論檔案信息化管理建設工作

文/王秀慧

論檔案信息化管理建設工作

文/王秀慧

檔案信息化建設必須經歷吸收、引進、消化、滲透、移植等手段，充實與強化檔案學科自身的內涵，合理運用科技學、創造學等學科成果，解決檔案學理論的熱點、難點與焦點等新課題、新問題。引進、利用先進的科學理論與管理手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定與利用、辦公室自動化條件下文書、檔案一體化，計算機管理聯網信息化等問題，同時還要解決電子文件條件下的檔案定義、卷宗理論、原始憑證、法律憑證諸性質等基本理論與操控問題

檔案管理部門目前正面臨著市場經濟、信息社會，特別是高新科技和知識應用的挑戰。我國建立在過去計劃經濟基礎上的管理方式和長期經驗式管理模式，目前在全國大多數地區還能看到，依然是手工操作，信息化科技應用不高，管理體制與模式，理論與實踐等方面一系列工作中存在許多不相適應之處。實現檔案信息化的管理有利于逐步建立起點對點服務、網上咨詢、計算機聯網查詢等新型利用服務體系,實現高效率、多途徑、寬渠道、全方位的主動地服務模式。通過對檔案信息資源的索引、分類、提取、研判、加工、并網聯接與共享,滿足對檔案使用者快捷、精確、高效、實用地需求。

一、檔案信息化的現狀

在醫療機構中檔案類別較多，很多醫療檔案會成為以后的教學學案、醫學交流/研究的學案…截止目前，醫院的檔案管理部門在檔案管理與信息化建設中還存在以下問題：

1、檔案信息化軟件缺乏統一的標準體系，沒有通用性。各地醫療檔案管理機構使用的電腦管理軟件不一，五花八門屬各地各行業自行開發或認購，軟件相互不通用；目前，我省還沒有建立一個大型數據交換平臺，也無法達到直接查詢目錄、讀取檔案的操控系統，所以就不能利用電腦充分完成信息化管理工作；檔案信息化建設內容缺乏系統性、配套性，導致工作流于形式，信息資源分散孤立，采集數據的內容、質量標準各異，良莠不齊，檔案信息化建設規范性、開發性、服務性、共享性比較差，造成了極大的人力、物力的浪費。更重要的是不能快捷地收發信息、編輯成果，這制約了檔案信息化發展的進程。

2、標準化、規范化工作有待提高。檔案信息化管理基本工作的規范化、準確化是基本條件。出于種種原因，大多館藏檔案業務基礎差，案卷質量不高，特別是各類檔案的著錄細則相容性不強，系統軟件移植性差;檔案自動化工作尚無統一標準，僅著眼于某一個館或某個專業系統，無法全面實施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息化工作良性發展。

3、因為電子檔案在管理的過程中比較復雜，而且還要有一定的專業知識來支撐，在長時間管理工作中才能有好的效果呈現，這就讓很多檔案管理人員對于電子檔案的管理失去了信心，當然也就不主動承擔電子檔案的管理工作了，從而對電子檔案沒有樹立起較強的工作意識。檔案的技術標準、組織工作程序、標準未從計算機信息處理技術特點和發展考慮，造成越來越多的歸檔“文件資料”都是保存于電子硬盤或光盤里，現行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規定已不能完全適應檔案信息資源共享的要求。

4、檔案信息管理人員的知識結構“老化”素質有待提高，領導重視程度不夠。實現檔案信息化建設，首先要有現代化的管理人員，而且具有較高的知識層次和電腦先進操控技術水平，不能僅滿足一般的電腦操作。從目前了解的情況，許多醫療機構的檔案管理部門缺乏現代高科技復合人才，一些有豐富紙質檔案管理經驗的人員在管理理論基礎、館藏原則、管理方法和技術上已熟門熟路，但對電腦、應用軟件、信息存儲、電子檢索、發布信息等技術“一竅不通”，而年輕、掌握電腦知識的檔案管理人員卻僅僅懂得信息化建設所需的技術，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。各別單位領導對檔案管理工作還不夠重視，存在對檔案工作人、財、物的投入不夠。盡管一些醫院引進了現代化設備，仍不能充分發揮作用，導致檔案信息化管理的應用成果不明顯。

二、檔案信息化建設的發展趨勢和優勢

1、無紙化辦公的出現，使檔案的生成方式發生很大變化，諸如文件的起草、簽發、督辦、歸檔等運作過程在電腦和通訊線路中進行，這樣檔案的前身必須用電腦讀取文件為主要形態，那么檔案也自然以電腦讀取形式存在，這些檔案的利用方式與紙質載體檔案的利用方式有很大差異。在檔案形式與載體上，不再單單采用傳統的紙質載體，而是進一步多樣化發展，以計算機等現代化信息技術處理載體為核心，不斷發展，不斷完善。這種變化預示著檔案工作者將面對更多的機讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關心的是信息的內容，這些信息可能來自不同的機讀檔案中，把這些檔案信息綜合系統地提供出來是檔案工作者義不容辭的責任。不失時機地提供有價值的檔案信息，必須有一個“去偽存真”的“甄別”過程，使得機讀形式的檔案信息具有系統性、真實性、價值性，才能為用戶提供快捷、準確、完善的服務。

2、網絡化檔案管理可以實現信息服務網絡化。在傳統的檔案管理模式下，各類的信息資源是相對獨立的，缺少一定的關聯性，但信息化的檔案，是在自動化的管理技術上完成檔案管理與文書、圖書、報刊、圖片等信息資源的結合，以一體化的管理手段，把醫院內部的所有信息資源連成一片，形成一個完整、科學的內部信息資源系統，實現信息資源的共享，以便于使用者更有效地進行信息的存取與利用，提高醫院內部檔案信息的利用效率。

3、檔案信息化建設的優勢。再次編輯、整理檔案資料時，可充分利用和發揮電腦的潛能，提高利用率和工作效率，縮短二次編輯、整理檔案資料的加工時間。突破“慢工出細活”的手工工作方式，即從文件資料形成到開發、編輯、整理檔案資料的時長，造成信息再次失效或嚴重影響了檔案信息的應用價值。檔案信息化建設，可一次投入，多次產出，電子版可多次拷貝，快速傳遞，能拓寬服務范圍，增強社會影響力，節約經費，而手工編輯信息無法改變這些現象。

4、檔案信息化建設，可使檔案信息順利地與最新技術接軌。我國雖然在尚在起步階段，但檔案事業要注意這方面發展動向，超前拿出對策，使檔案工作適應這一客觀形勢的變化和要求，使現在的科技信息、勞務信息、教育信息電子化，為以后檔案信息化建設與國際接軌打下基礎。

三、檔案信息化管理建設有效措施

檔案信息化管理建設工作是一項復雜的系統工程，包括了基礎設施建設，內部與外部的組織機構建設，軟件系統及體系建設，系統技術支持、安全保障…等建設項目，是一項綜合性、系統性、創新性工程。醫院檔案信息化建設工作牽涉到醫院的方方面面工作，是一個動態的、漸進的、長期的過程，它的整體性和協調性是非常重要的，沒有醫院高層領導的重視、參與、協調和督查就不可能無遺漏地安排和落實。因此，醫院檔案工作信息化建設必須堅持統籌規劃，統一建設，破舊立新，逐步形成基于信息系統的檔案工作體系，才能推進醫院檔案信息化建設工作健康、穩步、快速發展。

1、檔案人員要樹立正確的工作意識。檔案信息化管理是一個全面、長時間而且特別細致的工作，它要求檔案管理人員從主觀認識、思想重視、持有正確對待的態度參加到其中。它的管理意識、管理形態、管理設施和檔案管理人員的水平等等都對檔案信息化管理有著十分重要的作用。

2、提升檔案管理人員業務水平和自身學習。檔案信息化管理工作的發展和變化對檔案管理工作者提出了新的要求，新時期的檔案管理人員要樹立檔案管理信息化意識，熟練掌握計算機技術和網絡信息技術。建設高素質的專業人才隊伍，既要組織檔案管理人員掌握基本知識，又要熟練掌握計算機操作技術，靈活運用檔案管理系統軟件，提高業務能力和自身綜合素質，把自己從一般的管理者變為檔案信息專家，由傳統的"檔案保管者"變為"檔案信息管理者"。

3、完善內部管理制度，做好目標工作責任制，責任到人。這就要求檔案管理人員將本單位形成的電子文件的收集、保管等工作納入自己崗位職責范圍，并落實到人。更要保證本單位產生的電子文件真實、完整、安全地保存，并適時通過醫院計算機信息化上的檔案管理系統上傳到檔案室的服務器，建立成檔案信息資料。

4、完善設備和檔案隊伍的建設。健全檔案管理制度，進一步提高規范化管理水平。從自身實際出發制定一套完整的檔案管理制度；引進先進的檔案管理軟件及相關的設備，借助先進的檔案管理技術，實行電子文件與電子檔案一體化管理，逐步建立和完善檔案管理機制；必須要有專業的團隊來管理，這個團隊的建設必須要引進相關領域的科技人才和管理人才，對現有檔案工作人員進行針對性的培訓重組，不斷提高管理人員的自身素養，恪守檔案工作紀律，認真貫徹執行《檔案法》，促進檔案信息化管理工作的發展。

（作者單位：陜西中醫藥大學第二附屬醫院）