提升工程設(shè)計檔案管理質(zhì)量的路徑

文/席驪英

提升工程設(shè)計檔案管理質(zhì)量的路徑

文/席驪英

文章以中國建筑西北設(shè)計研究院有限公司的工程設(shè)計檔案管理為對象，就制度建設(shè)、環(huán)節(jié)管理、提供利用幾個方面提出措施，探討了提升工程設(shè)計檔案管理質(zhì)量的路徑

一、重視制度建設(shè)，按章辦事

從檔案接收、保管方面看，工程檔案的特殊性要求其保管期限一般為永久或者長期，這就更需要保證檔案資料的長久保存、能夠讀取、有效利用。一方面，工程設(shè)計的圖紙、計算資料、工程審批許可等紙質(zhì)檔案的收集、整理、裝訂、利用等環(huán)節(jié)建立規(guī)范制度、章程。另一方面，面對大量的多種格式的電子文件，如DWG、PLT、PDF等，也需要約定字體樣式，文件格式，軟件、系統(tǒng)平臺的版本，確保文件有效可讀。

檔案借閱、利用方面看，重視檔案工作的嚴(yán)肅性和重要性，制定登記借閱制度、從內(nèi)容保密制度、責(zé)任追究條例等，制度建設(shè)是保證檔案管理工作的規(guī)范化的基礎(chǔ)要求。

二、加強(qiáng)流程介入，確保歸檔質(zhì)量

我院設(shè)有檔案處，主要負(fù)責(zé)統(tǒng)籌近40個設(shè)計生產(chǎn)所的檔案管理工作，接收各所檔案歸檔、移交，統(tǒng)一保存管理，并提供利用服務(wù)。各生產(chǎn)設(shè)計所另配備至少一名兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)日常文件收集和整理歸檔工作。由于組織架構(gòu)特性，各生產(chǎn)所檔案管理員有條件能夠介入到工程設(shè)計環(huán)節(jié)中，及時收集、整理工作活動文件、資料。

設(shè)計活動前期，文件、收集管理工作。生產(chǎn)所前期與委托方對接、洽談、簽約等形成的會議記錄、設(shè)計方案、合同等活動記錄和委托方提供的工程審批資料、許可文件都會在工程設(shè)計前期產(chǎn)生，所檔案管理員向項目負(fù)責(zé)人或當(dāng)事人獲取、收集。

設(shè)計活動中期，生產(chǎn)所檔案管理員就各工種設(shè)計協(xié)同的資料記錄、與委托方的溝通記錄、變更要求的文件進(jìn)行收集整理，并對設(shè)計圖紙預(yù)歸檔掃描收取電子文件，存儲于數(shù)據(jù)庫。

設(shè)計活動后期，生產(chǎn)所檔案管理員就項目相關(guān)的所有有價值的資料文件與工程底圖匯總整理，填寫清單歸檔。

檔案處在整個過程中控制管理圖紙電子文件預(yù)歸檔，管理圖文數(shù)據(jù)庫，并督促已完成的項目歸檔。檔案管理員緊跟業(yè)務(wù)流程，很大程度地減少了遺漏歸檔、不及時歸檔的狀況，歸檔質(zhì)量明顯上升。

三、重視溝通與協(xié)作

加強(qiáng)組織內(nèi)部、組織與組織之間的有效聯(lián)系、溝通，以獲得配合和支持。但凡新的項目投標(biāo)、簽約，檔案管理員的積極跟進(jìn)，與工程設(shè)計人員就資料收集、文件歸檔，需要設(shè)計人員的支持和理解，需要檔案管理員的有效溝通。特別是面對重大項目，多個生產(chǎn)所配合完成設(shè)計，工程相關(guān)資料都會更零散分布在工作人員手中，這就要求各所檔案管理員與施工圖設(shè)計師、工種負(fù)責(zé)人、院總工之間聯(lián)系更頻繁。同時，這樣的大型合作設(shè)計項目歸檔整理工作還需要參與所的檔案管理員協(xié)調(diào)分工，共同完成整理歸檔工作。

四、參加培訓(xùn)與再學(xué)習(xí)

檔案工作日益規(guī)范化、精細(xì)化、深入化，傳統(tǒng)簡單的保管利用已不能滿足企業(yè)發(fā)展需要，這就要求檔案工作者不斷增強(qiáng)業(yè)務(wù)技術(shù)學(xué)習(xí)，參加省局的檔案崗位培訓(xùn)和繼續(xù)教育外，加深與兄弟設(shè)計院、先進(jìn)公司的檔案業(yè)務(wù)工作的交流探討，加強(qiáng)個人的檔案管理知識的理論完善。

五、充分利用檔案資源，發(fā)揮價值

1、業(yè)務(wù)成果匯總。業(yè)務(wù)匯總的工作、工程設(shè)計圖紙、展示模型、學(xué)術(shù)研究文獻(xiàn)，這些又是設(shè)計人員相互學(xué)習(xí)、共同提高的重要內(nèi)部學(xué)習(xí)資料、借鑒素材。如《中國建筑西北設(shè)計研究院設(shè)計作品集1952-2012》、《中國建筑西北設(shè)計研究院論文集2002-2012》，這些匯編資料減少單位員工查找信息的時間耗損，對公司新進(jìn)員工業(yè)務(wù)上手，工作能力提升有著一定作用。比如期刊訂閱、檔案官方網(wǎng)站獲得前沿信息，訂閱公眾號，利用碎片時間提升自己知識儲備和內(nèi)在素質(zhì)。同時，積極獲取行業(yè)相關(guān)最新訊息，學(xué)習(xí)行業(yè)領(lǐng)域相關(guān)知識，擴(kuò)展知識面，為深層次的檔案利用服務(wù)做好基礎(chǔ)。

2、構(gòu)建客戶資料信息庫，利于精準(zhǔn)化服務(wù)。客戶的設(shè)計要求、風(fēng)格喜好等信息是市場的反映元素，構(gòu)建客戶資料信息庫，錄入客戶基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，運用數(shù)據(jù)分析方法或工具，實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘，為客戶提供精準(zhǔn)二次服務(wù)，了解市場設(shè)計流行走向，把握市場動向。

(作者單位：中國建筑西北設(shè)計研究院有限公司）