企業(yè)檔案管理新方法新思路

文/宋茜

企業(yè)檔案管理新方法新思路

文/宋茜

本文對(duì)企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析總結(jié)，并結(jié)合本企業(yè)的工作方法對(duì)企業(yè)檔案管理中收集、整理、保管以及檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用，提出了新方法、新思路

企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題

企業(yè)檔案管理的重點(diǎn)在收集、整理、保管以及檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用。

企業(yè)檔案管理存在的問(wèn)題主要是：

（一）文檔收集量大、收集困難。這個(gè)問(wèn)題特別突出。因?yàn)槠髽I(yè)的檔案資料來(lái)源是多方面的：科技檔案來(lái)自完工項(xiàng)目、行政文書檔案，分黨、政、工、團(tuán)、人資、經(jīng)濟(jì)、管理等各部門科室，設(shè)施、設(shè)備檔案，實(shí)物獎(jiǎng)牌、實(shí)物獎(jiǎng)杯、印章；聲像光盤等。項(xiàng)目施工期間檔案員收集不及時(shí)，項(xiàng)目完工后業(yè)主、監(jiān)理、檔案資料到了我們公司手上大多是復(fù)印件；機(jī)關(guān)各部門兼職檔案員身兼數(shù)職，每年3月職代會(huì)、黨代會(huì)以及新進(jìn)員工招聘會(huì)，各種會(huì)議往往拖延了6月底的歸檔時(shí)間，專職檔案員不得不上門收繳，催辦、督辦、審查，編目編冊(cè)。紙制文件掃描復(fù)印，電子文件存在不安全因素再打印紙制重復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力物力財(cái)力。

（二）存入庫(kù)房的檔案占據(jù)空間較大。檔案資料經(jīng)過(guò)幾十年的積累，已經(jīng)不勘重負(fù)。

（三）查找困難。借閱必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)，先填借閱申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)簽字后再去庫(kù)房?jī)?nèi)“文海撈件”。雖然有索引工具，但依然要耗費(fèi)大量的時(shí)間。如果借閱者將檔案借出，再來(lái)的借閱者就無(wú)法借閱同樣的文件。

（四）檔案安全性差。湖北省中鐵大橋局一公司檔案室珍藏著自1953年大橋局成立以來(lái)63年的檔案多為紙質(zhì)檔案，蟲咬、腐蝕現(xiàn)象比較嚴(yán)重，舊的庫(kù)房潮濕通風(fēng)差，檔案保管設(shè)施陳舊不堪。

（五）檔案庫(kù)房對(duì)人體的危害。檔案庫(kù)房的特點(diǎn)是密閉、避光、防潮。為防霉、防蟲蛀，室內(nèi)長(zhǎng)期使用防霉驅(qū)蟲劑，從而導(dǎo)致室內(nèi)空氣污濁、悶熱、異味明顯，不僅損害檔案資料,還會(huì)對(duì)檔案管理人員的身體健康造成不同程度的損害。

企業(yè)檔案管理新方法新思路

（一）歸檔文件材料的收集

2016年7月1日，湖北省中鐵大橋局一公司正式上線運(yùn)行了中國(guó)中鐵電子檔案管理系統(tǒng)，標(biāo)志著一公司檔案信息管理邁入了“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案信息管理將逐步向信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變。該系統(tǒng)涵蓋了檔案業(yè)務(wù)中的收集整理、日常管理和信息開(kāi)發(fā)利用工作，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作從實(shí)體手工管理向電子網(wǎng)絡(luò)化管理的轉(zhuǎn)變。此外，該系統(tǒng)還實(shí)現(xiàn)了與OA辦公平臺(tái)的無(wú)縫鏈接，在完成傳統(tǒng)紙制檔案歸檔的同時(shí)運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)處理文件并可直接將文件保存在檔案管理系統(tǒng)中，從而完成電子文件資料的收集歸檔工作。

科技檔案在工程項(xiàng)目成立后，及時(shí)聯(lián)系項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人，確定資料員并加入檔案QQ群，下發(fā)“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司《中鐵大橋局集團(tuán)有限公司項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理實(shí)施辦法》的通知”，對(duì)在建項(xiàng)目進(jìn)行檔案管理指導(dǎo)并提出要求，努力加強(qiáng)科技檔案管理工作。對(duì)新開(kāi)工項(xiàng)目下發(fā)《工程建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔告知書》，并對(duì)新開(kāi)工項(xiàng)目檔案的收集和整理提出指導(dǎo)意見(jiàn)。項(xiàng)目竣工后，指導(dǎo)完成竣工項(xiàng)目檔案歸檔。

（二）檔案的保管

更換庫(kù)房檔案柜、安裝移動(dòng)密集架，充分利用發(fā)展空間縮小占地面積。對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)的紙質(zhì)檔案，加強(qiáng)庫(kù)房“八防”設(shè)施配備，滅火器、抽濕機(jī)、空調(diào)、安裝遮陽(yáng)窗簾、定期更換防蟲藥、通風(fēng)除濕。從電子檔案的備份方面，我們采用了離線備份和在線備份相結(jié)合的原則。在線備份是利用紫光檔案管理系統(tǒng)上傳電子目錄及電子文件掛接等方法，檔案利用者可利用在線方法輕松找到所需文件，但由于在線備份存在一定的風(fēng)險(xiǎn)性，一部分絕密檔案不能在線掛接，因此必須采取離線備份。離線備份采用三種方式：一是PC備份（即電腦上備份）；二是移動(dòng)硬盤備份；三是檔案級(jí)光盤備份，光盤符合DA/T38-2008規(guī)范要求，保存壽命大于20年。

（三）檔案信息開(kāi)發(fā)利用

工作中筆者發(fā)現(xiàn)歸檔文件特別是絕密檔案進(jìn)入庫(kù)房重新借閱時(shí)，雖有目錄索引及檔案管理系統(tǒng)，到庫(kù)房查找文件還是存在查找難的現(xiàn)象。因此筆者將庫(kù)房中所有文件準(zhǔn)確記錄擺放位置，將其整理記錄在EXCEL表格，形成一個(gè)平面的電子立體庫(kù)，并以“超鏈接”的模式，鏈接每卷每件，使庫(kù)房中的每份文件活靈活現(xiàn)地展現(xiàn)在電腦上，展現(xiàn)在自己的工作視野中。當(dāng)借閱者需要某一份文件，只需在紫光檔案系統(tǒng)或卷內(nèi)目錄索引中查找出相關(guān)檔案號(hào)，在離線備份中打開(kāi)電子文件立體庫(kù)就能很快找到文件并將其打開(kāi)。

（作者單位：湖北省中鐵大橋局一公司）