新形勢下加強文書檔案的管理與利用

文/齊曉娟

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新形勢下加強文書檔案的管理與利用

文/齊曉娟

本文分析了新形勢下文書檔案管理與利用的現狀及存在的問題，提出了加強文書檔案管理與利用的對策和措施

文書檔案是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務中直接形成的具有保存價值的信息記錄。當今社會，信息技術日新月異，徹底改變了許多領域的傳統生產方式和工作模式，檔案工作也由此迎來了存儲數字化、管理自動化，利用網絡化的時代。與傳統的檔案管理方式相比，新形勢下的文書檔案管理與利用工作面臨著前所未有的挑戰。分析這并解決實際工作中的問題，是當前亟需思考和解決的課題，也是檔案管理人員的責任和使命。

一、新形勢下文書檔案管理和利用的特點與變化

隨著電子計算機技術和網絡技術的發展，各企事業單位的文書起草、制定、發布、傳閱，已經由傳統紙質文稿制作轉向電子文稿制作和辦公自動化管理系統的廣泛應用。

電子文書檔案，便于檢索，使用方便、快捷，實現管理的精細化。可存儲在光盤、硬盤等電子設備上，節約了存儲空間，減輕了人、財、物力。有利于實現檔案信息資源共享。瞬間完成大容量的信息傳輸，提高了工作效率。

二、新形勢下文書檔案管理和利用的問題與挑戰

（一）檔案的原始性難于保證

電子文檔易修改，且改后不留痕跡。另外，無法從字跡上分辨電子文檔的原始性，這些都增加了對電子文檔原始性判斷的難度。

（二）檔案安全性問題日益突出在網絡時代，黑客可以通過特殊的程序攔截重要的檔案數據信息，或者可以通過病毒入侵使得電腦癱瘓，或人為的通過使用相關的移動介質傳輸，而導致檔案信息的丟失。

（三）新技術的應用要求檔案管理人員具有較高的業務素質

目前，許多檔案部門缺乏檔案信息處理復合型人才，大部分檔案人員信息技術水平偏低。

三、新形勢下文書檔案管理和利用的對策與思考

要穩步推進文書檔案管理與利用的電子化應用，就現階段而言，需要強化三個方面的對策措施：

（一）完善新形勢下文書檔案管理和利用的制度、標準和規范，確保檔案信息的真實與安全

建立起科學化、規范化、標準化的檔案信息化管理制度，是確保檔案信息化管理真實安全有效地根本途徑。要嚴格按照國家已有的涉及文件管理和電子文件管理的相關辦法、規定、標準等，完善本單位電子文件管理和利用的相關制度，切實在制度上保障檔案管理信息化的有序推進。落實必要的電子文稿移交歸檔程序，確保所有的各類電子文稿得到有序移送歸檔。在實際工作中檔案部門應該對電子文件的大小和保存格式等做出具體的要求，在接收的時候應確保電子文件驗收合格后再辦理移交手續。

（二）堅持走文書與檔案管理“一體化”道路，提高文書檔案管理與利用效率“文檔一體化”，就是把文書工作和檔案工作整合成一個系統，進行統一管理。在現有辦公條件下，檔案管理對象應由單一的文件管理收集向多元化發展，在做好紙質文件與電子文件共管的同時，把工作重心由文件管理轉移到信息的存儲和開發上。在文件形成的起始階段將檔案管理的要求體現在系統設計、文件生成、運轉、歸檔、安全保存等各個環節，并規劃實行多個信息系統與檔案管理系統有效銜接，才能大大提高檔案的利用價值，真正實現檔案信息資源共享。

（三）加大對檔案管理人員的信息化培訓，提高檔案人員的綜合素質

一是從硬件建設和投入上下功夫，不斷改善硬環境，提高檔案人員業務技能。二是采取“自學為主，培訓為輔”模式，逐步形成終身教育機制，保障檔案人員素質隨時代發展而不斷提高。三要建立學習激勵機制，把檔案業務學習成績作為業績考核的一部分，同時將檔案信息化知識納入相關崗位培訓中，使檔案管理人員及時掌握相關計算機技術、網絡通信技術、信息化軟件應用、安全保障等技能。四是加大檔案部門間、區域間系統合作的力度。通過交流，學習兄弟單位利用檔案資源進行知識轉化、知識創新的經驗，運用網絡、現代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源，加強檔案工作者之間交流與學習的機會，通過實踐切實提高信息化素質和能力。

（作者單位：西安核儀器廠）