人事檔案管理工作中的思考

文/張丁元

人事檔案管理工作中的思考

文/張丁元

通過(guò)人事檔案可以更全面詳實(shí)的了解一個(gè)人，對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)進(jìn)步、人生縱向軌跡有個(gè)基本的把握和了解，也是全面考察了解干部的重要依據(jù)，是衡量干部素質(zhì)的重要方面。本文通過(guò)人事檔案管理工作中的現(xiàn)狀，分析檔案管理中所存在的問(wèn)題，提出自己的見(jiàn)解及解決方法

人事檔案管理是指干部職工人事檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。人事檔案主要是由人事、組織、勞資等部門(mén)在管理、使用、培養(yǎng)、選拔干部職工活動(dòng)中形成的，是個(gè)人學(xué)歷、學(xué)識(shí)、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄，是組織部門(mén)進(jìn)行政治審查的重要依據(jù)和憑證，是人物生平簡(jiǎn)介、傳記和專(zhuān)業(yè)史攥寫(xiě)過(guò)程中的重要資料佐證。

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）人事檔案工作受重視程度不夠

人事檔案管理是組織人事部門(mén)一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。大部分干部職工知道自己都有一份人事檔案，里面裝著自己學(xué)習(xí)、工作、獎(jiǎng)懲、提拔任用等基本情況。近年來(lái)在工作中發(fā)現(xiàn)，有的同志把學(xué)籍材料，特別是繼續(xù)教育和短期專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)不及時(shí)移交人事部門(mén)歸檔、存檔，長(zhǎng)期個(gè)人存放，使這些材料最終造成破損、遺失。同時(shí)，檔案管理中還存在管檔人員將檔案材料不及時(shí)整理、不及時(shí)入檔、材料內(nèi)容審核把關(guān)不嚴(yán)等問(wèn)題，造成檔案保存不完整、信息不準(zhǔn)確。

（二）檔案材料收集問(wèn)題

許多單位檔案收集歸檔工作存在著較大的被動(dòng)性、隨意性。不少單位、部門(mén)和個(gè)人不明確歸檔的范圍及相關(guān)要求，不及時(shí)督促單位、部門(mén)和個(gè)人將應(yīng)該入檔的材料及時(shí)交人事檔案管理部門(mén)存檔。造成檔案中部分檔案材料不完整、不規(guī)范、不全面。例如個(gè)人參加短期培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)考核、資質(zhì)認(rèn)證、借調(diào)聘用及階段考評(píng)、年度考核等，這些記錄個(gè)人日常學(xué)習(xí)培訓(xùn)、工作情況的重要材料都應(yīng)及時(shí)入檔，不得遺漏。

二、人事檔案管理問(wèn)題的解決方法與路徑

（一）加大宣傳力度，提高對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)

首先要提高單位主管領(lǐng)導(dǎo)和全體干部職工對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，消除檔案意識(shí)普遍淡薄的現(xiàn)象，使干部職工認(rèn)識(shí)到檔案材料是本人足跡和成長(zhǎng)的史料，是個(gè)人活動(dòng)的重要記載和依據(jù)。做到把檔案管理重要作用的理念宣傳貫穿到日常工作之中，做到上下聯(lián)動(dòng)，左右配合，讓管理工作與宣傳同步進(jìn)行。同時(shí)還要提高部門(mén)及工作人員對(duì)檔案搜集及整理等具體工作的認(rèn)識(shí)，樹(shù)立責(zé)任意識(shí)、擔(dān)當(dāng)意識(shí)。檔案管理人員要有奉獻(xiàn)精神，人梯精神，甘于寂寞，任勞任怨，不斷提高業(yè)務(wù)水平，積極主動(dòng)做好檔案管理工作。

（二）完善檔案管理制度，加強(qiáng)收集及鑒別力度

人事檔案管理質(zhì)量的好壞，最重要的是是否制定了相應(yīng)的收集、審核、管理、使用制度并認(rèn)真執(zhí)行。及時(shí)收集和補(bǔ)充完善檔案材料是最重要的前提和基礎(chǔ)工作。檔案管理人員首先應(yīng)該加強(qiáng)收集材料的力度，收集工作要做到平時(shí)收集與定期收集相結(jié)合。針對(duì)各部門(mén)對(duì)收集材料內(nèi)容不清楚的問(wèn)題，應(yīng)該將相關(guān)的檔案搜集范圍、目錄、要求、標(biāo)準(zhǔn)及文件匯編下發(fā)給各部門(mén)，定時(shí)督促上交個(gè)人人事檔案材料，形成有效的收集制度與運(yùn)作機(jī)制，做到信息靈通、定時(shí)收集，管理到人、不留斷檔，嚴(yán)格范圍、不出紕漏。對(duì)于不符合要求的及時(shí)退回，限期糾正，符合規(guī)定再歸檔，對(duì)于管理人員不能決定或無(wú)法自已解決的問(wèn)題，要及時(shí)匯報(bào)，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持和干部職工的理解。對(duì)于不屬于歸檔范圍的材料，及時(shí)登記并退回給有關(guān)單位，做到不散失、不積壓。把收集工作做細(xì)、做實(shí)，保證檔案材料齊全完整，為人事檔案的查閱及利用做好保障。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高利用效率

人事檔案的信息化建設(shè)，是人事檔案管理服務(wù)于整個(gè)人事工作的需要，也是管理更新，順應(yīng)信息化建設(shè)的必由之路。一個(gè)電子人事檔案管理信息庫(kù)的存量，可以?xún)?chǔ)存單位全部人事檔案的基本信息和各類(lèi)綜合性信息。檔案利用者也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)所要查詢(xún)的人事檔案信息進(jìn)行查找和利用，提高了人事檔案管理工作的效率及質(zhì)量，提高了檔案的利用率。

（作者單位：陜西省水文水資源勘測(cè)局）