如何強化干部人事檔案工作的服務和利用

文/李應玲

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如何強化干部人事檔案工作的服務和利用

文/李應玲

如何實現(xiàn)干部人事檔案工作“觀其卷，知其人，用其長”的目標展望，強化干部人事檔案的服務與利用，作者在工作實踐中總結了解決干部人事檔案工作改革創(chuàng)新問題的新思路。

近幾年，隨著地質(zhì)系統(tǒng)大規(guī)模集中審核整理檔案工作的深入開展，干部人事檔案管理工作正逐步走上規(guī)范化、科學化的軌道。在當前的歷史條件下完善發(fā)展干部人事檔案事業(yè)，強化干部人事檔案的服務與利用，要著重解決以下三個方面的問題：

一、理順體制機制，解決關系不夠清晰、運行不夠通暢的問題

現(xiàn)行的干部人事檔案，主要按管理權限和隸屬關系進行管理，在以往的工作中發(fā)揮了重要作用。但在新的發(fā)展時期，由于人員流動日益加速、隸屬關系不斷變化等原因，檔案管理工作出現(xiàn)了一些新情況、新問題。比如不同程度的存在管理主體不清、人檔脫節(jié)、管理盲區(qū)等。解決這些問題應從理順干部人事檔案工作體制機制入手，在強調(diào)按隸屬關系管理的基礎上，突出職能管理，形成由組織部門牽頭抓總，各相關職能部門密切配合，齊抓共管的局面，實現(xiàn)干部檔案規(guī)范化管理。一是成立干部信息管理辦公室，理順工作體制。二是強化隊伍建設。要保證干部人事檔案報送及時、準確，提高管理質(zhì)量，關鍵是要有一支素質(zhì)優(yōu)良、結構合理、相對穩(wěn)定的檔案管理人員隊伍。應建立干部人事檔案管理信息員制度，明確2名專職黨員干部擔任干部人事檔案管理工作，通過定期學習培訓，為全面提升干部人事檔案管理水平。

二、改革管理方式，解決安全性不夠強、效率不夠高的問題

檔案材料的真實性、嚴肅性和可靠性是干部人事檔案管理的核心目標，只有真實可靠的檔案信息，才能為組織和領導決策提供科學依據(jù)。目前普遍實行的查閱方式，是直接向查檔人員提供干部人事檔案原件。無法完全保證查閱人不翻看查閱內(nèi)容以外的材料，借取檔案的時候不再轉借他人，也無法完全保證檔案被涂改、圈劃、抽取、撤換等情況不會出現(xiàn)。查借閱時的檔案安全保密工作，在一定程度上只能被動的取決于查閱人黨性覺悟的高低。此外，紙質(zhì)檔案的查詢使用，費時費力，給工作帶來不便。

解決這些問題，檔案管理數(shù)字化不僅勢在必行，而且應當成為干部人事檔案工作改革創(chuàng)新的突破口，成為信息工作發(fā)揮技術與整合資源優(yōu)勢的突破口。數(shù)字化檔案管理相對于傳統(tǒng)檔案管理，有四個非常突出的優(yōu)點：一是能夠使檔案的安全性大大提高。可以采用數(shù)字加密技術對檔案進行加密處理。查閱時，系統(tǒng)只向查檔人在網(wǎng)上提供允許查閱的內(nèi)容，解決了檔案查閱中的保密問題，更有效杜絕了涂改、圈劃、抽取、撤換檔案等現(xiàn)象的發(fā)生。二是有利于提高工作效率。實行干部人事檔案數(shù)字化以后，檔案信息能夠通過網(wǎng)絡迅速流動、信息共享，運用智能化檢索，將大大減少查借閱雙方的繁瑣工作，成倍的提高工作效率。三是有利于干部人事檔案的保管。檔案經(jīng)常被查詢?nèi)藛T反復的查詢、經(jīng)常性人為觸摸將加快紙質(zhì)檔案原件磨損破壞速度，影響檔案的永久保存，干部人事檔案數(shù)字化實現(xiàn)后，將有利于原始檔案的保存和保護。

三、加強開發(fā)利用，解決資源閑置的問題

干部人事檔案工作的根本目的，就是要研究檔案資源的開發(fā)和利用，不斷提高干部人事檔案的史料價值和應用價值，為干部工作和中心工作服務。但是，由于對干部人事檔案管理工作的重視程度不夠，大多數(shù)檔案室還處在傳統(tǒng)的“你送我裝”、“你借我調(diào)”的管理方式上，只注重收集，不注重信息的開發(fā)和分析和利用，缺乏將干部人事檔案工作與本地區(qū)的經(jīng)濟和社會發(fā)展結合起來的意識，對干部人事檔案分析研究還不深，開發(fā)利用還不夠，為改變這種局面，應成立干部信息管理辦公室，對單位干部人事檔案工作進行管理督查和業(yè)務指導。并將原先分屬不同科室的干部人事檔案管理的“三齡一歷”審核認定、組工專網(wǎng)管理維護、干部年度統(tǒng)計、黨內(nèi)統(tǒng)計等職能全部納入干部信息管理辦公室進行統(tǒng)一管理。

今年以來省核地質(zhì)二一三大隊積極在檔案資源開發(fā)利用工作中進行了一些初步探索和嘗試。一是建立干部業(yè)績檔案。二是根據(jù)檔案信息制作了干部回避關系圖表。三是根據(jù)檔案信息，進行了“黨政領導干部崗位勝任特征模型”的研究。這項檔案功能的開發(fā)利用，將為干部使用和領導決策提供更多參考和依據(jù)，基本實現(xiàn)干部人事檔案工作“觀其卷，知其人，用其長”的目標。

（作者單位：甘肅省核地質(zhì)二一三大隊）