實(shí)物檔案主要由行政檔案室負(fù)責(zé)，而與救災(zāi)、社會(huì)福利等有關(guān)的檔案則由相關(guān)業(yè)務(wù)部門管理。這會(huì)導(dǎo)致基層民政檔案的管理缺乏全面性，極易發(fā)生遺失重要檔案的情況。

(二)檔案資料收集不齊全

因?yàn)槊裾块T機(jī)關(guān)在檔案管理工作中存在各自為陣的情況，很容易導(dǎo)致檔案工作人員在收集與整理檔案材料時(shí)出現(xiàn)檔案收集不齊全的情況，最終導(dǎo)致重要資料遺失，給機(jī)關(guān)檔案工作造成了嚴(yán)重影響。另外，一些部門或個(gè)人未能從整體出發(fā)，只顧眼前與局部利益，在移交檔案時(shí)未能及時(shí)上交有價(jià)值的材料，導(dǎo)致重要資料缺失，影響了檔案的完整性與利用率。

(三)民政檔案的利用率不高

基層民政系統(tǒng)檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜、涉及范圍廣的工作，檔案的種類繁多、數(shù)量龐雜，涉及普通居民方方面面，如收養(yǎng)、婚姻登記、有待撫恤、復(fù)退軍人接收安置等。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息收集、檢索、歸類等技術(shù)更新步伐加快，但民政系統(tǒng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用卻未能跟上時(shí)代發(fā)展要求，這在很大程度上影響了民政檔案信息的開發(fā)與利用效率。

(四)檔案管理人員水平待提升

檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)如何，與檔案管理的效果緊密相關(guān)。近年來，我國政府部門對(duì)基層民政檔案管理工作給予了更多重視，涉及的內(nèi)容也日漸增加，管理手段日益先進(jìn)，對(duì)檔案管理人員的要求也不斷提高。然而，在一些地方政府機(jī)構(gòu)里，許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)仍較低，思想觀念落后、專業(yè)水平不高、缺乏創(chuàng)新性，無法滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求。

二、解決對(duì)策

(一)加大對(duì)檔案的規(guī)范管理力度

檔案收集、管理與立卷歸檔工作是保證檔案準(zhǔn)確性的有效依據(jù)，故必須認(rèn)真做好這兩方面的工作。第一，積極組織專業(yè)人員對(duì)檔案進(jìn)行整理、立卷，以確保案卷的質(zhì)量。同時(shí)，加大對(duì)民政檔案的收集與管理力度，合理安排專業(yè)人員開展檔案整理、立卷工作，并有效利用合同、法律、計(jì)劃、監(jiān)理等手段，從而能夠有效保證立卷歸檔工作的及時(shí)性、完整性與準(zhǔn)確性。第二，重視檔案信息的開發(fā)與利用。充分發(fā)揮檔案資料的功能，為政府決策及開展其他工作提供可靠依據(jù)。

(二)加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

檔案管理人員的素質(zhì)水平會(huì)直接影響到檔案管理工作的質(zhì)量。因此，各級(jí)政府部門必須重視對(duì)基層民政檔案管理人員綜合素質(zhì)的提升。第一，檔案人員首先要樹立正確的工作態(tài)度，具備高度責(zé)任心、嚴(yán)格紀(jì)律性及政治警惕性，主動(dòng)收集、整理散落在各科室及個(gè)人處的檔案資料，保證檔案資料的完整性。同時(shí)，加強(qiáng)和各業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系。第二，加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，包括專業(yè)理論知識(shí)與實(shí)踐能力，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)，不斷提升檔案工作人員的專業(yè)知識(shí)水平與技能操作水平，提高檔案管理工作的效率。第三，從政治、工作及生活等方面入手，給予工作人員關(guān)心與支持，為其解決生活或工作中遇到的問題，消除其憂慮，保持整個(gè)檔案隊(duì)伍的穩(wěn)定性，提高檔案管理人員的工作積極性。

(三)注重對(duì)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系的完善

對(duì)于基層民政系統(tǒng)檔案管理工作而言，若想提高整體工作質(zhì)量，也離不開完善的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系。首先，各級(jí)政府部門應(yīng)積極建立并健全當(dāng)前的基層民政檔案工作標(biāo)準(zhǔn)體系，對(duì)當(dāng)前不合理的檔案管理格局作出適當(dāng)調(diào)整，滿足實(shí)際的檔案管理工作需要。其次，增加檔案管理部門的權(quán)限，從而能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)各部門、各門類檔案資料的集中、專門及統(tǒng)一管理；最后，建立綜合檔案室，進(jìn)一步提高檔案管理的信息檢索與利用率。

(四)提高檔案的利用效率

第一，保證歸檔的資料齊全，要求查閱檔案內(nèi)容具有廣泛性特征。第二，建立并健全查借閱制度，加強(qiáng)編制檢索工作，為查找與利用檔案提供有效依據(jù)。第三，重視現(xiàn)代化管理，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，保證準(zhǔn)確、快速、全面地提供檔案資料，以最大限度地發(fā)揮檔案資料的作用，為民政工作服務(wù)。

三、總結(jié)

由上述可知，在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐加快的背景下，過去的檔案管理模式已經(jīng)跟不上時(shí)代變化與發(fā)展要求。各級(jí)政府部門只有正確認(rèn)識(shí)到當(dāng)前基層民政系統(tǒng)檔案管理的問題，如管理格局混亂、檔案資料收集不齊全、檔案管理素質(zhì)有待提升等，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的解決策略，如加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、建立并健全工作標(biāo)準(zhǔn)體系等，才能進(jìn)一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，促進(jìn)政府部門各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。

[1]李吉陽.檔案科研成果轉(zhuǎn)化利用效果的作用[J].黑龍江檔案，2014(04).

[2]李沂濱.如何提高民政檔案現(xiàn)代化管理水平[J].人力資源管理，2012(08).

[3]張玉潔.信息化工程管理檔案管理方法研究[J].江西建材，2016(22).

劉冰(1971-)，男，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市民政局，館員，研究方向：檔案管理。

D632；G

A