新階段高職院校檔案管理信息化建設淺析

文/宋曉玲

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新階段高職院校檔案管理信息化建設淺析

文/宋曉玲

文章通過對高職院校信息化發展情況、檔案信息化建設特點以及檔案管理信息化存在的問題剖析，提出以加強“條件建設、隊伍建設、制度建設”為重點，以改革為動力，著力推進高職院校檔案管理信息化建設

適應信息化社會和教育信息化大潮，加快高職院校檔案管理信息化建設，已經成為建設高水平大學、體現學校綜合實力的一項核心指標。

一、高職院校信息化建設情況

以陜西省為例，至2015年4月底，全省職業院校均已建設校園網，主干網絡帶寬平均達到1GB，50%院校實現了無線網絡覆蓋，90%院校建有數據中心機房，68%院校開展了課程的數字化改造，80%院校購買了文獻數據庫和電子期刊，一半以上的職業院校建有OA、人事、財務、學工，教務、科研、招生就業及后勤管理等系統。數字化技術的廣泛應用，極大地改變了高職院校傳統的管理理念和方法，影像、音像、照片等多種新的數字信息成了過程記錄和成果應用的重要依據和資料，為加快檔案信息化建設提出了新的要求。

二、檔案管理信息化建設的特點

檔案管理信息化就是檔案存儲和查閱的數字化和網絡化，是隨著計算機技術和掃描、OCR技術、數據庫、數字音像、多媒體等數字技術的發展和應用，所產生的一種能夠把各種載體活動形成的檔案資料轉化為數字化檔案信息的新型檔案管理形態。其優點主要有：一是存儲、傳遞和共享便捷、精確。二是存儲容量大、占用空間小。三是可根據數據庫結構和歸檔綱目，利用檢索軟件，快速搜索到所需資料。四是可通過網絡實現不同地域人們同時訪問、瀏覽、下載同一份電子檔案，提高了檔案的利用率。缺點主要有：一是存在網絡安全和過程泄密問題。二是電子資料、音像、影像資料若不及時導出、整理、編輯，容易丟失或被忽視。

三、高職院校檔案管理信息化建設存在的問題

1、傳統落后的觀念制約。大多院校依舊重藏輕用、重藏輕理、重硬件建設輕軟件提升，致使檔案信息化建設始終不能提上重要日程，發展滯后。

2、硬件設施不能滿足信息化發展。大多數院校還沒有明確統籌規劃硬件設施，如檔案室信息化建設所需的基礎條件設備，采集電子文檔、媒體資料、音像影像資料所需的設備，編輯、裁剪、合成以及查閱、編排等方面的系統軟件。

3、業務隊伍建設跟不上新的要求。依然存在檔案管理隊伍結構不合理，人員業務水平低，業務培訓和提升渠道不暢，職稱晉升缺少政策支持以及對二級部門業務指導和培訓不及時、不到位、不專業等問題。尤其是極缺信息化環境下檔案管理工作的復合型人才。

4、新的歸檔要求和規范尚未建立起來。信息化檔案建設對歸檔內容、格式、標準、時限等都有了新的要求。但目前大多高職院校還沒有真正建立起符合實際需要的標準化、制度化和規范化的歸檔程序和規章規定。

四、加快高職院校檔案管理信息化建設的對策

1、注重觀念更新，完善規章制度建設。目前，檔案信息化已是檔案事業發展的新趨勢、新要求。各高校要從工作目標、任務落實上加強統籌規劃，制定詳細的建設方案，加快信息化建設步伐。要盡快出臺檔案管理信息化建設的各項工作標準和規章，使檔案工作有章可循，有規可依。要加強安全保密制度建設，建立嚴格監控機制，增強安全保密意識。

2、加強人員技能培訓，建設專兼職結構合理的管理隊伍。工作人員的業務能力和水平決定了檔案管理信息化水平的高低。要注重培養足夠數量的熱愛檔案事業、具有豐富檔案專業知識、具備熟練計算機和檔案管理軟件應用能力的專職人員和兼職人員。

3、探索工作方法，加強歸檔的信息化標準化建設。要根據實際，改革傳統的事后歸檔模式，加強過程歸檔，總結形成規范程序和標準。對原有檔案，要采取掃描、電子錄入、照片翻拍、刻錄等方式，盡量填補與文本一致的電子檔案。

（作者單位：楊凌職業技術學院）