加強建筑施工企業檔案管理工作

文/劉元元

加強建筑施工企業檔案管理工作

文/劉元元

工程檔案是建設工程的有機組成部分，是工程質量的直接反映。各級管理人員，要本著“對歷史負責、替未來著想、為現實服務”的精神，不斷地更新檔案管理觀念，勇于探索新的檔案管理方法，切實做好檔案管理工作，為提升企業的系統化、科學化、制度化水平服務

一、充分認識做好檔案管理工作的重要意義

企業檔案是企業發展歷程的重要記錄，真實地記錄了企業經營、施工生產、項目管理、企業文化建設等方面的歷史內容。對于一個企業而言，能不能科學規范地管理檔案，反映出這個企業的整體管理水平。

（一）檔案管理是企業管理的一項基礎性工作。檔案是企業經營管理過程中形成的，記錄企業各類經營信息的載體。檔案工作是集服務性、科學性、管理性為一體的一項基礎性工作，它貫穿于企業各部門、各個層次。加強檔案管理工作是夯實企業基礎管理，規范管理行為，提升企業管理水平的重要手段。

（二）檔案是企業的無形資產和寶貴財富。檔案作為一種信息資源，是企業歷史的承載，也是企業管理經驗、科研成果的重要體現，是企業重要的無形資產。檔案管理信息，可以為管理者及時了解企業整體經營狀況，為經營決策提供支持性證據；檔案信息也是企業誠信經營成果的體現，為企業對外合作提供支持依據。

（三）加強檔案管理是企業風險管理的重要內容。檔案對我們的經營管理責任起著重要的證明作用。科學規范的檔案管理，不僅對于規范企業管理，傳承歷史文明具有重要作用，而且對防范經營風險、避免經濟糾紛、證明管理責任具有重要意義。

二、堅持依法治檔，提高企業檔案的管理水平

（一）增強服務意識，爭取領導重視領導對檔案工作的價值和認識程度，在很大程度上決定著檔案工作的發展。各級檔案工作者，要加強檔案法規的宣傳。近年來，我單位積極開展“國際檔案宣傳日”活動,以征文、簡報、張貼《檔案違法違紀處罰規定》等系列掛圖、檔案知識競答競賽等活動，廣泛宣傳檔案管理知識。

（二）堅持依法治檔，全力推進檔案管理的科學化

法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須依法治檔。要建立和健全檔案繼續教育制度。建立約束和激勵機制，促使檔案工作者主動參加繼續教育，更新知識。要加強檔案的執法檢查力度，督促指導各單位健全檔案管理制度，完善保管設施，確保檔案安全。要依法查處不按規定立卷歸檔，造成檔案損毀、丟失的；或違反條例規定，將企業所有的檔案據為己有，以及不按期移交檔案等違法行為，用法律手段推進檔案事業科學發展。

（三）堅持現代化，實現檔案管理的信息化

檔案整理工作比較繁瑣，重復勞動多，而且勞動強度大。隨著計算機技術的發展，利用計算機手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。筆者單位近幾年先后購買了數臺高品質計算機,并配備了新型掃描儀和打印機，初步建立了檔案管理辦公自動化。通過網絡信息平臺，初步實現了檔案整理、檢索、利用的高效化。

（四）堅持規范，實現檔案收集的準確性、系統性

工程檔案必須具備準確性、系統性、和規范性。一套完整的工程檔案不僅要有施工資料，還要有試驗資料和質量證明材料，確保資料的完整性。另外，平時的施工日志、測量放樣資料，雖然不需要作為竣工資料的一部分，但在檔案收集中也要從系統性的角度著想，做好統一收集歸檔。

（五）堅持服務企業發展的原則，及時準確提供檔案開發利用

檔案利用是檔案自身價值得以實現的直接手段。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享。檔案人員在做好收集、整理、鑒定、保管等工作外，更要將檔案的編目、檢索、編研等工作作為重點，建立健全檢索體系，滿足檔案利用工作的需要。加強檔案保管工作，重要、珍貴的檔案要備有微縮或復制件，以代替檔案原件提供利用，既方便利用者查尋，又保護檔案原件。

（作者單位：中鐵一局集團建筑安裝工程有限公司）